DMS für Treuhänder: 6 Tipps für die Wahl der richtigen Software

Wenn wir uns einen Überblick über die Digitalisierung und die daraus resultierenden Möglichkeiten verschaffen, wird schnell deutlich, dass Treuhänder stark von der Digitalisierung profitieren können. Bekannt sind häufig der automatische Bankabgleich oder die automatische Verarbeitung von Rechnungen. Auch das Erstellen von Jahresrechnungen mit wenigen Knopfdrücken ist den meisten Treuhändern geläufig.

Dabei gehen oft die Vorteile von Dokumenten Management Systemen (DMS) verloren, obwohl diese mittlerweile für die Treuhandbranche so viel mehr bieten als das reine Management von Dokumenten. In der heutigen Zeit bilden DMS alle Abläufe, die rund um ein Dokument entstehen, ganzheitlich ab. Damit Sie bei der Wahl Ihres DMS die richtige Entscheidung treffen, geben wir Ihnen im folgenden Blogbeitrag fünf hilfreiche Tipps für die Auswahl.

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Herausforderungen und daraus resultierenden Ziele eines Treuhänders sind bei der Wahl eines DMS ausschlaggebend. Gerade der klassische Treuhänder erhält Belege und Dokumente von Kunden, Banken und Ämtern oft noch in Papierform.  
  • Das führt dazu, dass Dokumente mühsam verarbeitet und dem entsprechenden Sachbearbeiter oder Mandatsleiter zugeordnet werden. Auch wenn immer mehr Dokumente per E-Mail eingehen, resultiert aus Zeitgründen oder unterschiedlichen Ansprüchen von Personen oftmals eine sehr heterogene WindowsOrdnerstruktur. Das manuelle Ablegen und vor allem das Wiederfinden von Informationen ist dann mit längeren Suchzeiten verbunden. 
  • Der Mix zwischen digitalen und analogen Informationen sowie unterschiedliche Arbeitsweisen von Mitarbeitenden schränken die unternehmensweite Transparenz ein. Sie verursachen eine uneinheitliche Datenstruktur, was dann zu Intransparenz und längeren Bearbeitungsvorgängen führen kann. ​Ausserdem werden so wertvolle Ressourcen gebunden, die für wertstiftende Aufgaben verwendet werden könnten. 
  • Somit sollten durch den Einsatz eines DMS nicht nur die administrative Arbeit, sondern auch ganze Arbeitsabläufe optimiert werden können. Ziel ist es gebundene Ressourcen freizusetzten, mehr Transparenz und Flexibilität zu schaffen sowie die Zusammenarbeit mit Klienten zu vereinfachen.  
  •  

Überblick über die Möglichkeiten eines DMS

Suchen Sie nach dem richtigen DMS können Sie sich, wie im oberen Teil erwähnt, an den Herausforderungen und den daraus resultierenden Zielen orientieren. Das erleichtert Ihnen die Beantwortung, welche Funktionen in Ihrem DMS enthalten sein sollten. Denn neben dem digitalen Archiv werden Ihnen normalerweise noch weitere Funktionen angeboten, die Ihnen die Handhabung von digitalen Dokumenten vereinfachen sollen. Im Vergleich zu früheren DMS-Lösungen hat sich die Funktionalität stark weiterentwickelt. 

Die Grafik bildet das Dokumentenmanagement-System ab.
Moderne DMS können mehr als nur reines Dokumenten-Management. (Bildquelle: Erstellt mit Canva.com)

Folgende Funktionen bringen heutige DMS-Lösungen mit

Welche Funktionen bringen heutige Dokumenten-Management-Systeme mit sich und was genau können Sie sich darunter vorstellen? In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen geben. Dies ermöglicht es Ihnen eine Auswahl entsprechend Ihrer individuellen Herausforderungen zu treffen. 

  • Digitales Archiv
  • Zugriff & Verfügbarkeit
  • Zusammenarbeit und Workflows
  • Revisionen
  • Automatisieren von Prozessen

Digitales Archiv

Das digitale Archiv bildet eine Hauptfunktion von DMS-Lösungen und hilft Ihnen bei der Verwaltung von digitalen Dokumenten sowie eingescannten Dokumenten. Durch eine metadatenbasierte Architektur werden Ihre Daten optimal verwaltet und Datensilos werden aufgebrochen. Informationen können durch die Verschlagwortung schnell und einfach zugeordnet werden.  

