Digitale Rechnungsverarbeitung

Kosten sparen mit elektronischer Rechungs-verarbeitung

Mit unseren Lösungen können die Kreditoren- und Debitoren Workflows digitalisiert und weitgehend automatisiert werden. 

Warum Rechnungsverarbeitung digitalisieren

Aufwand und Kosten sparen

Rechnungsverarbeitung gehört bei Unternehmen zum Alltag. Dies erzeugt oftmals einen hohen administrativen und personellen Aufwand, teilweise verbunden mit manuellem Übertragen in ein ERP/CRM System und unübersichtlichen Freigabeprozessen. Lange Bearbeitungszeiten und intransparente Arbeitsstände sind oftmals die Folge. Mit Digitalisierung und Automatisierung können die administrativen Aufwände stark reduziert werden. 

Schnellerer Prozess

Dank intelligenter Rechnungsdaten-Extraktion und digitalem Workflow die Rechnungsverarbeitung stark beschleunigen.

Schneller ROI

Die Investitionen in eine Digitalisierung und Automatisierung amortisieren sich in 1-2 Jahren ab einem Rechnungsvolumen von 5'000 Rechnungen pro Jahr

Transparenz & Qualität

Der aktuelle Stand der Rechnungen kann jederzeit von überall eingesehen werden. Die Prozesstransparenz wird erhöht - das Fehlerrisiko sinkt.

Überblick digitale Rechnungs-Verarbeitung

Mit unseren Lösungen im Bereich Dokumenten-Management wird die Rechnungsbearbeitung zum Kinderspiel. Die Rechnung kann über diverse Kanäle eingehen, z.B. per Scan oder bereits digital per E-Mail. Anschliessend wird sie automatisch durch eine Texterkennung ausgelesen und erscheint ohne manuellen Aufwand im Dokumenten-Management-System. Alle wichtigen Angaben, wie z.B. Kreditor- und Rechnungsnummer werden dabei erkannt und ins System eingelesen. Die Rechnung kann nun ganz gemäss individuell definiertem Workflow weiterverarbeitet werden. Zusätzlich punktet die elektronische Rechnungsverarbeitung damit, dass Sie den aktuellen Stand jederzeit einsehen können.

Intelligente Datenextraktion

Kopfdaten werden mit einer selbstlernenden Software-Lösung ausgelesen und durch den Benutzer kurz verifiziert.

Freigabe-Workflow

Rechnungen werden im DMS-System via Workflow freigegeben. Die Rechnung wird revisionssicher archiviert.

Übergabe an ERP

Buchungsdaten werden ans ERP-System übergeben – manuelles Eintippen entfällt.

Funktionen

Unsere Lösungen erfüllen sämtliche rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen. Zudem überzeugen sie durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit an Ihre Bedürfnisse.

Rechnungsdaten wie z.B. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Währung und Rechnungsbetrag, ESR- bzw. QR-Code sowie MwSt. Sätze und Skonti werden ausgelesen und mit Ihrer Datenbank abgeglichen.

Die intelligente Datenextraktionslösung lernt ständig dazu. Je höher ihr Rechnungsvolumen pro Kreditor, umso besser die Erkennungsrate.

Die Rechnungsdaten werden validiert und mit Ihren Daten in der Datenbank des ERP-Systems wie z.B. Abacus oder Sage abgeglichen. Zudem findet eine MwSt. Konformitätsprüfung statt.

Der Freigabe-Workflow für Rechnungen lässt sich individuell Ihren Bedürfnissen anpassen. So lassen sich Freigaben z.B. je nach Kostenstellen, Konto, Lieferant oder Projekt sowie Rechnungsbetrag steuern und automatisch der richtigen Person zuweisen.

Nach erfolgter Freigabe werden die relevanten Rechnungsdaten an Ihr ERP-System exportiert.

Vorteile

Zeitersparnis

Hohe Zeitersparnis im gesamten Rechnungsverarbeitungs-Prozess.

Transparenz

Aktueller Stand und Freigaben jederzeit nachvollziehen.

Revisionssicher

Dank revissionssicherem Dokumenten-Management-System Rechnungen digital archivieren.

Skonti nutzen

Dank schnelleren Durchlaufzeiten von Skonti profitieren.

Compliance einhalten

Sicherstellung aller rechtlichen Anforderungen und einfachere Audits/Revisionen ermöglichen.

Integration ins ERP

Alle gängigen ERP-Systeme werden unterstützt wie z.B. Abacus, Sage, Navision, Dynamics und SAP.

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