Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Zögern bei der Digitalisierung lohnt sich nicht

Die Vorteile, welche mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen erzielt wird, sind weitreichend. Jedoch werden gerade solche Projekte des Öfteren hinausgezögert. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, weshalb Sie gerade jetzt eine zeitnahe Digitalisierung in Angriff nehmen sollten und wo Sie am besten ansetzen.

Folgende Vorteile erreichen Sie durch die Digitalisierung Ihrer Akten, Geschäftsprozesse und Papierarchive:

  • Zeit sparen, indem interne Prozesse mittels digitaler Workflows einfacher, effizienter und schneller gestalten werden
  • Auf das Kerngeschäft fokussieren und kundenrelevante Informationen schnell nachvollziehen können, statt Aktenordner oder Netzlaufwerke zu durchwälzen
  • Wettbewerbsvorteile durch mehr Flexibilität und bessere Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden erlangen
  • Erschliessung von neuen Märkten durch geografische Unabhängigkeit

Gerade kleinere Unternehmen können sich durch Schnelligkeit und Flexibilität Wettbewerbsvorteile gegenüber grösseren Unternehmen verschaffen.

Digitalisierung und Umsetzungshürden

Veränderungsängste, bestehende Unternehmenskultur, mangelndes Know-How und das Fehlen von Ressourcen sind jedoch meistens Gründe, weshalb Digitalisierungsprojekte verschoben werden. Oftmals werden solche Projekte gedanklich mit einem riesigen organisatorischen, finanziellen und personellen Aufwand verbunden. Deshalb wird der «richtige Zeitpunkt» abgewartet. Wie Sie sich sicher vorstellen können, gibt es diesen in der Business-Welt so gut wie nie. Es kommt immer Unvorhergesehenes dazwischen. Es gibt nur bessere und schlechtere Momente.

Corona Krise beschleunigt die Dringlichkeit der Digitalisierung

Die Corona-Krise hat den Bedarf an Veränderung sowie das notwendige Tempo zur Digitalisierung erhöht. Home-Office beispielsweise gibt es schon seit langem, die gegenwärtige Situation beschleunigt allerdings die Notwendigkeit für Unternehmen, die Digitalisierung voranzutreiben und verfügbare Technologien voll auszuschöpfen. Unternehmen müssen jetzt flexible, digitale Prozesse und Arbeitsplätze ermöglichen. Zudem sollten Firmen sicherstellen, dass ihre Wissensarbeiter voll produktiv sind, während sie aus dem Home-Office arbeiten. Es gibt jetzt kein Zurück mehr, denn Digitalisierung ist oder wird spätestens in naher Zukunft geschäftskritisch sein. Das soll nicht heissen, dass alles nur noch digital sein wird und wir ausschliesslich aus dem Home-Office arbeiten, aber es wird auch nicht mehr so sein wie früher.

Agile Projekte als Erfolgsrezept für die Digitalisierung

Die Chance, welche kleine, agile Digitalisierungsprojekte in kurzer Zeit bewirken können, wird unterschätzt. Lösen Sie sich deshalb gedanklich von den riesigen IT-Projekten. Bei einer effektiven Digitalisierungsstrategie wird auf Anwendungsfälle fokussiert, die in kurzer Zeit mit möglichst wenig Aufwand umsetzbar sind und gleichzeitig den grössten Nutzen für Ihr KMU erbringen. Dank der agilen Arbeitsweise werden IT-Projekte in kleine, verdaubare Phasen und Pakete aufgeteilt und somit schrittweise implementiert. So sparen Sie nicht nur internen Aufwand und Kosten, sondern können gemäss dem Pareto-Prinzip (80/20 Regel) gleichzeitig die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung unmittelbar nutzen.

Deshalb: Verabschieden Sie sich jetzt Schritt für Schritt von Zettelwirtschaft, unüberschaubaren Dokumentenablagen, überfüllten Aktenschränken und Papierprozessen. Führen Sie Ihr Unternehmen in die Zukunft.

Intelligentes Dokumenten-Management mit M-Files als Lösungsansatz

Mit M-Files als intelligentes Dokumenten-Management-System können Sie die Vorteile der Digitalisierung voll ausnutzen und von den Vorteilen rund um Effizienz, Produktivität sowie Prozesstransparenz und Qualität profitieren. M-Files führt Sie ins papierlose Büro. Mit der innovativen, flexiblen und skalierbaren Lösung können Sie agil, mit wenig internem Aufwand Digitalisierungsprojekte innert kurzer Zeit erfolgreich umsetzen. Unter anderem geniessen Sie mit M-Files folgende Vorteile:

  • Schnelles Suchen und Finden von aktuellen Daten spart Zeit und Kosten
  • Automatisierte, digitale Prozesse spart dem Fachpersonal lästige Verwaltungsarbeit, was sich positiv auf die Produktivität und den Kundenfokus auswirkt
  • Der «Single Point of Information» ermöglicht eine 360° Ansicht über jegliche Art von Informationen und bewirkt eine klare, transparente und schnelle Übersicht zum aktuellen Projektstand
  • Ihr Papierarchiv wird abgebaut und revisionssicher digitalisiert – alle gesetzlichen Anforderungen werden bei höchster Datensicherheit erfüllt

M-Files als Unternehmen mit dessen gleichnamigen Dokumenten-Management-System gilt als Visionär und Leader und hat dafür bereits mehrere Auszeichnungen erhalten. So wurde die Lösung im dritten Jahr in Folge als Visionär in Gartners Magic Quadrant für Content-Services-Plattformen klassifiziert. Zudem wurde M-Files erst kürzlich im April 2019 in der Nucleus Research Technology Value Matrix 2019 für Enterprise Content Management als „führend” eingestuft. Damit hat M-Files zum sechsten Mal in Folge den Status „Leader” erreicht und baut seine Position mit starker Technologie, benutzerorientierter Funktionalität und zuverlässiger Benutzerfreundlichkeit weiter aus.

Mehr Informationen zum Dokumenten-Management-System M-Files erfahren Sie hier auf unserer Website.

Des Weiteren finden Sie eine Infografik zum Download, welches die wichtigsten Prinzipien und Vorteile von M-Files erläutert.

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