Elektronische Akten für alle Branchen
Akten und ordner digitalisieren
Mit einer digitalen Akte (E-Akte) auf Papierordner verzichten und jederzeit auf Dokumente zugreifen. Egal ob Kundenakte, Projektakte, Bauakte oder Mandatsakte – verlieren Sie keine Zeit mit unübersichtlichen Ordnern.
Zeit sparen und Übersicht behalten
Warum Digitale Akte
93% der Mitarbeitenden können ein Dokument nicht finden, weil es bei der Ablage nicht optimal benannt wurde (M-Files, 2019).
Im Durchschnitt benötigen Mitarbeitende ganze 18 Minuten, um ein Dokument zu finden. Dies führt zu einem massiven Produktivitätsverlust.
Digitale Akten, auch elektronische Akten genannt, dienen für einen einfachen und schnellen Zugriff auf relevante Dokumente. Die E-Akte hilft, Zeit und Kosten zu sparen. Zudem verbessert sie die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass Dokumente nicht mehrfach abgelegt werden.
Mit der digitalen Akte sind Dokumente und E-Mails revisionssicher, dauerhaft abgelegt bzw. archiviert.
Wettbewerbsfähig bleiben
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Dokumente für Projekte, Kunden, Lieferanten oder Mandate digital und einfach gemanagt werden können - ohne Fehler.
Zusammenarbeit verbessern
Digitale Akten verbessern die Zusammenarbeit, da dadurch Transparenz im managen von Dokumenten und E-Mails geschaffen wird. Es braucht keinen lästigen E-Mail Versand der aktuellsten Dokumenten Version mehr.
Wissensmanagement optimieren
Das Wissen wird zentralisiert verwaltet. Alle berechtigten Mitarbeiter im Unternehmen erhalten Zugriff auf eine transparente und vollständige elektronische Akte. Dadurch kann die Prozessqualität verbessert werden.
Digitale Akte im Projekt-Management
Projekte gehen oft hektisch zu und her. Es entstehen eine Vielzahl an Dokumenten und Versionen, die mit verschiedenen Stakeholdern ausgetauscht und ständig aktualisiert werden müssen. Die Verteilung von Aufgaben und das Teilen von Wissen und Informationen spielt eine zentrale Rolle für den Projekterfolg. Fehlerquellen, unvollständige Informationen, komplizierte Freigabeprozesse und Intransparenz müssen vermieden werden.
Das Management von Dokumenten und Informationen in Papierform oder Netzlaufwerken verunmöglicht ein hohes Qualitätsmanagement und kann Fehlerrisiken erhöhen. Mit einem Dokumenten Management System (DMS) und einer digitalen Akte kann die Projektqualität und Transparenz massiv verbessert werden – und dies in allen Branchen.
Mitarbeiter haben schneller Zugang zu wichtigem Wissen und können sich voll und ganz auf das Projekt oder Mandat konzentrieren. Redundanzen und mehrfache Pflege von Informationen werden beseitigt, das Wissen kann schneller geteilt werden.
Informationssilos und hierarchische Ordnerstrukturen, Dubletten und Versionskonflikte gehören der Vergangenheit an. Über die integrierte Volltext-Suche finden Sie die benötigten Informationen innert Sekunden. Dank digitalen Workflows, Aufgaben-Management und automatisierten Benachrichtigungen können Projektabläufe standardisiert und vereinfacht werden.
Einfaches Organisieren von Dokumenten
Alle Dokumente und Mails können je nach Bedürfnis z.B. nach Projekt, Aufgaben und Meilensteinen in einer Akte gebündelt werden.
Dokumente können nicht nur an einem Ort abgelegt – sondern unterschiedlich organisiert werden.
Fristen, Termine & Aufgaben im Griff
Die DMS Software behaltet Termine und Fristen von Projekten oder Dokumenten im Griff. Der zuständige Mitarbeiter wird zum richtigen Zeitpunkt über fällige Termine aufmerksam gemacht.
Für das Management entsteht Transparenz und Risiken werden dadurch vermieden.
Prozesse mit Workflows verkürzen
Genehmigungen oder Überprüfungen von digitalen (Projekt-) Akten werden vereinfacht und funktionieren schneller.
Dokumente können nachverfolgt werden – Änderungen sind jederzeit für alle nachvollziehbar.
Funktionen von digitalen Akten
Informations-Management-Plattformen (IMS) verfügen über sämtliche Funktionalitäten, die Sie für eine digitale bzw. elektronische Akte benötigen. Die E-Akte ist integraler Bestandteil und kann gemäss Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden.
Dank der digitalen Akte und dem Metadaten-Prinzip können Sie Dokumente und E-Mails beliebigen Projekte, Meilensteinen, Tasks und Mitarbeitern zuweisen. So haben Sie eine digitale Akte ohne das Erstellen von komplizierten Ordnerstrukturen.
So managen Sie Informationen im Projektteam effizienter – es entstehen keine Dubletten und Redundanzen.
Die Projektbeteiligten müssen sich nicht durch hierarchische Strukturen kämpfen, um eine Information zu suchen. Mit der Volltext-Suche erscheint die benötigte Information innert Sekunden.
Einzelne Projekt-Aufgaben einfach erstellen, einem Mitarbeiter zuweisen und mit einer Deadline versehen. Abhängigkeiten von Tasks, Milestones und dem Gesamtprojekt sofort erkennen. Auf einen Blick sehen, welche Aufgaben erledigt, in Bearbeitung oder noch offen sind.
Dank Workflows können Fristen automatisch gemanagt werden. Naht zum Beispiel eine Projekt-Deadline, kann der zuständige Mitarbeiter automatisch benachrichtigt werden. Mitarbeiter müssen somit Termine nicht selbst managen, sondern werden durch das System zielgerichtet unterstützt.
Aktivitäten wie Kundenbesuche, Anrufe, Meetings sowie deren Notizen können einfach erfasst und dem entsprechenden Projekt und Projekt-Task zugewiesen werden. So sind alle Informationen auf einer Plattform enthalten.
Bei Projekten mit mehreren Pendenzen und Aufgaben unterstützen Checklisten die Mitarbeitenden bei der Abarbeitung der Aufgaben und vermindern das Fehlerrisiko. So kann z.B. ein Task nur abgeschlossen werden, wenn spezifische, damit verbundene Kriterien erfüllt sind.
Dank integriertem Vorlagen-Management können diese einheitlich verwaltet werden. Die Vorlage der Vorlage wird es in Zukunft nicht mehr geben. Dies spart Zeit und ermöglicht einen einheitlichen Auftritt gegenüber dem Kunden.
Vorteile von digitalen Akten
Zentrale Plattform
Informationssilos abbauen und alles in einer Plattform erledigen.
Schnell Infos finden
Dank Volltext-Suche Infos innert Sekunden finden - egal wo sie gespeichert sind.
Überblick behalten
Alle Mitarbeiter behalten den Überblick über sämtliche Informationen und Aufgaben.
Wissenstransfer
Wissen im Unternehmen einfacher teilen und übergeben.
Risiken minimieren
Fehlerrisiken minimieren und gleichzeitig Mitarbeiter entlasten.
Nachvollziehbarkeit
Erhöhung der Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Fortschritten sicherstellen.
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