Digitale Personalakte: Dokumenten-Management im Personalwesen

Bewerbungsunterlagen, Personendaten, Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsunterlagen, E-Mail-Verkehr mit Angestellten oder zukünftigen Angestellten – die Personalabteilung hat täglich mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten zu tun. Dabei den Überblick zu behalten ist nicht einfach!

Aber nicht nur die Menge an Informationen und Daten stellen die Personalabteilung vor einen hohen administrativen Aufwand, sondern auch die unterschiedlichen Ablagestrukturen. Ob Papierablage, Dateisystem oder Netzlaufwerk spielt dabei keine Rolle. Denn eins haben alle diese Ablagen gemeinsam: Sie bieten Ihnen keine 360° Sicht über den Mitarbeiter oder den Geschäftsprozess (z.B. Bewerbungsstand). Aus diesem Grund verbringen Ihre Mitarbeiter einen Grossteil der Arbeitszeit mit dem Ablegen, Organisieren und Suchen nach Unterlagen, Informationen und Daten.

Neben einer einfachen Übersicht ist es so kaum möglich effiziente und einfache HR-Prozesse zu gestalten. Dies zieht sich über den gesamten Mitarbeiterzyklus, vom Recruiting bis zum Austritt eines Mitarbeiters. Damit Sie zukünftig nicht nur Ihre Ablage einfacher gestalten können, sondern auch Ihre Prozesse, stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag den Ansatz der digitalen Personalakte vor. Erfahren Sie mehr über den Nutzen und die Vorteile. 

Inhaltsverzeichnis

Ein kurzer Überblick

  • Die Aufgaben der Personalabteilung werden immer umfangreicher und wichtiger. Im Zuge der Digitalisierung bildet die digitale Personalakte für die effektive und sichere Verwaltung von Mitarbeiterdaten einen wichtigen Ansatz. 
  • Strengere gesetzliche Vorgaben bilden zusätzliche Herausforderungen für die Personalabteilung hinsichtlich Datensicherheit, Informationspflicht und Aufbewahrungsfristen. 
  • Mit einer digitalen Personalakte können dokumentenbasierte HR-Prozesse schnell und einfach digitalisiert sowie automatisiert werden. Dadurch werden anfallende Aufgaben im Personalumfeld beschleunigt und vereinfacht.  
  • Es ergeben sich nicht nur Vorteile auf der HR-Seite, sondern auch Mitarbeitende profitieren von effizienteren Prozessen.  

Heutige Herausforderungen im HR

Eingangs haben Sie schon einige Herausforderungen, denen sich Ihre HR-Abteilung gegenübergestellt sieht, erfahren. Dies sind jedoch nur einige wenige Punkte, die den Alltag Ihrer Personalabteilung bestimmen.  

Damit Sie ein papierlosen Büro erhalten ist es wichtig alle Dokumente zu digitalisieren.
Wir verbringen ca. 18 Minuten am Tag damit nach Dokumenten zu suchen. (Bildquelle: Wesley Tingey/ Unsplash)

Wenn wir uns nun an dem Mitarbeiterzyklus orientieren, werden Sie schnell feststellen, dass neben dem Dokumenten-Management und Recruiting auch noch HR-Prozesse wie das Onboarding, das Management von Absenzen oder das Spesen-Management zu den täglichen Aufgaben hinzukommen. Mit einer herkömmlichen Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, Excel-Listen und Arbeitsabläufen ist ein effizientes und zeitgerechtes Personalmanagement kaum möglich. Doch schauen wir uns die heutigen Herausforderungen etwas genauer an. 

Dokumenten-Management

Sprechen wir vom Dokumenten-Management sind alle Daten und Informationen gemeint, die Sie in der Personalabteilung verarbeiten. Eine der wohl grössten Herausforderungen ist es nicht nur den Überblick zu behalten wo Dokumente abgelegt wurden, sondern auch noch alle damit zusammenhängenden Pflichten zu erfüllen.

Mit Pflichten sind zum Beispiel die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit gemeint, aber auch die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Können diese aufgrund einer unübersichtlichen oder fehlerhaften Ablage oder unkontrolliertes Verteilen per E-Mail nicht ordnungsgemäss eingehalten werden, kann dies sogar zu Sanktionen durch den Gesetzgeber führen.

