Warum Sie ihr Dokumenten Management optimieren sollten

Ineffizientes Dokumenten Management kostet Zeit und Geld

Dokumente und Daten spielen eine essentielle Rolle in einem Unternehmen, da sie alle relevanten Kernprozesse einer Firma betreffen, wie zum Beispiel das Bestell-, Rechnungs- und Vertragsmanagement. Mitarbeiter verschwenden einen wesentlichen Anteil ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen und Finden der benötigten Informationen. Dies sind in der Regel nicht nur einfache Word- oder Excel Dateien, sondern wesentliche geschäftskritische Kunden- und Lieferanteninformationen. Dokumenten Management ist deshalb ein Thema, dem KMU Beachtung schenken sollten.

Die unproduktive Zeit der Mitarbeiter kann einem Unternehmen schnell eine hohe Summe Geld kosten. Eine Studie von IDC (Webster, 2012) beziffert die Ineffizienzen im Dokumenten Handling auf USD 20’000 pro Mitarbeiter pro Jahr. Es kann davon ausgegangen werden, dass es sich in der Schweiz in einem ähnlichen Rahmen verhält. 

Ein gutes Sprichwort dazu kommt vom frühen amerikanischen Kolonist William Penn: „Die Zeit ist das, was wir uns am meisten wünschen, jedoch am schlechtesten einsetzen“.

Die wichtigsten Gründe dafür haben wir für Sie auf Basis des Intelligent Information Management Benchmark Report von M-Files (2019) in folgenden Abschnitten zusammengefasst.

Suchen und Finden von Informationen 

86% der 1500 Studienteilnehmer empfinden es als herausfordernd die gesuchte Information zu finden. Die korrekte Beschriftung und das Ablegen von Dokumenten werden als die wesentlichen Herausforderungen in Bezug auf diesen Prozess gesehen. Die Ursache dafür kann vor allem mit der Tatsache begründet werden, dass durchschnittlich vier unterschiedliche Datenquellen genutzt werden, um Dokumente zu speichern und managen. Die häufigsten Ablageorte sind E-Mail Accounts (69%) und traditionelle Netzwerklaufwerke (55%).

M-Files Dokumenten Management Report Statistik
Unterschiedliche Datenquellen führen zu Zeitverlust

Gemäss dem Report von M-Files sind die Fakten dazu eindeutig. 82% der Befragten sind der Meinung, dass das Navigieren über mehrere Systeme (z.B. Ablagen, ERP/CRM System) die Produktivität negativ beeinflusst.  Über 90% sind überzeugt, dass sie ihren Job einfacher machen können, wenn die aktuellen Daten immer nur von einer Plattform bezogen werden können. Es soll also keine Rolle spielen, ob es sich dabei um Kundendaten im CRM System, Lieferanten Infos aus dem ERP System oder Dokumente auf einem Netz- oder privaten Laufwerk handelt.

Dokumente prüfen, freigeben und unterschreiben

Insbesondere Bestellungen, Rechnungen und Verträge müssen von diversen Personen im Unternehmen gelesen, geprüft, freigegeben und unterzeichnet werden. Dabei sind oftmals mehrere Personen in den Prozess involviert. Ein Beispiel: Der/die Mitarbeitende im Innendienst erstellt eine Lieferantenbestellung, leitet sie dem Einkäufer oder Vorgesetzten weiter, der die Bestellung dann freigibt und unterzeichnet. Schliesslich folgt die Rechnung, welche dann nochmals geprüft und in die Finanzabteilung zur Zahlung weitergeleitet werden muss. 

Zwei Drittel der Befragten im M-Files Report (2019) sagen aus, dass diese Prozesse herausfordernd sind. Ausdrucken, Unterzeichnen und Einscannen von Dokumenten wird als häufigsten Grund genannt (31%). Zu lange, komplizierte Workflows sowie fehlende Aufgaben Notifikationen für einzelne Mitarbeitende sind weitere Probleme, welche die Unternehmen beschäftigen. 

Durch die zunehmende Anzahl von mobilen Mitarbeitern, die z.B. im Aussendienst unterwegs sind, gewinnt das Thema mobile Anwendungen zudem an Bedeutung. Heute können 75% der Mitarbeitenden Dokumente nicht auf einem mobilen Gerät unterzeichnen (M-Files, 2019). Jedoch ist nicht nur das Signieren eine Herausforderung, sondern auch das Suchen und Editieren von Dokumenten auf Mobile Devices. Ein paar weitere Zahlen aus der M-Files Studie sind in der Abbildung unten ersichtlich.

