Dokumenten Management Systeme (DMS)

Mit intelligentem Dokumenten Management zeit und Kosten sparen

Dokumenten Management Systeme (DMS) erleichtern das Verwalten, Suchen und Finden von Informationen aller Art. Gleichzeitig werden Ihre Geschäftsprozesse digitalisiert. Dadurch entsteht eine massive Zeitersparnis bei Ihren Mitarbeitern.

M-Files Dokumenten-Management-System

Clever Effizienz und Produktivität steigern

Warum
Dokumenten-Management?

Mitarbeiter verschwenden heute 30% des Arbeitstages mit der Suche nach Informationen (Quelle: IDC), wie z.B. Dokumenten, Verträge, Rechnungen und anderen Dateien. Unübersichtliche Projektablagen, sowie mehrere Quellen wie z.B. Sharepoint, Dropbox, Google Drive oder Netzwerk-Laufwerke verschärfen die Situation. Auch der chaotische Austausch von Dokumenten via E-Mail stellt öfters ein Problem dar. Dies führt täglich zu versteckten Ineffizienzen und einem Produktivitätsverlust.

Um in Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben, müssen Unternehmen zeitfressende, repetitive Aufgaben eliminieren. So werden Mitarbeiter von nicht wertstiftenden Tätigkeiten entlastet und können sich wieder auf Ihre Kunden und Projekte fokussieren.

Kontrolle über Dokumente und Daten

Schluss mit der ewigen Suche nach Dokumenten, Verträgen und Rechnungen. Kein Datenchaos, keine Dubletten und Versionsprobleme mehr. Das Ablegen und Finden von Informationen in Sekunden ist deutlich einfacher. Dabei spielt es keine Rolle, wo Ihre Daten liegen.

Zeit für Ihr Kerngeschäft

Mit unseren modernsten Dokumenten-Management-Systemen bzw. Enterprise Content-Management Lösungen für Firmen jeder Grösse in jeder Branche haben Sie wieder Zeit für Ihr eigentliches Geschäft.

Datenschutz und Compliance erfülllen

Risiken minimieren und Regulatorien, Datenschutz-Gesetze und Compliance-Standards sowie eine revisionssichere, digitale Archivierung können mit intelligenten Dokumenten Management Systemen einfach umgesetzt werden.

Ihr papierloses Dokumenten Management

Dokumenten Management Systeme (DMS) sind Ihr Einstieg in ein papierloses Büro.

Moderne Dokumenten Management Systeme (DMS) wie z.B. M-Files bilden die Grundlage für ein intelligentes Informationsmanagement über alle Datenquellen hinweg (auch Enterprise Content Management genannt). So erhalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und Dokumente zurück, erfüllen alle gängigen Compliance Standards und rechtlichen Anforderungen für ein revisionssicheres, digitales Archiv. Unsere Dokumenten-Management-Systeme (DMS) fungieren als eine all-umfassende Informations-Management Plattform für eine clevere und effiziente Dokumentenverwaltung. 

Greifen Sie schnell und einfach von überall auf Ihre Informationen zu. Dank der innovativen, metadatenbasierten Architektur sind Ihre Daten optimal verwaltet. Schluss mit Datensilos – suchen und finden Sie Ihre Daten blitzschnell und ohne Umwege. Unsere DMS Lösung lässt sich problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren (Cloud oder on-premise).

M-Files DMS Software

Digitale Workflows

Dank unserer DMS Software haben Sie ihre Geschäftsprozesse im Griff. Sie optimieren Ihre Workflows, haben den Überblick über Aufgaben und Fristen und können Ihr Unternehmen effizient steuern.

Finden statt Suchen

Dank der innovativen, metadatenbasierten Architektur sind Ihre Daten optimal verwaltet. Schluss mit Datensilos – suchen und finden Sie Ihre Daten blitzschnell und ohne Umwege. Unsere DMS Lösung lässt sich problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren.

Revisionssicheres Archiv

Alle Dokumente sind revisionssicher abgelegt und archiviert – dank Versionskontrolle. Alle gesetzlichen Anforderungen gemäss GeBüV sind erfüllt. Die DSGVO Standards können ebenfalls erfüllt werden. DMS Lösungen sind dafür geschaffen und zertifiziert.

Funktionalitäten

Dokumenten Management Systeme (DMS) bieten eine umfassende Lösung für die gesamte Dokumenten- und Prozessverwaltung. 

Dank der Volltext-Suche müssen nur Schlagwörter eingegeben werden. Die DMS-Software sucht auch im Dokumenten-Inhalt. Suchzeiten können so massiv verkürzt werden.

Dank der integrierten Versionskontrolle werden in der DMS-Lösung sämtliche Veränderungen am Dokumenten-Inhalt oder an den Metadaten protokolliert. Somit ist die revisionssichere Ablage und Archivierung gemäss GeBüV sichergestellt. 

Keine Vorlage von der Vorlage mehr. Dank dem integrierten Vorlagen-Management können Vorlagen einfach verwaltet werden und relevante Daten wie z.B. Ersteller, Kunde oder Mitarbeiter automatisch vorabgefüllt werden. Praktisch bei Verträgen, Protokollen oder anderen kunden- und projektrelevanten Dokumenten.

Titel können automatisch anhand von den zugewiesenen Metadaten vergebeben werden. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über die Benennung von Dokumenten machen. 

Von überall – aus dem Home-Office oder unterwegs – auf sämtliche Daten ohne VPN sicher zugreifen. So können Sie bei Kunden die gesamte Akte auf einen Blick einsehen oder im Team ohne lästiges Nachfragen effizient und einfach zusammenarbeiten.

M-Files Dokumenten Management System (DMS)

Vorteile von Dokumenten Management Systemen

Effizienz Erhöhen

Effizienz in betrieblichen Prozessen und im Dokumenten-Management erhöhen.

Datenqualität verbessern

Klare Struktur erzielen - keine Dubletten oder Versionskonflikte mehr.

Silos abbauen

Keine Datensilos und unterschiedlichen Dokumenten-Ablagen mehr.

Benutzerfreundlich

Hohe Benutzerakzeptanz dank idealer Usability und starker Windows Integration.

Keine Datenmigration

Dank Anbindung bestehender Datenbestände keine Migration notwendig.

Automatisierung

Dank integriertem Workflow-Management können Prozesse digitalisiert und automatisiert werden.

Jetzt Demo vereinbaren

Vereinbaren Sie einen Demo-Termin zu unseren Dokumenten- und Informationsmanagement Lösungen und lassen Sie sich inspirieren, wie Sie Ihre Dokumenten Ablage besser organisieren und Workflows digitalisieren können.

Möchten Sie Ihr Dokumenten Management verbessern?

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf – wir beraten Sie gerne.

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