Datensicherheit und Datenschutz

Personaldaten fallen als besonders schützenswerte Personendaten (z.b. Kontaktdaten, Gesundheitsdaten, Lohndaten) unter das neue revidierte Datenschutzgesetz (nDSG). Somit haben Ihre Mitarbeiter in Bezug auf deren Personendaten mehr Rechte. Das bedeutet, Sie müssen nicht nur zu allen gesammelten Mitarbeiterdaten Auskunft geben können, sondern auch die Vollständigkeit und den Schutz gewährleisten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie technisch sicherstellen können, dass alle Daten sicher aufbewahrt werden. Damit ist gemeint, dass Informationen oder Dokumente unverlierbar, unveränderbar und nachvollziehbar sind. In diesem Zusammenhang sollten Sie folgende Fragen beantworten:  

Mitarbeiter sollten nur den für Sie nötigen Zugriff auf Informationen haben. (Bildquelle: pexels/ andrea piacquadio)

Gerade die letzte Frage wird durch das im September 2023 in Kraft tretende revidierte Datenschutzgesetz an Wichtigkeit zunehmen. Denn auch Mitarbeiterdaten fallen als besonders schützenswerte Daten unter dieses Gesetz. Mit der Auskunftspflicht sind Sie zum Beispiel verpflichtet, Ihren Mitarbeitern, die jeweils gesammelten Daten über sie offenzulegen.  

Aufbewahrungsfristen

Auch die Aufbewahrungsfristen spielen in der Personalabteilung eine wichtige Rolle. Denn nach dem Gesetz gibt es hier, je nachdem um was für ein Dokument es sich handelt, andere Fristen. So müssen Sie beispielsweise Bewerberunterlagen, sobald das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, löschen. Andere Unterlagen hingegen, müssen sogar 5 bis 10 Jahre nach Erstellungsdatum aufbewahrt werden.

Lohnabrechnungen beispielsweise müssen auch nach Mitarbeiteraustritt 10 Jahre archiviert werden. Der Lebenslauf und andere persönliche Daten müssen jedoch nach Austritt gelöscht werden. Diese unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen müssen manuell geprüft und sichergestellt werden. Der administrative Aufwand ist für Ihre Personalabteilung enorm und raubt wertvolle Zeit. 

HR-Prozesse

Zum Dokumenten-Management, den Datenschutzbestimmungen und den unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen kommen nun noch HR-Prozesse wie das Bewerbungsverfahren, das Onboarding (d.h. Einstellung und zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter), Urlaubsanträge oder das Spesen-Management hinzu. 

Recruiting

Der Rekrutierungsprozess dauert oft lange und ist mit viel Aufwand verbunden. So müssen meist erst alle Anforderungen, die für die Stellenausschreibung wichtig sind, zusammengetragen und von der entsprechenden Abteilung freigegeben werden. Erst danach beginnt mit der Ausschreibung die eigentliche Auswahl sowie die Zu- und Absagen an Bewerber. Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, müssen diese Prozesse einfacher gestaltet werden. 

So geht auch kein Bewerberstatus verloren und Sie können genau sagen wo ein Feedback aussteht oder wem schon abgesagt wurde. Gerade heute ist es für Unternehmen wichtig, den administrativen Aufwand gering zu halten und gleichzeitig professionell und kompetent gegenüber potenziellen Kandidaten aufzutreten. Für Bewerber ist es demnach wichtig, schnell Bescheid zu erhalten und über die nächsten möglichen Schritte informiert zu werden. 

Lösch- und Aufbewahrungsfristen gesetzeskonform einhalten.

Als besonders problematisch stellt sich aber die vom Gesetz vorgeschriebene Löschung aller Unterlagen nach einer Absage heraus. Da viele Bewerbungen heute oftmals über E-Mail eingehen und intern weitergeleitet werden, kann eine vollständige Löschung nach einer Absage kaum gewährleistet werden. Denn durch das weiterleiten der E-Mail an andere Entscheider im Unternehmen entsteht eine riesige Datenspur. Aus datenschutztechnischer Sicht ist das problematisch, da Sie als Unternehmen die vollständige Löschung gewährleisten müssen.  

Onboarding

Damit neue Mitarbeiter möglichst schnell ihre volle Leistung erbringen können, ist ein schneller Einstieg und die Bereitstellung von sämtlichen notwendigen Informationen wichtig. Hierzu zählen unter anderem administrative Aufgaben, wie die Anmeldung der neuen Mitarbeiter, z.B. bei den Sozialversicherungen, bei der zeitgerechten Erstellung der internen (IT-) Zugänge und bei der Bereitstellung der fachlich notwendigen Einarbeitungsunterlagen und Trainings. Je schneller und einfacher der Übergang, das Zurechtfinden und die Einarbeitung für einen neuen Mitarbeiter ist, desto schneller können Sie sein volles Potenzial ausschöpfen. 

