Home Office: 4 Tipps aus Sicht der Zusammenarbeit

Home-Office ist kein neues Thema – aber relevanter denn je

Home-Office ist nicht erst seit vorgestern ein relevantes Thema für KMU im Rahmen der digitalen Transformation. Gemäss Bitkom (2019) setzen bereits 39% der Unternehmen im 2019 schon auf Home-Office, wobei es 2016 noch 30% waren. In unserem Beitrag vor ein paar Tagen haben wir bereits über die Vorteile und Grundvoraussetzungen von Home-Office geschrieben.

Obwohl es schon unzählige Beiträge zum Thema Home-Office gibt, möchten wir als Dokumenten-Management Spezialist dies aus einer etwas anderen Perspektive erläutern. Dieser Beitrag greift deshalb die IT-Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team auf. Nur durch die Erfüllung dieser Voraussetzungen wird die Grundlage geschaffen im Team virtuell, effizient und mit Freude aus dem Home-Office zu arbeiten. 

Nachfolgend werden deshalb 4 Themenbereiche rund um die erfolgreiche Zusammenarbeit und das Dokumenten-Management thematisiert, die KMU beachten sollten. 

1. Einfache Kommunikationslösung

Home-Office soll keine Isolierung vom Team zur Folge haben. Deshalb ist es gerade bei der Arbeit zu Hause wichtig, mit Ihren Arbeitskollegen virtuell möglichst einfach zu kommunizieren. Dafür sind folgende Möglichkeiten von zentraler Bedeutung: 

  • Sie können online einfach und spontan Meetings abhalten, Diskussionen und kurze Gespräche zu Zweit oder in Gruppen führen. Dabei sollen Emotionen möglichst wie im persönlichen Gespräch vermittelt werden.
  • Sie können via Chat kurze Fragen und kleine Angelegenheiten schnell klären, als würden Sie nebenan sitzen.
  • Sie sehen die gleichen Präsentationen, Dokumente und Pläne, wie Ihre Kolleginnen und Kollegen über Desktop Freigabe (Screen-Sharing)  
  • Sie können gemeinsam Ideen austauschen, brainstormen und Skizzen erstellen als würden Sie in einem physischen Meeting-Raum sitzen
  • Sie können zielgerichtet kommunizieren – es müssen nur relevante Personen und Gruppen entsprechende Diskussionen und Inhalte sehen.

Unserer Erfahrung nach empfehlen wir für eine erfolgreiche, virtuelle Zusammenarbeit das in Office 365 integrierte Microsoft Teams. Die Lösung ist das professionelle Pendant zu Skype bzw. löst Skype for Business ab. Die flexible Lösung lässt sich für jedes Unternehmen gemäss deren Bedürfnissen individualisieren.

2. Gemeinsame Dokumenten-Ablage und Zusammenarbeit

Essentiell für Unternehmen ist es, dass persönliche und Team-/Projektablagen auch im Home-Office und über sämtliche Geräte sicher zugänglich sind. Es gibt mittlerweile unzählige Cloud-Speicher, welche über die grundlegenden Funktionalitäten verfügen. Möchten Sie auf eine in Ihre Office-Umgebung integrierte Lösung setzen, sehen wir je nach Bedürfnis zwei Möglichkeiten. 

Für einen performanten und einfachen Cloud-Speicher mit einigen spannenden Zusatzfunktionalitäten empfehlen wir «Sharepoint Online». Sharepoint ist wie Microsoft Teams ebenfalls ein Bestandteil von Office 365. 

Folgende Vorteile bringt Ihnen Sharepoint im Vergleich zu klassischen Netzlaufwerken: 

  • Sicherer, verschlüsselter Zugriff (mit 2-Faktor Authentifizierung) von überall
  • Kein interner Server mit fixer IP-Adresse und VPN-Verbindung nötig
  • Viele, automatisch integrierte Sicherheitsfunktionalitäten
  • An Dokumenten zur gleichen Zeit gemeinsam arbeiten
  • Automatische, kontinuierliche Speicherung der Daten
  • Versionsverlauf und Wiederherstellung von Dokumenten problemlos möglich
  • Klassifizierung von Dokumenten und Anwendung von Aufbewahrungsregeln zur Sicherstellung der Compliance in Bezug auf Datenschutz- und Sicherheit

Sharepoint ist eine gute Lösung für KMU, die einfach und schnell auf eine professionelle Cloud-Lösung für die Dateiablage umsteigen möchten. Sharepoint ist je nach Office 365 Paket automatisch inklusive und kann von allen Benutzern genutzt werden. Zudem fallen die Investitionskosten in Server-Hardware oder Software-Pakete weg.