Dokumenten Management Report
Benutzung von privaten Geräten oder Cloud-Speichern

Aufgrund des immer schnelleren Technologiefortschritts sowie aus Kostengründen erlauben heute viele Unternehmen das Benutzen von privaten Geräten im Unternehmen. Zudem ist auch das Einsetzen von privaten Cloud-Speichern wie z.B. Dropbox und Google Drive weit verbreitet. Im der Studie von M-Files (2019) sind es 61%, die mindestens ein privates Gerät oder ein Cloud-Speicher Dienst einsetzen. Mit dieser Praxis sind allerdings gewisse Risiken verbunden. Schatten-IT, ungenügende Datensicherheit und Datenkontrolle sind dabei die grössten Herausforderungen. Hier braucht es nicht nur klare Nutzungsregeln, sondern ein intelligentes Dokumenten Management System, welches die Risiken vermindert und die effiziente Datennutzung über mehrere Quellen möglich macht.

Die Lösung heisst intelligentes Informations-Management System

Die Studie von M-Files (2019) bringt die täglichen Business Herausforderungen hinsichtlich Dokumenten Handling und Arbeitsprozesse an die Oberfläche. Um im kompetitiven Marktumfeld vorne dabei sein zu können und nicht unnötig Zeit und Geld durch Ineffizienzen zu verlieren, ist eine klare Dokumenten Management Strategie sowie eine sinnvolle technische Umsetzung von grosser Bedeutung. Compliance und Audit Themen spielen zusätzlich eine wichtige Rolle. 

Mit einem intelligenten Informations-Management System können Sie sämtliche Herausforderungen adressieren und Risiken hinsichtlich IT-Sicherheit und Compliance minimieren. Folgende Vorteile bringen Ihnen eine moderne Lösung: 

  • Dokumente einfach finden: sie definieren nur, nach was sie suchen. Das „wo“ spielt keine Rolle mehr.
  • Immer mit der aktuellsten Version arbeiten
  • Sie nutzen nur noch eine Datenquelle/Plattform. Diese kann beliebige Datenquellen wiederum erschliessen und synchronisieren.
  • Sie können mobil von überall aus und mit beliebigen Geräten arbeiten
  • Intelligentes Workflow-Management spart Zeit und erhöht die Qualität sowie Prozesskontrolle
  • Prozesse mit künstlicher Intelligenz verkürzen
Dokumenten-Management Services Vertragsmanagment

M-Files ist eine Informations Management Plattform der nächsten Generation. Im Gegensatz zu anderen Enterprise Content Management Systemen (ECM) vereint die Lösung Informationen von unterschiedlichsten Systemen unter einem Dach. Die Metadaten basierte Softwarelösung funktioniert mit künstlicher Intelligenz und löst Ihre Datensilos auf.

Gianluca Sergi

Haben Sie auch in Ihrem Unternehmen Schwachstellen in Bezug auf das Dokumenten Handling identifiziert und möchten mehr über intelligentes Dokumenten Management erfahren?

Gerne analysieren wir mit Ihnen Ihre aktuelle Situation und beraten Sie dazu. Kontaktieren Sie uns unter 081 354 98 98 oder nutzen Sie unser Kontaktformular. 

Über M-Files und den Report
M-Files, der Softwarehersteller der von Gartner ausgezeichneten Dokumenten Management Lösung (DMS/ECM Lösung), liess über ein unabhängiges Marktforschungsinstitut eine Befragung an 1’500 Büroarbeitern durchführen, um die Herausforderungen und relevanten Faktoren im Dokumenten Management besser zu verstehen. Diese sind im „Intelligent Information Management Benchmark Report 2019“ publiziert. Die Befragten kommen aus den USA, Frankreich, Schweiz, UK und weiteren Ländern, diversen Branchen und Funktionsbereichen im KMU und Grosskunden Segment. Der ausführliche Report kann hier heruntergeladen werden: https://go.m-files.com/Global-IIM-Benchmark-Report-EN-US.html

Quellen
Webster, Melissa (2012).IDC. Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT.
M-Files (2019). The 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report. Abgerufen von https://go.m-files.com/Global-IIM-Benchmark-Report-EN-US.html 

Um die Website optimal zu gestalten, verwenden wir Cookies. Durch die weitere Nutzung der Website stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Mehr Informationen

Um die Website optimal zu gestalten, verwenden wir Cookies. Durch die weitere Nutzung der Website stimmst du der Verwendung von Cookies zu.

Schliessen