Das ermöglicht Ihnen Dokumente über die Volltext-Suche nach dem Google-Prinzip zu finden. Mit einem DMS lösen Sie chaotische Ordnerstrukturen auf. Die metadatenbasierte dynamische Ansicht, gibt Ihnen die Möglichkeit, Dokumente an unterschiedlichen Standorten anzuzeigen, ohne verwirrende Duplikate zu erstellen. Zudem ist es möglich das Archiv flexibel an Ihre Bedürfnisse anzupassen und auch externe Quellen anzubinden. Zukünftig könnte das digitale Archiv also Ihr Papierarchiv ersetzten. 

Zugriffsberechtigung

Die Funktion Zugriffsberechtigung ermöglicht es Ihnen auch von ausserhalb des Büros auf wichtige Dokumente und Unterlagen zugreifen zu können. So werden beispielsweise Unterlagen und Rechnungen eines Klienten auf Terminen abrufbar. Damit ein sicherer Zugriff von aussen gewährleistet wird, werden alle Daten über eine verschlüsselte Verbindung abgerufen. 

Nutzen Sie die 2-Faktoren Authentifizierung.

Zusätzlich können Sie Zugriffsberechtigungen nach Benutzer, Rolle, Gruppe und Metadateneigenschaft steuern. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit einer 2-Faktoren Authentifizierung.   

Workflows

Unter dieser Funktion versteht man vor allem Freigabeprozesse. Diese werden insbesondere in der Zusammenarbeit zwischen Administration, Sachbearbeiter und Mandatsleiter stark vereinfacht. Zusätzlich können Sie über die Anbindung zu einem Kundenportal den Austausch mit Mandanten vereinfachen und Ihre Mandanten so direkt in Ihre Prozesse involvieren. 

Revisionen

Ein wesentlicher Bestandteil einer DMS-Lösung ist, dass Revisionen erstellt werden können. Die Software stellt sicher, dass Originaldokumente unverändert bleiben oder Änderungen nachvollzogen werden können. Zusätzlich ermöglicht Ihnen diese Funktion, dass einfache Vergleichen von Revisionen. 

Prozesse Automatisieren

Neben den schon genannten Funktionen können Sie mit der Automatisierung von Prozessen die Wertschöpfung von einzelnen Projekten steigern und Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Hierzu zählt neben der Dokumentenverwaltung, der Dokumentenaustausch mit Kunden sowie die Digitalisierung und Automatisierung des Posteingangs. Gerade der automatisierte Dokumentenaustausch mit Mandanten erleichtert den Alltag eines Treuhänders stark.  

Das bedeutet, dass Dokumente automatisiert eingefordert werden können. Der Kunde kann diese über ein einfaches Webportal hochladen und die Dokumente werden direkt im internen DMS des Treuhänders abgelegt. Die Dokumente werden dort automatisch dem korrekten Klienten und Sachbearbeiter zur Verarbeitung zugewiesen. Auch Dokumente die der Treuhänder dem Klienten zustellen möchte, können im DMS gespeichert werden und automatisch zur Verfügung gestellt werden. 

Auf was kommt es bei der Wahl einer DMS Software an?

Fragen Sie sich wo heute Ihre grössten Herausforderungen in Bezug auf Ihre Effizienz, Produktivität, Transparenz sowie auf Ihr Qualitätsmanagement liegen? Welche Ziele möchten Sie durch die Digitalisierung erreichen? Welche Programme sollen angebunden werden? Sind diese Fragen beantwortet, können Sie sich eine Art Anforderungskatalog zusammenstellen. Dieser umfasst die Funktionen, welche die Software im Unternehmen zukünftig übernehmen soll.

 

DMS-Software mit unterschiedlichen Funktionen.
Verschaffen Sie sich einen Überblick, um die richtige Software zu wählen. (Bildquelle: Software Funktionen/ erstellt mit canva.com)

Natürlich spielen neben diesen Punkten auch noch weitere Kriterien eine wichtige Rolle. Denn neben den Zielen, die durch die Software erreicht werden sollen, müssen auch grundlegende Fragen wie die Rechtskonformität oder die Beschaffenheit der Benutzeroberfläche beachtet werden. Aus diesem Grund haben wir für Sie die fünf wichtigsten Punkte in diesem Abschnitt zusammengefasst. 

