Dokumenten Managementdank DMS im Griff

Dokumenten Chaos gehört der Vergangenheit an.
Mit moderner Dokumenten Management Software (DMS)
Effizienz und Qualität steigern.

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Dokumenten-Management (DMS) Software für KMU mit digitaler Archivierung, Volltextsuche und Workflow Automation.

200% ROI mit einem modernen DMS

Administrative Mitarbeitende und Wissensarbeiter benötigen über 60 Minuten pro Tag fürs Ablegen, Verwalten und Suchen von Dokumenten. 21% des Produktivitätsverlusts sind auf Dokumenten Probleme zurückzuführen. Diverse Ablagen, mehrere Versionen, Dokumenten Austausch per Mail und chaotische Explorer Strukturen stellen bei wachsenden Datenmengen ein immer grösseres Problem dar.

Produktiver Arbeitsplatz sicherstellen

Dank intelligenten Tools für die Ablage, Suche und das Teilen von Dokumenten wertvolle Zeit sparen. Es bleibt mehr Zeit für Ihr eigentliches Geschäft.

Grundlage für papierloses Büro schaffen

Dokumenten Management Systeme (DMS) stellen sicher, dass alle ihre Dokumente rechtskonform digital archiviert und innert Sekunden im Google Prinzip wiederauffindbar sind.

nDSG & Compliance sicherstellen

Dank intelligentem Berechtigungsmanagement, unveränderbarer Protokollierung und weiteren Funktionen stellen Sie Rechtskonformität Ihres digitalen Archivs sicher.

Jeden Tag 30 Minuten Zeit sparen

smart Arbeiten mit einem DMS

Mit einem Dokumenten Management System arbeiten Sie "smart" und papierlos. Dank der intelligenten und einfachen Ablage jeden Tag 30 Minuten pro Mitarbeiter an Zeit sparen.

Posteingang automatisieren dank KI

Mit dem digitalen Posteingang eines DMS und künstlicher Intelligenz fällt das manuelle Scannen, klassifizieren, sortieren, ablegen und benennen von Dokumenten weg.

Digitale Rechnungsverarbeitung - Rechnungen dank KI auslesen und mit einem Klick freigeben
Digitale Akte mit einer Dokumenten Management (DMS) Software wie z.B. DocuWare oder M-Files

Dokumente in 10s finden

Mit einem DMS Dokumente finden wie bei Google - ohne Blättern in Papierordnern oder durchwühlen von Explorer Ablagen. Dank Filtermöglichkeiten und Dashboards die wichtigen Infos immer griffbereit.

Prozesse automatisieren mit Workflows

Dank Workflows Verarbeitungsprozesse mit einem DMS vereinfachen und automatisieren. Checklisten, Fristen und Erinnerungen helfen, immer das Wichtige im Blick zu behalten. Mitarbeiter werden entlastet.

Flexible Freigabeworkflows bei der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Ihr Nutzen eines DMS

Dokumenten Chaos beenden

Einheitliche Strukturen sicherstellen und Redundanzen vermeiden.
Die Datenqualität wird verbessert.

Prozesse optimieren

Geschäftsprozesse werden optimiert und konsistent implementiert.
Die Prozessqualität steigt, Geschäftsrisiken sinken

Self-Service erhöhen

Mitarbeiter finden die Informationen selbst und Rückfragen und Ineffizienzen werden vermieden.

Zufriedenere Mitarbeiter und Kunden

Die interne Zusammenarbeit und externe Service gegenüber Kunden verbessert sich.

Sicherheit & Compliance sicherstellen

Dokumente rechtskonform nach GeBüV archivieren und Zugriffe nDSG konform intelligent verwalten.

Standortunabhängig arbeiten

Mobil und aus dem Home-Office uneingeschränkt arbeiten dank digitalen Prozessen.

DMS Anwendungsfälle

Digitale Akte

Mit einer DMS Software lösen Sie Ihre Papierakten ab. Dank einfachem Digitalisieren und intelligenter Datenextraktion werden Dokumente klassifiziert und relevante Daten extrahiert. In Sekunden sind die Dokumente im DMS rechtskonform archiviert und stehen im Kontext zueinander. Die "Digitale Akte" modernisiert die Dokumentenverwaltung, steigert die Effizienz und minimiert Fehlerquellen.

Digitale Akte mit einem Dokumenten Management System (DMS) verbessert die Übersicht und die Suche sowie den Dokumentenzugriff.

