Digitales Workflow Management

Geschäftsprozesse digitalisieren - Zeit und Kosten sparen

Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen erhöhen Unternehmen die Produktivität, verkürzen die Durchlaufzeiten und verringern das Fehlerrisiko. Digitale Geschäftsprozesse führen zu massiven Kostenersparnissen bei der täglichen Büroarbeit.

Geschäftsprozesse digitalisieren

Digitale GEschäftsprozesse sparen Zeit und Kosten

Warum digitale Prozesse

Der Aufwand von manuellen, Papier basierten Prozessen ist enorm. Freigaben von Rechnungen, Verträgen oder Offerten in Papierform führen zu langen Durchlaufzeiten und Intransparenz. Zudem sind die Dokumente nicht digital abgelegt.
Um auch in Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben, müssen Unternehmensprozesse so schlank und einfach wie möglich gehalten werden. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mittels unseren Workflow Management Ansätzen vereinfacht und verkürzt Ihre Prozesse. Mitarbeiter werden entlastet und können sich auf das wesentliche konzentrieren. Zudem wird die Transparenz für das Management erhöht und Fehlerrisiken minimiert.

Produktivität steigern

Dank Digitalisierung von Geschäftsprozessen können Mitarbeiter mehr in kürzerer Zeit erledigen. Die Durchlaufzeit der einzelnen Aufgaben und Freigabeprozessen sinkt.

Fehlerrisiken minimieren

Bei digitalen Prozessen werden Benutzer geführt und mögliche Fehlerquellen werden auf ein Minimum reduziert.

Transparenz erhöhen

Der aktuelle Stand kann in jedem Geschäftsprozesse jederzeit eingesehen werden - auch im Home-Office oder von unterwegs. Die Prozesstransparenz und Nachvollziehbarkeit wird verbessert.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen - so geht's

Intelligente Software-Lösungen für die Dokumenten-Erfassung und -Verarbeitung erledigen diese Prozessschritte einfacher und automatisiert. Mit auf Ihre Bedürfnisse angepasste Workflows können Sie verschiedenste Dokumententypen bzw. Freigabeprozesse wie z.B. bei Rechnungen, Forderungen, Bestellungen, Bewerbungen oder weitere Formulare aus beliebigen Quellen zentral erfassen, verarbeiten und am richtigen Ort ablegen oder verteilen. Zudem kann mittels Suchfunktion einfach nach Inhalten sämtlicher Dokumente gesucht werden. Rechtssicherheit wird durch Versionierung und Zugriffskontrollen garantiert.

Die Freigabe funktioniert einfach und schnell per Mausklick. Die Aufgabe bzw. das Dokument wird anschliessend automatisch dem nächsten, zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Die Zuständigkeiten können automatisch z.B. anhand vom Kunden, Lieferanten oder Projekt/Kostenstelle von der Software ermittelt werden. Es müssen keine Papiere mehr überreicht werden. 

Mit den effizienten Abläufen unserer Softwarelösung können KMU jeder Grösse schnell messbare Erfolge in der digitalisierten Dokumentenverarbeitung erzielen. Durch die Automatisierung wird der Workflow nicht nur gewinnbringender, sondern auch nutzerfreundlicher, was sich wiederum positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirkt.

 

Geschäftsprozesse digitalisieren - Workflow Beispiel
Beispiel Workflow für Posteingangsverarbeitung mit Freigabeprozess

Freigabe per Klick

Rechnungen, Bestellungen oder andere Dokumente per Klick freigeben. Dank Digitalisierung geht die Freigabe deutlich schneller.

Vielfältige Einsatzgebiete

Sämtliche Freigabe-, Kontroll-, und Verarbeitungsprozesse können einfach digitalisiert werden. 

Individuell für Ihr KMU

Digitale Workflows lassen sich innert Minuten anpassen und sind auf Ihr KMU zugeschnitten.

Workflow Funktionalitäten

Die integrierten Workflow Funktionalitäten in unseren Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bieten alle Möglichkeiten, die Sie für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse zur Steigerung Ihrer Produktivität benötigen.

Anhand von Kunden, Lieferanten, Projekten oder Kostenstellen können Aufgaben oder Freigaben automatisch dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen werden. Manuelles Sortieren entfällt.

Anhand von einzelnen Kriterien wie z.B. Rechnungsbetrag, Produktbereich, Abteilung, Kostenstelle, Vorgesetzten des Mitarbeiters oder beliebigen anderen Kriterien können Freigabe Prozesse unterschiedlich gehandhabt werden. Den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt – der Workflow passt sich Ihren spezifischen Bedürfnissen an.

Dank Workflows können Fristen automatisch gemanagt werden. Läuft zum Beispiel ein Vertrag bald aus, kann der zuständige Mitarbeiter automatisch den Vertrag als Aufgabe zugewiesen bekommen. Mitarbeiter müssen somit Termine nicht selbst managen, sondern werden durch das System zielgerichtet unterstützt. Das Management hat zudem jederzeit eine Übersicht, wann welche Verträge auslaufen. Separate Excel Listen entfallen.

Bei Projekten mit mehreren Pendenzen und Aufgaben unterstützen Checklisten die Mitarbeitenden bei der Abarbeitung der Aufgaben und vermindern das Fehlerrisiko. So kann z.B. das Projekt nur abgeschlossen werden, wenn spezifische Kriterien erfüllt sind.

Wiederkehrende oder aufwendige Prozesse können automatisiert und dadurch massiv verkürzt werden. So können z.B. abhängig von anderen Kriterien automatisch neue Aufgaben/Prozesse gestartet werden und dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden. Dies entlastet den Koordinationsaufwand deutlich.

Anwendungsgebiete von digitalen Workflows

Rechnungswesen

Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen per Mausklick freigeben.

Bestell- und Offerten

Bestellungen oder Offerten digital einfach kontrollieren und freigeben.

Vertragsmanagement

Verträge digital signieren und bei Ablauf automatisch benachrichtigt werden.

Posteingang/Ausgang

Eingehende und ausgehende Dokumente digital via Workflow verarbeiten.

Projekt-Management

Projekte mit Checklisten und Workflows transparent managen.

Personalwesen

Personalprozesse digitalisieren und Anträge einfach freigeben.

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