Digitale Archivierung

« Ich will meine Daten einfach und schnell archivieren. »

Digitale Archivierung

Archivieren Sie Ihre Daten einfach und schnell.

Ich will eine höhere Produktivität.

Ich möchte Daten in unserem Archiv schneller finden.

Ich will die gesetzlichen Vorschriften einhalten.

Anwendungsfall

Herausforderung

Unternehmen stehen oftmals vor der Herausforderung, eine grosse Anzahl von Dokumententypen archivieren zu müssen. Eine physische Archivierung ist heute aufgrund der riesigen Datenmengen schlicht unmöglich geworden. Dies unter anderem auch aufgrund der Datenschutzgesetze, die zwingend eingehalten werden müssen. Je nach Dokumenttyp sind die Aufbewahrungs- und Löschungspflichten unterschiedlich. Zudem muss die Revisionssicherheit gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass Dokumente im Original und unveränderbar abgespeichert werden müssen. Zusätzlich sollten sie maschinell auswertbar (durchsuchbar) und jederzeit auffindbar sein. Die Löschungspflicht der neuen Datenschutzverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass Dokumente per Stichdatum automatisiert gelöscht werden können. Neben den gesetzlichen Auflagen sollen Dokumente ausserdem schnell erfasst und digital verarbeitet werden können, damit keine unnötigen Personalressourcen daran gebunden werden.

Lösung

Dank der Anbindung der Multifunktionsgeräte an eine revisionssichere Archivierungslösung können Dokumente jeden Typs einfach und schnell eingelesen werden. Die Dokumentenbenennung und die Ablage funktionieren automatisch gemäss vordefinierten Regeln und Workflows. Mühsame Scan-Prozesse gehören so der Vergangenheit an. Digitale Archivierung hilft Ihnen ausserdem, sämtliche rechtlichen Aspekte der Datenschutzverordnung einzuhalten.

Vorteile

Unsere Digitale Archivierung unterstützt KMU, Daten einfacher und schneller abzulegen, zu archivieren und sie wieder zu finden. Betriebliche Abläufe werden so effizienter gesteuert und die Dokumente nach gesetzlichen Vorgaben archiviert. Sie müssen sich dabei keine Sorgen mehr machen, gesetzliche Bestimmungen aufwendig umzusetzen.

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