7 Gründe – warum DMS-Lösungen Zeit sparen

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder auch Informations-Management-Systeme (IMS) sparen Zeit. Doch oft wird die Wirkung dieser Systeme unterschätzt. Dabei bieten diese Lösungen so viel mehr als nur ein reines Dokumenten-Management. Ob für die Arbeit von unterwegs, Freigabeprozesse digitalisieren, das Vertragsmanagement oder die revisionssichere digitale Archivierung.

Heutige DMS-Lösungen vereinen nicht nur diese Arbeitsschritte, sondern verhindern durch die Verknüpfung mit anderen Programmen auch Medienbrüche. Aus diesem Grund ist nach heutigen Funktionalitäten die bessere Bezeichnung  IMS. Durch ein gutes IMS erleichtern Sie sich die tägliche Arbeit massgeblich. So setzen Sie Ressourcen frei, die für wertstiftende Aufgaben genutzt werden können. 

Doch warum genau sparen Sie Zeit mit einer solchen Lösung? Diese Frage möchten wir Ihnen in dem folgenden Blogbeitrag beantworten. In einer kurzen Auflistung erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Vorteile.  

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze

  • Heutige Unternehmen stehen vor einem weit verbreiteten Problem: Der steigenden Menge an Informationen in Silos. Diese können durch die Nutzung von IMS-Lösungen aufgebrochen werden. 
  • Der Zeitaufwand für die Suche nach Unterlagen und Dokumenten in einem hauptsächlich papierbasierten Büro ist enorm. Die manuelle Ablage von Dokumenten und Informationen bindet wertvolle Ressourcen. 
  • Eine IMS-Lösung erleichtert Ihren Arbeitsalltag hinsichtlich der Ablage, Suche, Archivierung von Unterlagen sowie im Hinblick auf die Bearbeitung von Kundenanfragen.  

Metadatenbasierte Volltextsuche durch DMS

Kommen Sie auf der Arbeit mit Ihren Netzlaufwerken und Ordnern zurecht? Sie fragen sich warum Sie die Inhalte mit Metadaten ordnen sollten? Ihre Mitarbeiter verbringen täglich im Durchschnitt 18 Minuten mit der Suche nach Informationen und Dokumenten. 

Selbst wenn wir annehmen, dass bei Ihnen jeder Mitarbeiter nur 10 Minuten täglich mit der Suche beschäftigt ist, sind das aufsummiert auf 20 Angestellte bereits rund vier Stunden Arbeitszeit pro Tag – die Sie verlieren. Bei jährlich 260 Arbeitstagen sind das im Jahr 1040 Stunden Arbeitszeit die verloren geht. Rechnen wir mit CHF 40 Lohn pro Stunde, ergeben sich daraus Kosten von CHF 41600.00. Mit einer intelligenten DMS bzw. IMS-Lösung wird Ihre Suchzeit gleich durch zwei Instrumente, die Volltextsuche und die Metadaten, reduziert.  

Internes Dokumenten-Management.
Aufgrund der Vielzahl an Dokumenten und Informationen mit denen wir täglich Arbeiten, verbringen wir viel Zeit mit der Suche nach diesen Dokumenten.(Bildquelle: erstellt mit canva.com)

Mit der Volltextsuche werden alle Dokumente und Informationen, die Sie im IMS ablegen, automatisch volltextindiziert. Somit können Sie nach textlichen Inhalten suchen und müssen nicht mehr den Dateinamen oder Ablageort wissen. Es ist ausreichend, wenn Sie Teile oder ein Wort des Inhalts eines Dokumentkennen. 

Im Vergleich zu herkömmlichen Ordnern bieten Ihnen Metadaten mehrere Vorteile. Alle gespeicherten Inhalte liegen kontextbezogen vor. Somit sehen Sie das grosse Ganze und erhalten eine dynamische Suchfunktion durch die Metadaten. Zusätzlich können Sie die Suche mit Metadaten auf spezifische Eigenschaften eingrenzen. Beispielsweise können Sie nach Kunden, Lieferanten, Kontaktpersonen, Projekten, der Kostenstellen oder dem Zeitraum suchen.  

Auch eine Eingrenzung nach freigegebenen Rechnungen aus einem bestimmten Projekt ist möglich oder auf Verträge, die in den nächsten zwei Monaten ablaufen. Somit erweitern Sie durch wertvolle Zusatzinformationen die Möglichkeiten einer Suchanfrage. Sie können Metadaten auf unterschiedliche Weise mit Dokumenten verknüpfen. Das bedeutet, entweder Sie geben sie manuell ein oder sie werden automatisch aus dem Inhalt eines Dokuments oder der Ordnerstruktur erfasst. 

Schnelle und sichere Ablage

Trotz einer schnellen Auffindbarkeit der Dokumente, ist für Sie eine strukturierte Ablage wichtig. Denn Daten bzw. Dokumenten, die Metadaten aus einer bestehenden Ordnerstruktur übernehmen, sollen auch im richtigen Verzeichnis abgelegt werden. In der Software Docuware kann dies im Idealfall folgenderweise umgesetzt werden. 