Vertragsmanagement digitalisieren

Dank einem DMS kann das Vertragsmanagement digitalisiert und automatisiert werden. Fristen zu ablaufenden oder erneuernden Verträgen sehen Sie dank Dashboards auf einen Blick. Zuständige werden dank Fristen-Workflow rechtzeitig erinnert. Höhere Transparenz weniger Risiken und Kosteinsparungen sind die Folgen. Mittels elektronischer Signatur können Verträge zudem digital unterzeichnet und automatisch archiviert werden.

Digitales Vertragsmanagement mit einer Dokumenten Management Software (DMS)

Digitale Personalakte

Dank der DMS Software können Personalakten nahtlos digitalisiert und sicher sowie rechtskonform archiviert werden. Durch die zentrale Speicherung, einfache Suche und sichere Zugriffskontrolle ermöglicht die digitale Personalakte effizientes Management von HR Informationen. Mit Workflows für die Rekrutierung, das Onboarding und die Mitarbeiterentwicklung vereinfachen Sie zudem Ihr gesamtes HR Management.

Digitale Personalakte mit einer Dokumenten Management Software (DMS)

Digitales QMS

Eine DMS/ECM Lösung bietet eine zentrale Verwaltung für sämtliche QM Daten wie z.B. SOP's bis hin zum Change Management und der Audit-Vorbereitung. Workflows automatisieren die Dokumentenlenkung. Prüf- und Genehmigungs-Aufgaben werden automatisch rechtzeitig zugewiesen.

Qualitätsmanagement (QMS) mit M-Files oder Microsoft SharePoint.

für KMU

DMS Software

Die DMS Software Lösungen unterscheiden sich in Ihren primären Anwendungsfällen. Wir beraten Sie gerne für Ihre Bedürfnisse.

ab CHF 10.- / Mt. / Benutzer

ms:one workplace

Digitaler Arbeitsplatz mit Microsoft SharePoint
Out-of-the-box nutzbar
Mit Projekt- und Augabenverwaltung
Ideal für Projekt- und Aufgaben Management
Externer Dokumentenaustausch vorkonfiguriert
Integriert in Microsoft 365 & SharePoint
ab CHF 42.- / Mt. / Benutzer

DocuWare

#1 DMS Software für administrative Prozesse
Out-of-the-box nutzbar
Ideal für Rechnungsverarbeitung
Digitale HR Akte
Vertragsmanagement
Professionell in der Cloud betrieben
ab CHF 33.- / Mt. / Benutzer

M-Files

ECM/DMS für projektbasierte Unternehmen
Ausgeprägter Individualisierungsgrad
Umfangreiches Vorlagen-Management
Ideal für Treuhänder & Rechtsanwälte
Externer Dokumentenaustausch
Betrieb auf eigener Infrastruktur
Dario Wieland - Business Consultant für Digitalisierung und Dokumenten-Management.
IN 60 MINUTEN

Ihre passende Lösung ermitteln

Finden Sie mit unserem Digitalisierungs-Experten die für Sie passende Lösung.

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FAQ DMS

Häufige Fragen zum Dokumenten Management

Was ist Dokumenten-Management?

Dokumenten Management, oder kurz DMS, ist eine moderne Lösung, um den Umgang mit Geschäftsdokumenten zu vereinfachen. Stellen Sie sich ein digitales Archiv vor, in dem Sie all Ihre Unterlagen – von Verträgen über Rechnungen bis hin zu Berichten – sicher und geordnet ablegen können. Das Beste daran? Sie benötigen kein technisches Know-how. Als Geschäftsführer eines kleinen oder mittleren Unternehmens müssen Sie sich nicht um komplizierte Technologien kümmern. Ein DMS ermöglicht es Ihnen, Dokumente mühelos zu speichern, blitzschnell zu finden und problemlos mit Ihrem Team zu teilen. Diese smarte Lösung spart Zeit, schafft Ordnung in Ihren Abläufen und sorgt dafür, dass wichtige Informationen stets griffbereit und geschützt sind.

Ist Microsoft SharePoint revisionssicher?

Ja, Microsoft SharePoint bietet grundsätzlich Funktionen zur Revisionssicherheit, die dazu beitragen, die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Durch Versionierung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails können Änderungen an Dokumenten verfolgt und protokolliert werden. SharePoint ermöglicht es Unternehmen, gesetzliche Anforderungen im Hinblick auf Datenintegrität und Compliance zu erfüllen. Aber Achtung: SharePoint ist nicht out-of-the-box revisionssicher und somit rechtskonform. Bei der Implementierung ist es wichtig, die individuellen Compliance-Bedürfnisse Ihres KMU zu berücksichtigen und die Einstellungen entsprechend anzupassen. Unser ms:one Workplace ist out-of-the-box korrekt vorkonfiguriert für eine rechtskonforme, digitale Archivierung.

Wozu ist eine automatisierte Rechnungsverarbeitung notwendig?