Allerdings löst Sharepoint noch nicht alle Herausforderungen im Umgang mit Dokumenten und Remote-Arbeit. Folgende Herausforderungen haben Unternehmen dennoch oft, wenn es um die Zusammenarbeit an Dokumenten geht: 

  • In welchem Ordner ist das Dokument schon wieder abgelegt?
  • Wie haben meine Teamkollegen das Dokument benannt?
  • Was genau hat sich im Vertragsentwurf oder in der Projektdokumentation im Vergleich zur vorherigen Version geändert?
  • Wie kann ich die Berechtigungen anhand des aktuellen Dokumenten- oder Projektstatus automatisch steuern und den Zugriff unkompliziert einschränken?
  • Wie vermeide ich grosse, unübersichtliche Ordnerstrukturen mit vielen Hierarchieebenen?
  • Wie kann ich über eine 360° Ansicht einfach erkennen, in welcher Beziehung ein Dokument zu einem Kunden, Projekt, Lieferanten oder Mitarbeitenden steht?

Gerade im administrativen Bereich bei klassischen Dokumenten wie z.B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Verträgen und bei Projekt-bezogenen Prozessen sind das Herausforderungen, die Ihnen ein Dokumenten-Management-System (DMS) lösen kann. Dies sind innovative Informations-Management Plattformen der nächsten Generation. Sie verbessern die Performance von Unternehmen deutlich, indem sie den Menschen helfen, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. DMS-Lösungen schaffen mehr Effizienz beim gesamten Dokumenten-Management, verhelfen zu mehr Transparenz und vermindern Fehlerquellen. Dies ist gerade im Kontext von Heimarbeit sehr wichtig. 

3. Aufgaben-Management

Wenn Mitarbeitende im Home-Office sind, eignen sich Pinnwände, Post-it’s und andere physischen Formen für das Tracking von Aufgaben nicht. Ein zentrales, digitales Aufgaben-Management hilft, Tasks den Mitarbeitenden zuzuweisen, Deadlines zu setzen und diese bei Bedarf zu überwachen. Zudem können via Workflows Aufgaben über mehrere Stufen automatisiert werden. Auch wenn man sich nicht täglich im Büro sieht, geht so nichts unter, im Gegenteil, die Arbeitsqualität nimmt sogar zu. 

Auch diese Aufgabe kann ein Dokumenten-Management-System (DMS) unkompliziert wahrnehmen. Es übernimmt eben nicht nur die Verwaltung von Dokumenten, sondern die Steuerung von sämtlichen Informationen im Unternehmen. 

4. Geschäftsprozesse

Jedes KMU hat diverse etablierte Geschäftsprozesse, an dem diverse Mitarbeitende oder ganze Teams beteiligt sind. Klassische Beispiele dafür sind die Rechnungseingangsverarbeitung, Offertwesen, Auftrags- und Bestellabwicklung sowie individuelle oder branchenspezifische Projektprozesse. 

Nachfolgend einige Beispiele, die in der Praxis oft zu Rückfragen und Unsicherheiten führen:

  • Wurde die Rechnung schon sachlich geprüft und freigegeben oder sogar bezahlt?
  • Ist die Bestellung schon vom verantwortlichen Mitarbeitenden geprüft worden?
  • In welcher Phase befindet sich das Projektdokument?
  • Wurde die Offerte dem Kunden schon gesendet?
  • Wurde der Vertrag schon freigeben?

Insbesondere wenn man nicht schnell der/die ArbeitskollegIn nebenan fragen kann, sollten diese Informationen transparent in digitaler Form abgebildet sein. Dies sollte zudem möglichst automatisiert erfolgen um Fehlerquellen zu vermeiden. Mitarbeitende können so den aktuellen Stand jedes Prozesses einfach einsehen. Auch hier ist es gerade bei Remote-Arbeit wichtig, dass man immer sämtliche Informationen überall zur Verfügung hat. DMS-Lösungen unterstützen KMU und ihre Mitarbeitenden auch bei diesen Prozessen. 

Wieland Digital Solutions als Ihr Partner für Dokumenten-Management und Zusammenarbeit

Dies sind nur ein paar wenige Punkte aus Sicht der Zusammenarbeit und des Informationsmanagements in Unternehmen, die es bei Home-Office zu beachten gibt. Wir hoffen, Ihnen ein paar wertvolle Gedankenanstösse und Inputs gegeben zu haben. 

Bei Fragen zum Thema Home-Office oder Dokumenten-Management und Arbeitsprozessen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. 

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