Warum Sie Ihre digitale Dokumenten Ablage verändern müssen

Die Dokumenten Ablage und das Dokumenten Management sind bei vielen KMU ein Chaos. Die Digitalisierung und das zunehmende Datenvolumen beschleunigen den Trend. Ein frühzeitiges Handeln verspricht mehr Effizienz und geringere versteckte Kosten.

Das GeschäftsUmfeld verändert sich

Die Digitalisierung ist in vollem Gange und dieser Trend wird sich in den Folgejahren weiter fortsetzen. Gerade die Welt des Dokumenten Managements hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Die Informationsflut nimmt stetig zu. Physische Dokumente werden immer mehr durch digitale Medien in verschiedensten Formaten (z.B. E-Mails, PDF, Chat, Messaging, Video, Audio, Bilder) ersetzt oder ergänzt. Wir leben somit in einer hybriden Business-Welt, in der physische Dokumente neben einer Vielzahl von digitalen Daten noch einige Jahre bestehen bleiben. Es gilt deshalb mit beiden Welten umgehen zu können und diese nahtlos miteinander zu verbinden. 

Dabei nimmt jedoch der Anteil an unstrukturierten Informationen stetig zu und es ist zunehmend eine Herausforderung, die ansteigende Datenmenge im Unternehmen strukturiert zu erfassen, zu verarbeiten und für die Mitarbeitenden einfach nutzbar zu machen. Gerade die Mitarbeitenden sind mit der Vielzahl an Daten, Systemen, Eingangskanälen und Formaten häufig überfordert. Zumindest benötigen sie für die Suche und die Verarbeitung von Dokumenten mehr Zeit als früher. Unser letzter Blog-Beitrag zum Thema „Warum Sie Ihr Dokumenten Management optimieren sollten“ illustrierte dies mit ein paar Fakten aus Studien eindrücklich.

Schlussfolgernd nehmen die Herausforderungen für Unternehmen in den nächsten Jahren zu. Die kontinuierlichen Fortschritte in der Technologie werden die Datenmenge, Kommunikationsart und Geschwindigkeit weiter erhöhen. Gerade KMU stellen die rasanten Entwicklungen im Business-Umfeld und in der IT-Landschaft vor ein grösser werdendes Dilemma. Es wird immer schwieriger, den heutigen Anforderungen gewachsen zu sein. Zudem soll gewährleistet werden, dass in eine zukunftssichere Lösung investiert wird.

Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung

Die Unternehmen müssen deshalb jetzt beginnen, ihre Prozesse rund ums Dokumenten Management zu modernisieren. Dabei dürfen die Aspekte der Informationssicherheit, Datenschutzgesetze (DSGVO) und weitere Compliance- und Qualitätsanforderungen nicht vernachlässigt werden. Jede Branche hat dabei ihre ganz individuellen Anforderungen hinsichtlich des Typs der zu verarbeitenden Dokumente, Workflows, Kundenerwartungen und rechtlichen Themen. Die Dokumenten Management Lösung soll deshalb nicht nur die Standardisierung zur Effizienzerhöhung bewirken, sondern auch eine hohe Anpassungsfähigkeit gewährleisten.

Folglich geht es nicht nur um eine Frage der IT-Lösung, sondern um eine ganzheitliche Dokumenten Management Strategie. Es soll festgelegt werden, wie sämtliche Informationen und Prozesse in einem Unternehmen verwaltet und organisiert werden. Dies beinhaltet nicht nur das Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von physischen und digitalen Dokumenten. Sogenannte automatisierte „Workflows“ wie zum Beispiel die Rechnungsverarbeitung und revisionssichere Archivierung sowie die digitale Zusammenarbeit im Team gehören auch zur Gesamtstrategie.

Vorteile von modernem Dokumenten-Management

  • Aufwand und Kosten für die Handhabung von Dokumenten senken
  • Schnellerer Zugriff auf Informationen
  • Ihre Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren
  • Bessere Sicherheit vor Informationsverlust
  • Bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien
  • Höhere Prozessintegration und Automatisierung
  • Prozesskostensenkung
  • Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit und Zusammenarbeit

Wie vorgehen bei der Digitalisierung?

Unser Tipp: gehen Sie es Schritt für Schritt an. Am Anfang jedes Vorhabens wird ein grober Projektplan benötigt. Zudem sollten die konkreten Ziele und zur Verfügung stehendes Budget und Zeit sowie Verantwortlichkeiten definiert werden. Gerade das Ziel ist möglichst genau festzulegen. Nur dadurch ist sichergestellt, dass die Strategie und spätere Umsetzung gewinnbringend ausfallen. 

Danach gilt es die IST-Situation hinsichtlich Dokumentstrukturen und Prozessen in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden möglichst detailliert zu erfassen. Es ist wichtig, dass diese von Anfang an einbezogen werden, denn sie kennen sich durch ihre täglichen operativen Tätigkeiten am besten damit aus. Darauffolgend kann dann das SOLL-Bild erarbeitet werden. Auch hier kann der Einbezug der Mitarbeitenden das Committment und die Adaptionsgeschwindigkeit stark erhöhen.

Externe Berater und Fachexperten können zusätzlich wertvolle Hilfe leisten, insbesondere durch die objektive Betrachtung Ihrer Abläufe von aussen sowie deren Erfahrungen mit anderen Projekten.

Nach der SOLL-Zustand Beschreibung geht es über in die Umsetzung der Strategie. Dafür müssen zunächst die Anforderungen möglichst konkret und detailliert beschrieben werden. Das Pflichtenheft ist ein wichtiger Bestandteil des gesamten Projekts. Danach soll eine geeignete Software-Lösung evaluiert werden. Auch hier kann ein Fachpartner Ihnen Hilfe leisten, damit Sie schnell die passendste Lösung finden. 

Zudem lohnt sich auch eine Demo-Installation, so dass Sie sich vor der eigentlichen Umsetzung nochmals überzeugen können. Je nach Unternehmensgrösse ist es zudem ratsam, die neue Dokumenten Management Lösung und Prozesse erst auf eine kleinere Gruppe Mitarbeiter auszurollen, welche es dann für das Unternehmen testen und Feedback aus der täglichen Arbeit geben können.

Eine Schritt-für-Schritt Vorgehensweise und agile Projektführung erlaubt es Ihrem Unternehmen, Fehlentscheidungen oder Fehlumsetzungen zu vermeiden und ihre in der Strategie definierten Ziele schneller zu erreichen.

Wir als Ihr Dokumenten-Management Partner begleiten Sie gerne in die digitale Welt. Interessiert mehr zu erfahren? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

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