Absenzen- und Spesen-Management

Anträge für Ferien werden oft noch manuell bearbeitet. Zur Übersicht über diese Daten nutzen viele Personalabteilungen heute meist noch separate Tools oder Excellisten. Dies macht eine schnelle und einfache Bearbeitung von Ferienanträgen kaum möglich und bedeutet oft einen hohen administrativen und manuellen Aufwand.

Auch beim Spesen Management ist die Abrechnung oft mühsam und mit einem hohen Aufwand verbunden. Dieser eher schwerfällige Prozess bedeutet aber nicht nur für Ihre Personalabteilung mehr Zeit- und Kostenaufwand, sondern kann auch zu Unzufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern führen. Eine schnelle und einfache Absenzen- und Spesenverwaltung sind somit für moderne Unternehmen Pflicht, um den internen Administrationsaufwand so gering wie möglich zu halten und gleichzeitig die interne Transparenz zu erhöhen. 

Die digitale Personalakte

Eine mögliche Lösung für die heutigen Herausforderungen der Personalabteilung, sind digitale Personalakten und unterstützende, digitale Prozesse, sogenannte Workflows. Mit dieser Lösung können alle Personaldokumente schnell und einfach digital abgelegt werden und Sie erhalten die Möglichkeit einer 360° Ansicht über sämtliche Mitarbeiterdaten. Hierzu werden alle Dokumente einfach gescannt oder aus bestehenden Softwareanwendungen übernommen und in die digitale Personalakte eingebunden. 

So können Sie nach und nach mehr Arbeitsabläufe digitalisieren und sorgen mit automatisierten Prozessen für mehr Effizienz. Mit einer elektronischen Personalakte sollen die Arbeitsprozesse bzw. Abläufe Ihrer Personalabteilung optimal und sicher strukturiert werden. Die elektronische Mitarbeiterakte wird wie in der herkömmlichen Personalakte alle gespeicherten Informationen enthalten. Mit Hilfe von digitalen Workflows können Sie Ihre Mitarbeiter durch die schnellere Abwicklung von Aufgaben entlasten. Das gibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit sich wertstiftenden Aufgaben zuzuwenden. 

digitale Personalakte
Mit der digitale Personalakte eine 360° Ansicht über alle Dokumente und Informationen. (Bildquelle: erstellt mit Canva.com)

Mit einer digitalen Personalakte können Sie die manuelle Arbeit mit einem Dateisystem oder die analoge Arbeit mit Papier komplett ersetzen. Hierdurch erzielen Sie neben den schnelleren Abläufen auch interne Kostenersparnisse (Papier, Druckkosten, Lagerkosten, Arbeitszeit) und können die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigern. Auch die Zugriffsberechtigungen können mit der elektronischen Mitarbeiterakte intelligent gesteuert werden.

So können berechtigte Mitarbeiter mit Schlagworten in einem Google ähnlichen Prinzip nach Informationen suchen. Gleichzeitig kann dank den Indexdaten (auch Metadaten genannt) eine klassische, hierarchische Struktur automatisch abgebildet werden. Der Zugriff kann so gesteuert werden, dass nur Mitarbeiter mit einer rechtlichen Voraussetzung, über eine Zugriffsberechtigung verfügen. 

Wenn gewünscht können Mitarbeiter im Gegensatz zu Papierdokumenten oder Dateisystemen selber auf die eigene Akte oder Teile davon zugreifen. Mit diesen optionalen Möglichkeiten können Sie den Nutzen der elektronischen Akte noch weiter ausbauen und zusätzlich die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung entlasten. So können Mitarbeiter bspw. benötigte Kopien von Gehaltsabrechnungen selbst aus der eigenen digitalen Personalakte herunterladen, anstatt die Personalabteilung damit zu beauftragen. 