Benutzerfreundlichkeit

Wie gestalten sich die Benutzerfreundlichkeit in den Bereichen, die für Sie wichtig sind? Gerade hier ist die Flexibilität des Lösungsanbieter sowie des Softwarehersteller wichtig, um diese an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Massgeschneiderte Lösungen erzielen in diesem Zusammenhang oft den gewünschten Erfolg. Aus diesem Grund sollten Sie einen Berater wählen, der sich mit Ihren individuellen Anforderungen und Bedürfnissen auseinandersetzt. Resultierend daraus kann er Ihnen die bestmögliche Beratung bieten. 

Infrastruktur

Damit eine einfache Integration in Ihr Unternehmen gelingt sind Schnittstellen bzw. die bestehende Infrastruktur wichtig. Denn das DMS wird in Ihrem Betrieb nicht das einzige System sein. Oftmals verfügen Unternehmen über mehrere Anwendungen, die zum Erstellen und Verarbeiten von Dokumenten dienen. Stellen Sie sich in diesem Zusammenhang die Frage, ob das System über die Public Cloud laufen soll oder ob Sie es selber in Ihrer privaten Cloud oder auf einem lokalen Server hosten möchten? 

Public Cloud, private Cloud oder lokaler Server?

Läuft das System über die Public Cloud des Anbieters übernimmt dieser den kompletten Betrieb, die Wartung, Updates, die Sicherheit und vieles mehr. Möchten Sie das System selber hosten, läuft es auf der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens, also entweder in Ihrer privaten Cloud oder on-premise. 

Gesetzeskonform

Achten Sie daraufdass die gewählte Software konform gegenüber des GeBüV und der MwSt ist. Um die Digitalisierung in einem seriösen Rahmen umzusetzen, ist es wichtig, dass unnötige Risiken ausgeschlossen werden. Papierbelege können dann ohne Bedenken einfach vernichtet werden.  

Vertrauen

Zwar tragen Logik und Verstand einen essenziellen Teil zur Entscheidung für eine Investition bei, jedoch werden wir letztlich oft von unserem Gespür geleitet. Aus diesem Grund spielt auch das Vertrauen, welches Sie einem Softwarehersteller oder Lösungsanbieter entgegenbringen, eine Rolle bei der Entscheidungsfindung. Durch ein DMS wird in alle grundlegenden Prozesse eines Unternehmens eingegriffen und vertrauliche Daten von Kunden und der Firma verarbeitet. Weshalb es wichtig ist, von wem  Daten verarbeitet sowie gespeichert werden bzw. wo. 

Zwei Geschäftspartner haben eine Besprechung.
Wählen Sie einen Lösungspartner, der auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingeht.(Bildquelle: Business Partner/ erstellt mit canva.com)

Software Hersteller

Wählen Sie einen innovativen Softwarehersteller mit einer klaren Vision. Im Vordergrund sollten die kontinuierliche Weiterentwicklung und regelmässige Updates stehen. So können Sie sicherstellen, dass Sie auch zukünftig auf dem neusten Stand der Digitalisierung bleiben und bestmöglich unterstützt werden. 

Expertise

Wenn wir von Expertise sprechen, bezieht sich dies auf die Wahl Ihres Lösungsanbieters. Im Vordergrund Ihres gewählten Partners, sollte Ihr Geschäft und die damit einhergehenden Bedürfnisse stehen. Die ist gerade bei der Einführung einer DMS-Lösung wichtig, da dies ein wichtiges und umfangreiches Organisationsprojekt ist. In Bezug auf die Prozesse eines Treuhänders muss zusätzlich zu denen anderer Branchen unterschieden werden. Aus diesem Grund sollten Sie einen Partner wählen, der versteht wie Ihr Geschäft funktioniert.  

Fazit

Wie Sie sehen, gibt es viele Entscheidungsfaktoren bei der Wahl eines DMS. Die Auswahl einer Software benötigt im Vergleich zu alltäglichen Entscheidungen verschiedene Inputs. Damit Sie alle Vorteile der Digitalisierung ausnutzen können, ist es vorteilhaft, sich professionell beraten zu lassen. Zusätzlich sollten Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter nicht ausser Acht lassen. 

Unter Berücksichtigung dieser Aspekte finden Sie eine Lösung, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Die Einführung einer DMS-Lösung sollte gut überlegt sein. Gerne beraten wir Sie auf dem Weg in eine digitale Zukunft.  

Für einen tieferen Einblick in die Digitalisierung von Treuhandbüros empfehlen wir Ihnen unser Webinar. Im Webinar stellen wir Ihnen neben Lösungsansätzen das DMS-System von M-Files in einer kurzen Demo vor. So bekommen Sie einen Überblick, was ein solches System leisten kann.

(Titelbildquelle: absolutvision/ unsplash)

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