Gehen wir davon aus, dass Ihre Kundenakte zur Ablage von Rechnung wie folgt strukturiert ist: Kunden/ Mustermann/ Rechnungen/ 2021/ Oktober. Legen Sie eine Rechnung in dem Ordner ab, werden die Metadaten automatisch aus den Namen der Verzeichnisse gebildet. Suchen Sie nun nach Mustermann, Oktober und Rechnungen, zeigt die Trefferliste die Rechnung an. Was wiederrum durch die unter Punkt 1 erklärte dynamische Suchfunktion ermöglicht wird. Somit erhalten Sie mehr Transparenz und einen schnelleren Überblick zu relevanten Dokumenten.  

Das System erlaubt es Ihnen, Ihre Ordnerstruktur nach Ihrem Belieben zusammenzustellen. Das bedeutet, Sie müssen sich nicht mehr durch einen ganzen Verzeichnisbaum klicken, um eine neue Rechnung am richtigen Ort abzulegen. Ein gutes DMS bzw. IMS erspart Ihnen diesen Aufwand. Das bedeutet, Sie finden über die Suchfunktion die richtigen Ordner direkt.  

Workflows

Auch wenn die Digitalisierung immer weiter voranschreitet, treffen viele Dokumente auch heute noch in Papierform im Unternehmen ein. Oftmals werden diese Unterlagen dann analog von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz weitergegeben. Nicht nur das Dokumente durch diesen Prozess in Stapeln von Papier untergehen können, er kostet auch noch Zeit. Zusätzlich fehlt diesem Vorgang die Transparenz, beispielsweise wer das Dokument bearbeitet oder in Bezug auf den Bearbeitungsstand.  

Behalten Sie den Überblick über Arbeitsabläufe.

Die elektronische Weiterleitung hingegen hat verschiedene Vorteile. Workflows können durch Sie vordefiniert werden. Somit wird das bereits beim Eingang gescannte Dokument direkt in den richtigen Workflow gegeben. Das Weitergeben von Schreibtisch zu Schreibtisch erfolgt so in Sekundenschnelle und auf dem Weg geht nichts verloren. Ausserdem behalten Sie zu jedem Zeitpunkt die Übersicht, wo sich ein Dokument gerade befindet. Zusätzlich bewahren Sie die volle Kostenkontrolle, da noch nicht freigegebene Rechnungen und somit offenes Volumen sofort sichtbar werden.  

Auch im Krankheitsfall oder bei Urlaubsvertretungen erhalten Sie entscheidende Vorteile. Denn die Arbeitsläufe sind komplett transparent und somit leicht nachvollziehbar. Auch werden noch nicht abgeschlossene Workflows ersichtlich. Dokumente, die bis zu einer bestimmten Frist nicht bearbeitet wurden, werden per Benachrichtigung automatisch an einen Kollegen weitergeben. So bleiben keine Aufgaben liegen und Fristen werden nicht verpasst. 

Zugriff und Übersicht mit DMS-Lösung

Durch die elektronische Verfügbarkeit können Sie ortsunabhängig mit Informationen oder Dokumenten arbeiten. Somit haben Sie die Möglichkeit von unterwegs Dokumente bequem mit dem Smartphone oder Notebook zu bearbeiten. Auch die schnelle Übersicht über wichtige Informationen vor Terminen oder wichtigen Entscheidungen birgt einen grossen Vorteil. 

Denn umso mehr Informationen Ihnen zur Verfügung stehen, desto besser. Mit einem DMS erhalten Sie somit eine vollumfängliche Übersicht über alle Dokumente und Daten zu einem Kunden oder zu Projekten. Sehen Sie vor Kundenterminen, welche Fristen Sie einhalten müssen oder welche Verträge auslaufen.  

IMS-Lösungen bieten Ihnen einen 360 Grad Überblick. (Bildquelle: erstellt mit Canva.com)

Hierbei spielt es keine Rolle nach welchem Format Sie suchen, ob E-Mail, Tabelle, Bild oder Textdokument, durch die 360 Grad Übersicht entgeht Ihnen kein Detail, auch wenn Sie nicht jede Datei öffnen. Die elektronische Verfügbarkeit aller Akten und die damit verbundene schnellere Suche ermöglicht es rascher auf Kundenanfragen zu reagieren. Dies erweist sich zusätzlich als vorteilhaft, wenn ein Kunde mit mehreren Mitarbeitern in Kontakt ist. Da in der elektronischen Akte auch alle E-Mails sowie Unterlagen zu einem Kunden abgelegt werden.  

Personen mit Berechtigung, erhalten orts- und zeitunabhängig Zugriff auf relevante Informationen. Das ermöglicht es Kundenanfragen zu bearbeiten, ohne mit Kollegen vorher Rücksprache halten zu müssen. Somit gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern erhöhen Ihre Servicequalität und verkürzen Antwortzeiten. 