Vorteile der digitalen Personalakte 

Die digitale Personalakte hat für Unternehmen viele Vorteile, gerade hinsichtlich der Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Zusätzlich sorgen Sie mit einer revisionssicheren Ablage für mehr Datensicherheit. Mit der digitalen Akte beschleunigen Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen und verbessern gleichzeitig den Datenschutz. Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Vorteile aufgelistet: 

  • Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung durch zentrale Verwaltung aller Personaldaten 
  • Zeit- und Kosteneinsparungen durch weniger manuellen Aufwand 
  • Mehr Sicherheit durch revisionssichere Archivierung 
  • Sicherstellung der Compliance mit dem neuen Schweizer Datenschutzgesetz 

Arbeitserleichterung

Mit dem dezentralen Zugriff können alle berechtigten Mitarbeiter von überall auf Personaldokumente zugreifen. So stehen Ihnen die Daten auch im Home-Office zuverlässig und sicher zur Verfügung. Das gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit genau dann auf Informationen zuzugreifen, wenn diese benötigt werden, sogar auf Dienstreisen.

Auch die Zusammenarbeit mit Kolleg*innen wird stark vereinfacht, da Dokumente erstellt und unkompliziert gemeinsam bearbeitet werden können, ganz ohne mühsames hin- und hersenden. 

Vorteile einer digitalen Personalakte

Durch die zentrale Zusammenführung aller Daten basierend auf einem Dokumenten-Management-System (DMS), benötigen Sie nur noch eine einzige Anwendung, um auf alle Personaldaten zuzugreifen. Mitarbeiter mit einer entsprechenden Berechtigung können selber auf Ihre Dokumente, wie die Gehaltsabrechnungen, zugreifen. Somit entlasten Sie die Personalabteilung, da der Mitarbeiter die Anfrage selber lösen kann. 

Zeit und Kosten sparen

Mit einer digitalen Personalakte können Sie, anders als mit der papierbasierten Akte, Platz, Zeit und somit auch Kosten, sparen. Durch die Automatisierung von Abläufen, wie dem Bewerbungsprozess, Ferienanträgen, Mitarbeiter Onboarding oder Mitarbeiteraustritten, beschleunigen Sie Ihre Prozesse. 

So sparen Sie, anders als bei manuellen Workflows, Zeit. Ob Bewerbungsprozess oder Onboarding von neuen Mitarbeitern, durch im Voraus definierte Abfolgen wird die Einhaltung aller Schritte in Form von Workflows sichergestellt. Das ermöglicht Ihnen ein effizienteres Vorgehen. Auch der Platzgewinn durch eine digitale Ablage ist nicht zu unterschätzen und spart zusätzlich Kosten. Ausserdem fallen durch die Digitalisierung Druckkosten weg. 

Mit einer digitalen Personalakte können Sie den Arbeitsaufwand für die Verwaltung dieser Akten stark reduzieren. Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, können schnell und einfach sowie vollständig gelöscht werden. Mit der Indexierung der Dokumente können Ihre Mitarbeiter Informationen schneller finden als bei herkömmlichen Akten. Ausserdem sind Dokumente und Informationen leichter durchsuchbar. 

Revisionssichere Archivierung

Gerade der Schutz der Personaldaten spielt eine wichtige Rolle. Denn mit einer papierbasierten Personalakte oder einem Dateisystem lassen sich Zugriffe kaum nachvollziehen. Für die Sicherheit aller Dokumente und Daten sorgt ein ausgezeichnetes Rechtssystem, bei dem Zugriffsrechte auf Dokumente und Informationen individuell vergeben werden. 

So können nur berechtigte Nutzer auf Personalunterlagen zugreifen und jeder Zugriff wird lückenlos dokumentiert. Ausserdem unterstützen elektronische Mitarbeiterakten eine sichere Aufbewahrung von Dokumenten durch revisionssichere Speicherung aller Daten. Das verbessert den Datenschutz von Ihren Personalakten erheblich.  

Fazit

Stellen wir die digitale Personalakte einer herkömmlichen Akte gegenüber wird deutlich, die Vorteile der digitalen Akte überwiegen. Nicht nur die Arbeitserleichterung für Ihre Mitarbeiter, sondern auch die Zeit- und somit Kosteneinsparungen werden sich langfristig positiv auf Ihr Unternehmen auswirken. Zusätzlich können Sie flexibler auf sich ändernde Anforderungen hinsichtlich gesetzlicher Bestimmungen oder sich ändernder Aufbewahrungsfristen reagieren. 

Mit der Digitalisierung Ihrer Personalakte gehen Sie einen ersten Schritt auf dem Weg in eine digitale Zukunft. Wurde Ihr Interesse geweckt? Als Digitalisierungspartner können wir Sie optimal bei der Umsetzung einer digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen unterstützten. Gerne steht Ihnen unser kompetentes Team für ein individuelles Beratungsgespräch zur Verfügung. 

(Titelbildquelle: towfiqu barbhuiya/ unsplash))

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