Schneller auf Informationen zugreifen dank einem Dokumenten-Management-System (DMS)

Kennen Sie diese Herausforderungen?

Mitarbeiter verbringen bekanntlich viel Zeit mit administrativen Aufgaben. Dabei begegnen sie täglich einigen Herausforderungen im Umgang mit Informationen und Dokumenten. Sie kennen bestimmt auch einige davon:

  • Das Papierarchiv wird immer grösser, die Ordner stauen sich und der Platz wird eng
  • Unterschiedliche Ablagesysteme und Orte – jeder Mitarbeiter hat seine eigene Logik und Ablagestruktur
  • Das Suchen einer alten Rechnung, Bestellung, Offerte oder E-Mail dauert ewig
  • Die Ordnerstruktur auf Ihrem Windows Netzlaufwerk wird immer grösser und unübersichtlicher. Dubletten, Versionskonflikte und ein hoher Aufwand beim Suchen von Dokumenten stehen an der Tagesordnung
  • Dokumente werden mehrheitlich als Anhang versendet und E-Mails später nur schwer gefunden

Der Intelligent Information Management Benchmark Report (M-Files, 2019) belegt, was uns unsere Kunden mehrheitlich mitteilen wenn wir über Digitalisierung sprechen:

  • 86% der Befragten sagen, es sei oft herausfordernd eine Information zu finden, welche sie für die Erledigung ihrer Arbeit benötigen
  • 8 von 10 Befragten mussten Dokumente neu erstellen, weil sie das bereits existierende Dokument nicht (mehr) gefunden haben
  • Wissensarbeiter verschenken täglich 30 Minuten nur für das Suchen und Finden von Informationen

Eine etwas ältere Arbeitseffizienzstudie des Fraunhofer-Instituts (Office21 Information Work Studie, 2009) hat ebenfalls ergeben, dass 13% der Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten in traditionellen Ordnerstrukturen verschwendet werden. Bei einer 40-Stunden Woche sind das fünf Stunden und zwölf Minuten jede Woche!

Die Lösung: Ein Dokumenten-Management-System

Diese täglichen Herausforderungen werden mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) wie z.B. M-Files gelöst. Diese Systeme sind ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung und papierloses Büro. Sie verbessern die Effizienz und Produktivität von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie Mitarbeiter unterstützen, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. Gerade in der heutigen, schnelllebigen und informationsüberfluteten Geschäftswelt ist das essentiell, um auch in Zukunft erfolgreich bleiben zu können.

Vorteile von M-Files auf einen Blick
  • Finden: Dank Volltextindexierung der Dokumente und Metadaten finden Sie alle relevanten Informationen auf Anhieb.
  • Zeitersparnis: Dank der logischen und metadatenbasierten Architektur sparen Sie Zeit beim Erstellen, Suchen, und Ablegen von Informationen.
  • Performance-Steigerung: Informationen werden nicht länger in Silos gehalten, sondern sind zentral für alle zugänglich und aktuell.
  • Aufgaben: Der Post-It Verschleiss wird sich dank nachvollziehbarerem Aufgabenmanagement deutlich verringern.
  • Revisions- und rechtssichere digitale Archivierung mit Anwendung von Aufbewahrungsregeln – Sicherstellung der Compliance
Informationssilos dank einem Dokumenten-Management-System aufbrechen

Dank dem modernen Metadaten Prinzip werden Informationssilos aufgebrochen. Sie suchen nicht mehr nach dem «Wo», sondern müssen nur noch wissen, nach «Was» Sie suchen. Aufgrund der metadatenbasierten Architektur von M-Files können Dokumente jederzeit mittels einer einfachen Stichwortsuche wiedergefunden werden – ein deutlich schnelleres und vor allem effizienteres Verfahren als das endlose Navigieren durch komplexe und inkonsistente Ordnerstrukturen. Bei der Datenspeicherung brauchen Sie sich keine Gedanken mehr über die Namensgebung oder Ordnerstruktur zu machen. Menschliche Fehlerquellen in der täglichen Arbeit werden in Folge dessen auf ein Minimum reduziert.

Intuitive und vertraute Benutzeroberfläche

Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumenten-Management-Systemen oder anderen Plattformen stellt M-Files Informationen der gesamten Organisation in einer einheitlichen und intuitiven Benutzeroberfläche dar, ohne bestehende Systeme zu verändern. Sie können auf alle Informationen via Desktop Client (Windows), Webbrowser oder Mobile App zugreifen.

Vollständige Integration in Ihre Büro Applikationen

Zudem ist die Softwarelösung vollständig in sämtliche Microsoft Office Applikationen integriert. E-Mail Anhänge können beispielsweise direkt aus Outlook in M-Files gespeichert werden. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit ganze E-Mail-Postfächer automatisiert zu integrieren und so Ihre buchungsrelevanten E-Mail-Nachrichten gleich in M-Files zu übergeben. Auch Kundenstammdaten von Ihrem ERP/CRM System können ganz einfach in M-Files integriert und automatisch synchronisiert werden.

Jetzt anmelden zum Digitalisierungsworkshop

Möchten Sie den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung und papierloses Büro gehen? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. In einem kostenlosen 3h Strategie-Workshop erörtern wir mit Ihnen die IST-Situation und definieren eine erste Zielvision.

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