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Cloud DMS oder on-premise, was ist besser geeignet?

Die Entscheidung zwischen Cloud DMS und On-Premise hängt von den Bedürfnissen Ihres KMU ab. Cloud DMS bietet flexible Skalierbarkeit, einfache Wartung und globale Zugänglichkeit, während On-Premise mehr Kontrolle über Daten ermöglicht. Cloud DMS reduziert die IT-Kosten und ermöglicht schnelle Implementierung, während On-Premise die Datenhoheit betont. Für KMU ohne eigene IT-Abteilung und bestehende IT-Infrastruktur mit MS SQL Server empfehlen wir tendenziell eher ein Cloud DMS wie z.B. DocuWare. Dank dem professionellen Betrieb sind höchste Datensicherheit, 24/7 Performance und Sicherheitsmonitoring und georedundantes Backup bereits dabei. Eine individuelle Empfehlung auf Basis Ihrer Anforderungen evaluieren wir gerne in einem Gespräch mit Ihnen.

Was ist der Unterschied zwischen einem ECM und einem DMS?

Im Geschäftsumfeld bezieht sich ECM auf Enterprise Content Management, während DMS für Dokumenten Management System steht. Der Hauptunterschied liegt in ihrem Umfang: ECM umfasst die strategische Verwaltung von Unternehmensinhalten über ihren gesamten Lebenszyklus, einschließlich Dokumenten. DMS hingegen konzentriert sich speziell auf die effiziente Organisation, Speicherung und Auffindbarkeit von Dokumenten. Während DMS ideal ist, um Ihre Dokumente zu ordnen, ermöglicht ECM eine umfassendere Steuerung Ihrer geschäftskritischen Informationen, was besonders für KMUs eine wertvolle strategische Investition sein kann.

Was kostet eine DMS Lösung?

"Die Kosten für eine DMS Software variieren und hängen von mehreren Faktoren ab, wie z.B. Grösse des KMU, gewünschten Funktionen, Anzahl Nutzerlizenzen, Art der Bereitstellung (Cloud vs. on-premise) und gewünschte Schnittstellen zu ERP-Systemen.

Abhängig von der Bereitstellung und Grösse Ihres Unternehmens kann zwischen 15 CHF und 70 CHF pro Mitarbeiter und Monat gerechnet werden. Wenn ein Mitarbeiter pro Monat also zwischen 15 Minuten und 70 Minuten Zeit spart, lohnt sich die Invesition in eine DMS Software bereits."

Worin liegt der Unterschied zwischen DocuWare, ELO, Kendox und M-Files?

"Die Unterschiede zwischen DocuWare, ELO, Kendox und M-Files liegen in ihren individuellen Stärken und Funktionen im Bereich des Dokumentenmanagements. DocuWare zeichnet sich durch seine Benutzerfreundlichkeit und Workflow-Automatisierung aus. Die Software eignet sich vor allem für die Digitalisierung von klassischen Büroprozessen wie z.B. die Rechnungsverarbeitung oder für eine digitale Personalakte. ELO hingegen fokussiert sich vor allem auf das regulatorische Umfeld und Behörden, da es auch dort seinen Ursprung hat. Kendox konzentriert sich auf das Dokumenten-Management mit benutzerdefinierten Workflows und die Ablage von Dokumenten. M-Files hingegen brilliert mit intelligentem Informationsmanagement und die Digitalisierung von Dokumenten unabhängigen Prozessen sowie eine stark Kontext basierte Ansicht, was vor allem im Projekt-Management und in grösseren KMU zu Gute kommt.

Bei der Wahl zwischen diesen Lösungen sollten KMUs ihre spezifischen Anforderungen, wie Prozessautomatisierung, Integration in bestehende Systeme und Budget, berücksichtigen. Eine genaue Analyse Ihrer Geschäftsbedürfnisse wird Ihnen dabei helfen, die am besten geeignete DMS-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden."

Wie starte ich ein DMS Projekt am besten?

Der Beginn eines DMS-Projekts erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Zuerst sollten Sie Ihre geschäftlichen Ziele, Herausforderungen und Anforderungen analysieren und festhalten. Wir unterstützen Sie gerne dabei. Dann wählen Sie eine DMS-Software aus, die diese Anforderungen auch langfristig erfüllt. Da Digitalisierung von Geschäftsprozesse und die Einführung einer DMS Software oftmals mehr ein Business Projekt ist und somit mit einem Change-Management verbunden ist, empfehlen wir in kleinen Schritten zu starten und den Fokus auf die Schulung und Begleitung zu legen. Dies fördert die Mitarbeiterakzeptanz und insgesamt den Erfolg von DMS- und Digitalisierungsprojekten.