Das M-Files Starterpaket für kleine KMU

Um ein Dokument zu finden, kann ein beliebiger Suchbegriff in der Suchzeile eingegeben werden. Die intelligente Volltext-Suche sucht den Begriff sowohl im Dokument selbst wie auch im Titel und in den Metadaten.

In M-Files werden Geschäftsdaten basierend auf deren Inhalten organisiert, unabhängig vom Speicherort im Unternehmensnetzwerk. Ganz gleich, ob sich diese Informationen auf der M-Files Plattform oder in anderen Systemen befinden, Sie können diese über eine einzige Oberfläche aufrufen und organisieren. Dank dem modernen Metadaten Prinzip werden Informationssilos aufgebrochen. Sie suchen nicht mehr nach dem «Wo», sondern müssen nur noch wissen, nach «Was» Sie suchen. Bei der Datenspeicherung brauchen Sie sich keine Gedanken mehr über die Namensgebung oder Ordnerstruktur zu machen. Menschliche Fehlerquellen in der täglichen Arbeit werden in Folge dessen auf ein Minimum reduziert.

Im Vergleich zu klassischen Ordnerstrukturen oder anderen Dokumenten-Management-Lösungen bietet M-Files den weiteren Vorteil, dank den Metadaten Informationen intelligent zu vernetzen. Für Benutzer entsteht so mehr Relevanz und Transparenz im Arbeitsalltag. Die Anwendungsfälle von solchen Informationsverknüpfungen sind vielfältig.

Dokumente werden z.B. Kunden, Lieferanten, Projekten oder Prozessen oder mit Personen verknüpft. So entsteht eine digitale Akte, was den schnellen Informationszugang sowie die Übersichtlichkeit und die Selbstbedienung der Mitarbeitenden fördert.

In unserem DMS Office Startpaket ist die digitale Kundenakte, Projektakte, Produktgruppen Akte und Reklamationsakte bereits angelegt und einsatzbereit.

Dank dynamischen Ansichten können sich Mitarbeitende in M-Files Informationen und Dokumente so anzeigen lassen, wie sie es sich wünschen. Dies kann pro Team oder Mitarbeiter unterschiedlich sein. Mitarbeiter in der Buchhaltung können sich z.B. noch offene Rechnungen, überfällige Rechnungen oder Rechnungen über einem bestimmten Betrag anzeigen lassen. Dokumente können beispielsweise nach Kunde, Projekt, Jahr, zuständigem Mitarbeiter oder nach weiteren beliebigen Kriterien geordnet und angezeigt werden. Das Dokumenten Management System M-Files bietet so individuelle Zugänge nach den Bedürfnissen des Mitarbeiters bei gleichzeitig übergreifender, klaren Dokumentenstruktur. 

M-Files bietet eine revisionssichere Archivierung und erfüllt sämtliche Compliance Anforderungen. 

Dank der Versionierung ist jede Änderung nachvollziehbar und dokumentiert.

M-Files verfügt über ein intelligentes, metadatenbasiertes Berechtigungskonzept zur Erfüllung sämtlicher Datenschutz und Compliance Vorgaben. 

So können beispielsweise Personalakten der HR-Abteilung sowie die einzelne Akte dem betroffenen Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Berechtigungen können auch Workflow-Status basiert oder je nach Projektzugehörigkeit automatisch gesteuert werden.