Wiederherstellung von Daten und Verfügbarkeit unterschiedlicher Versionen

In den meisten Dokumenten-Management-Systemen oder Informations-Management-Systemen ist die automatische Versionierung enthalten. Hierdurch sehen Sie welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen wurden und können alte Versionen vergleichen oder wiederherstellen. Werden Dokumente unbeabsichtigt überschrieben, können Sie im Verlauf einfach zurückspringen. Somit bleibt es Ihnen die doppelte Arbeit erspart.  

Revisionssicher Archivieren durch DMS

Durch die automatische Versionierung von Dokumenten und die vollständige Transparenz aller Arbeitsvorgänge an einem Dokument, haben IMS-Lösungen den Vorteil, dass sie allen Ansprüchen an eine revisionssichere Archivierung genügen.  

Mit einem DMS ein digitales Archiv aufbauen.
Zeit und Platz sparen durch ein digitales Archiv. (Bildquelle: erstellt mit Canva.com)

Das digitale Archiv ermöglicht es Ihnen, aufbewahrungspflichtige Dokumente im Original unverlierbar, unveränderbar, maschinell auswertbar sowie jederzeit sofort verfügbar zu speichern. Das spart nicht nur Zeit bei der Suche nach Unterlagen, sondern Sie bekommen die Möglichkeit Ihr Papierarchiv abzubauen und Platz zu sparen. 

Datensilos aufbrechen mit DMS-Lösung

Mit einer modernen Dokumenten-Management-Lösung können Sie nicht nur elektronische Dokumente verwalten, sondern auch Datensilos aufbrechen. Das spart neben der Zeit für das Suchen von Informationen auch Verwaltungsaufwand. Führen Sie Informationen aus verschiedenen Quellen zusammen, entfällt das zeitaufwändige manuelle Übertragen von System zu System. Beispielsweise können Sie Outlook, Daten auf Netzlaufwerken, Sharepoints, Daten im DMS oder aus der Finanzbuchhaltungssoftware zusammenführen. 

Eine Möglichkeit der Verknüpfung ist das System als Fileserver auszugeben. Damit wird ermöglicht, dass Programme, die mit einem gängigen Laufwerk kompatibel sind, auch mit dem IMS arbeiten können. Somit minimieren Sie Medienbrüche und schaffen die Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation.  

Fazit

Erledigen Sie Ihre Aufgaben mit der Unterstützung eines leistungsfähigen DMS, wird der benötigte Zeitaufwand stark reduziert. Neben diesem positiven Effekt entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und optimieren Geschäftsprozesse. Auch die Transparenz von Arbeitsabläufen sowie die Flexibilität wird gesteigert. Sie verbessern den Schutz Ihrer Daten durch das intelligente Berechtigungsmanagement dieser Software-Lösung. Zu der Zeitersparnis könnte zukünftig auch mehr Platz gespart werden, da Sie mit der digitalen revisionssicheren Archivierung Ihr Papierarchiv abbauen können. 

Das lässt die Schlussfolgerung zu, dass Sie durch die Freisetzung von Ressourcen an Wettbewerbsvorteilen gewinnen. Wünschen Sie sich mehr Informationen zu diesem Thema? Unsere kompetenten Berater stehen Ihnen gerne für ein individuelles Beratungsgespräch zur Verfügung. 

(Titelbildquelle: erstellt mit Canva.com) 

Diesen Beitrag teilen
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Spannende Artikel zur Digitalisierung

DMS-Lösungen sparen Zeit.
Digitalisierung
Anna Edelmann

7 Gründe – warum DMS-Lösungen Zeit sparen

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder auch Informations-Management-Systeme (IMS) sparen Zeit. Doch oft wird die Wirkung dieser Systeme unterschätzt. Dabei bieten diese Lösungen so viel mehr als nur ein reines Dokumenten-Management. Ob für die Arbeit von unterwegs, Freigabeprozesse digitalisieren, das Vertragsmanagement oder die revisionssichere digitale Archivierung.

Mehr Lesen »
Im Mitarbeiterinterview mit unseren Sales Assistants Carmen und Chiara.
Digitalisierung
Anna Edelmann

Unsere Mitarbeiter im Interview: Wie sieht der Alltag unserer Sales Assistant aus?

Heute haben wir eine reine Frauenrunde mit Carmen und Chiara, die beide schon langjährige Mitarbeiterinnen der Wieland Digital Solutions sind. In einem kleinen Interview stehen sie uns heute Frage und Antwort, um Ihnen einen tieferen Einblick in die Welt der Wieland Digital Solutions zu geben. Erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen und die Beziehung zu unseren Kunden sowie die Arbeit als Sales Assistant.

Mehr Lesen »

Möchten Sie Ihr Geschäft in der digitalen Transformation weiterbringen?

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf – wir beraten Sie gerne.

small_c_popup.png

Leitfaden Digitalisierung in der Immobilienbranche

Leidfaden Downloaden