Posteingang effizienter abarbeiten

Digitaler Posteingang - der erste Schritt zum papierlosen Büro

Ein digitaler Posteingang bildet der erste Schritt in Richtung Digitalisierung und vereinfacht das Dokumenten Management über sämtliche Eingangskanäle. Die elektronische Posteingangsverarbeitung sorgt für mehr Effizienz und Transparenz.

Geschäftsprozesse digitalisieren

Elektronische Posteingangsverarbeitung spart Zeit und Kosten

Warum digitaler Posteingang

Dokumente kommen heute auf unterschiedlichen Kanälen ins Unternehmen, hauptsächlich per Post oder digital per E-Mail. Die physische Verteilung oder das Weiterleiten per E-Mail sorgt für Intransparenz und keine zentrale, einheitliche Verwaltung der Eingangspost. 

Eine digitale Posteingangsverarbeitung können eingehende Dokumente – egal von welcher Quelle – schnell und einfach digitalisieren, klassifizieren und an den zuständigen Mitarbeiter verteilen. Ein digitaler Posteingang bildet die Basis für die elektronische Archivierung, verhindert lange Liegezeiten und vereinfacht die Zusammenarbeit. Zudem kann auch im Home-Office oder von unterwegs darauf zugegriffen werden. 

Erster Schritt zum Papierlosen Büro

Der digitale Posteingang ist die Voraussetzung für die elektronische Archivierung von Dokumenten und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

schnellere Abwicklung des Posteingangs

Die Verteilung und Verwaltung von Dokumenten funktioniert mit einem digitalen Posteingang einfacher und schneller. Zudem werden alle Aktivitäten in Zusammenhang mit dem Dokument festgehalten (Audit Trail).

Auskunftsfähigkeit und servicequalität

Der digitale Posteingang beschleunigt die Auskunftsfähigkeit. Jeder Mitarbeiter findet die gewünschten Infos und den aktuellen Stand sofort. Dies erhöht zudem die Servicequalität gegenüber Kunden und Lieferanten.

So funktioniert der digitale Posteingang

Eine digitale Posteingangssoftware überwacht sowohl Scan-Ordner wie auch E-Mail Postfächer. In einem ersten Schritt wird das Dokument in die Software automatisch importiert und anschliessend zwecks Klassifikation analysiert. Dabei wird z.B. ermittelt, ob es sich um eine Bestellung, einen Lieferschein oder einen Vertrag handelt. Schliesslich werden relevante Daten aus dem Dokument extrahiert. Dies können beispielsweise der Lieferant, Dokumentennummer, Dokumentendatum oder Beträge sein. 

 

Digitaler Posteingang mit smart FIX
Digitaler Posteingang - automatische Verarbeitung

Nach der Klassifikation und Extraktion der relevanten Daten, müssen ggf. einzelne ausgelesene Werte durch den Benutzer validiert werden. Anschliessend wird das Dokument inklusive der ausgelesenen Metadaten dem Nachfolgesystem weitergeleitet. Dies kann entweder ein ERP oder auch ein Dokumenten Management System (DMS) sein. In einem Dokumenten-Management System besteht die Möglichkeit, die elektronische Post automatisiert dem zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung oder Freigabe weiterzuleiten. Flexible digitale Workflows sorgen dafür, dass jedes Unternehmen seine Dokumente digital einfach verarbeiten kann.

 

Selbstlernende Software mit künstlicher Intelligenz

Die Software für den digitalen Posteingang ist selbstlernend und die Erkennung der ausgelesenen Daten steigt mit der Zeit.

Prozessautomatisierung

Dank den ausgelesenen Metadaten können Prozesse anschliessend in einem DMS via Workflow automatisiert werden. Die Bearbeitungszeit sinkt.

Elektronische Archivierung

Dank der Digitalisierung ab dem Posteingang ist das Dokument automatisch in einem DMS revisionssicher elektronisch archiviert.

Möglichkeiten beim digitalen Posteingang

Ein digitaler Posteingang lohnt sich für eine Vielzahl von Unternehmen und Anwendungsfällen.

Anhand von Kunden, Lieferanten, Projekten oder Kostenstellen können Aufgaben oder Freigaben automatisch dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen werden. Manuelles Sortieren entfällt.

Anhand von einzelnen Kriterien wie z.B. Rechnungsbetrag, Produktbereich, Abteilung, Kostenstelle, Vorgesetzten des Mitarbeiters oder beliebigen anderen Kriterien können Freigabe Prozesse unterschiedlich gehandhabt werden. Den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt – der Workflow passt sich Ihren spezifischen Bedürfnissen an.

Dank Workflows können Fristen automatisch gemanagt werden. Läuft zum Beispiel ein Vertrag bald aus, kann der zuständige Mitarbeiter automatisch den Vertrag als Aufgabe zugewiesen bekommen. Mitarbeiter müssen somit Termine nicht selbst managen, sondern werden durch das System zielgerichtet unterstützt. Das Management hat zudem jederzeit eine Übersicht, wann welche Verträge auslaufen. Separate Excel Listen entfallen.

Bei Projekten mit mehreren Pendenzen und Aufgaben unterstützen Checklisten die Mitarbeitenden bei der Abarbeitung der Aufgaben und vermindern das Fehlerrisiko. So kann z.B. das Projekt nur abgeschlossen werden, wenn spezifische Kriterien erfüllt sind.

Wiederkehrende oder aufwendige Prozesse können automatisiert und dadurch massiv verkürzt werden. So können z.B. abhängig von anderen Kriterien automatisch neue Aufgaben/Prozesse gestartet werden und dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden. Dies entlastet den Koordinationsaufwand deutlich.

Anwendungsgebiete vom digitalen Posteingang

Rechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungen automatisiert und schnell verarbeiten.

Bestellwesen

Bestellungen oder Lieferscheine automatisiert einlesen, relevante Daten extrahieren und zur Verarbeitung weitergeben.

Archivierung von Dokumenten

Mit dem digitalen Posteingang können Dokumente automatisiert elektronisch archiviert werden.

Dokumenten Verteilung

Dokumente anhand von Zuständigkeiten automatisch zum richtigen Mitarbeiter lenken.

Medizinische Post

Medizinische Dokumente im Gesundheitswesen können ausgelesen und einfacher verarbeitet werden.

Personalwesen

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