Digitale Archivierung

Papierarchiv eliminieren und Kosten sparen

Mit revisionssicheren, digitalen Archivsystemen schaffen Sie das Papierarchiv ab, sparen Lagerraum und werden effizienter bei der Verwaltung sowie beim Suchen von Archivinformationen.

Dokumente revisionssicher archivieren

Warum
digitale Archivierung?

Unternehmen stehen oftmals vor der Herausforderung, eine grosse Anzahl von Dokumententypen archivieren zu müssen. Eine physische Archivierung ist heute aufgrund der riesigen Datenmengen schlicht zu aufwendig. Papierarchivierung kostet neben dem Papier und Zusatzausdrucken sowie Platz vor allem auch eines: Zeit. Mitarbeiter müssen geschäftsrelevante Dokumente einordnen und ablegen. Wird später eine Info benötigt, verbringt man Ewigkeiten mit der Suche. Diese Zeit und der administrative Aufwand können sich Unternehmen heute nicht mehr leisten, wenn sie konkurrenzfähig bleiben wollen. Digitale, revisionssichere Archivierungslösungen sind nachhaltig, rechtssicher und bieten Transparenz und einen schnellen Zugriff. 

Weniger Papier

Weniger Papier ausdrucken und aufbewahren spart Kosten und Platz.

Schnellerer Zugriff auf Archivdaten

Informationen aus dem Archiv suchen kostet Zeit. Mit einem digitalen Archiv finden Sie die Informationen innert Sekunden.

Revisionssicherheit und Compliance

Gesetzliche Archivierungsvorschriften gemäss OR und GebüV bei digitaler Archivierung einhalten.

So funktioniert digitale Archivierung

Dank der Anbindung der Multifunktionsgeräte an eine revisionssichere Archivierungslösung können Dokumente jeden Typs einfach und schnell eingelesen werden. Die Dokumenten-Benennung und die Ablage funktionieren automatisch gemäss vordefinierten Regeln und Workflows. Mühsame Scan-Prozesse gehören so der Vergangenheit an. Digitale Archivierung hilft Ihnen ausserdem, sämtliche rechtlichen Aspekte der Datenschutzverordnung einzuhalten.

Versionskontrolle

Revisionssicher Dokumente digital archivieren dank Versionskontrolle.

Zugriffsschutz

Archiv-Daten vor unberechtigtem Zugriff schützen und Berechtigungen intelligent verwalten.

Datenextraktion

Relevante Daten auslesen und ins Archiv-System oder an Drittsysteme weitergeben.

Funktionen

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bieten eine umfassende Lösung für die gesamte Dokumenten- und Prozessverwaltung. 

Dank der Volltext-Suche müssen nur Schlagwörter eingegeben werden. Die Archivierungslösung sucht auch im Dokumenten-Inhalt. Langes Suchen in Papierordnern oder Netzlaufwerken entfällt somit.

Die Versionskontrolle hält sämtliche Veränderungen am Dokument detailliert fest. Durch die Protokollierung ist die Archiv-Lösung revisionssicher und entspricht den gesetzlichen Anforderungen an eine Archivierung.

Numerische Daten können beim Scanprozess oder durch Anbindung einer E-Mail Box automatisch ausgelesen und an Drittsysteme übergeben werden. 

Die Daten können entweder für einen nachfolgenden Workflow, für die automatische Dokumenten-Benennung oder nur zur automatisierten Ablage in einem Netzlaufwerk eingesetzt werden.

Titel können automatisch anhand von den zugewiesenen Metadaten vergeben werden. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über die Benennung von Dokumenten machen. Dies spart Zeit bei der Ablage. 

Vorteile Digitaler Archivierung

Schnellere Ablage

Scan- und Ablageprozesse werden beschleunigt.

Schnelles Finden

Digitale Archivdaten sind schneller auffindbar via Volltext-Suche.

Datenschutz einhalten

Datenschutz erhöhen und unbefugten Zugriff unterbinden.

Weniger Papier

Lagerplatz und zusätzliche Papierausdrucke sparen dank digitaler Verarbeitung.

Standortunabhängig

Von überall aus auf Archiv-Daten zugreifen.

Automatisierung

Archivprozesse können weitgehend automatisiert werden - dies erhöht Ihre Produktivität.

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Vereinbaren Sie einen Demo-Termin und lassen Sie sich inspirieren, wie die digitale Rechnungsverarbeitung schon bald bei Ihnen aussehen könnte.

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