Multifunktionsdrucker: Das Bindeglied zwischen digitaler und analoger Welt?

Unsere Arbeitswelt hat durch das letzte Jahr eine grundlegende Veränderung erfahren. Arbeitsmodelle wie New Work und Arbeit 4.0 wurden durch die meisten Arbeitgeber oft abstrakt wahrgenommen. Im letzten Jahr sind sie jedoch deutlich anschaulicher geworden. Die neue Normalität beinhaltet Remote Work.

Doch wie wirkt sich diese Entwicklung auf den Arbeitsalltag aus? Verliert die Drucktechnik in Schweizer Unternehmen ihre Daseinsberechtigung oder werden wir auch zukünftig noch Drucken, Kopieren oder Scannen? Sind wir schon in einem gänzlich papierlosen Büro angekommen? Gerade mit der Thematik Digitalisierung wird oft an Tablets, Laptops, Computer, Software, Cloud, Industrie 4.0 und mobiles Arbeiten gedacht. Fragen Sie sich wo hier noch Platz für Drucker oder Multifunktionsdrucker ist? Sind diese überhaupt noch vorhanden im stetig wachsenden Umgang mit digital verfügbaren Dokumenten? Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen Einblick zum Einsatz von Multifunktionsgeräten in einer digitalen Welt geben.  

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze

  • Heute kommt kein Unternehmen mehr an automatisierten Prozessen vorbei. Nachweislich bieten digitale Prozesse viele Vorteile, ob eine gesteigerte Effizienz, ein vereinfachter Arbeitsalltag bis hin zu monetär messbaren Erfolgen. 
  • Durch bestehende papierbezogene Prozesse ist eine komplett papierlose Arbeitswelt in naher Zukunft nicht möglich. Trotzdem müssen statische Information ebenfalls ihren Weg in die digitalen Systeme eines Unternehmens finden.  
  • Somit steht eine Vernetzung über die Grenzen hinweg im Fokus. Mit Multifunktionsgeräten lässt sich eine Brücke zwischen der digitalen und analogen Welt schlagen. 

Definition: Multifunktionsdrucker (MFP’s)

Multifunktionsgeräte sind nach heutigem Standard mit innovativen Technologien ausgestattet und platzsparendIn der Regel vereinen sie mehrere Funktionen wie, Scannen, Kopieren oder Drucken. Sogar Faxen wäre mit diesen Geräten immer noch möglich. Multifunktionsgeräte werden hauptsächlich in Bürobetrieben eingesetzt, da sie die wichtigsten Funktionalitäten für den Arbeitsalltag mit sich bringen.

Welche Rolle spielen Multifunktionsdrucker in der digitalen Transformation?

Bleibt das Papier im System, werden trotz eines wachsenden Umgangs mit digitalen Unterlagen gedruckte sowie kopierte Dokumente weiterhin benötigt. Dies hängt damit zusammen, dass wir externe Abläufe nur wenig beeinflussen können. Fordert ein Kunde oder eine öffentliche Einrichtung ein Dokument in Papierform, muss diesem Wunsch weiterhin nachgekommen werden. Auch der Eingang von analoger Post lässt sich nur schwer unterbinden 

Multifunktionsdrucker von Innen.
Können Mutlifunktionsdrucker ein Bestandteil der digitale Transformation sein? (Bildquelle: Ana Rivarola/ Unsplash)

Die Umgewöhnung von einer analogen zu einer digitalen Welt nimmt in der Arbeitswelt auf Grund von unterschiedlichen Generationen zusätzlich Zeit in Anspruch. Was eine vollständig digitale bzw. papierlose Arbeitswelt in naher Zukunft noch nicht möglich macht.  

Aus diesem Grund spielt eine Vernetzung über Grenzen hinaus eine übergeordnete Rolle. Genau an dieser Stelle rücken moderne Multifunktionsgeräte in den Mittelpunkt. Als Alleskönner beinhalten sie viele Eigenschaften die dabei helfen, dass Informationen auf Papier ebenfalls ihren Weg in die digitale Software finden. So kann der reibungslose Ablauf interner Prozesse gewährleistet werden. 

Wie passen Digitalisierung und Multifunktionsdrucker zusammen?

Am einfachsten ist es, wenn Betriebe moderne Multifunktionsdrucker einsetzten. Diese Geräte decken die meisten dokumentbezogenen Prozesse ab. Unabhängig davon, ob diese Prozesse papierbehaftet sowie analog oder digitalisiert ausgeführt werden müssen. Gerade das Scannen von Papierdokumenten wird somit zunehmend zu einem wichtigen Teil administrativer Arbeiten in einem Unternehmen.   

Durch das Scannen können Dokumente schnell und einfach digitalisiert und beliebig digital weiterverarbeitet werden. Aktuelle MFP-Generationen liefern zahlreiche Tools, welche die digitale Weiterverarbeitung vereinfachen oder sogar erst ermöglichen. Beispielsweise wird die Zuordnung von analogen Informationen in ein Dokumenten-Management-System (DMS) ermöglicht.  

Mit modernen Multifunktionsdruckern können Sie: 

  • Durchsuchbare PDF-Dokumente erstellen, dies aus gescannten Dokumenten mit Hilfe der OCR-Erkennung. 
  • Zieltasten programmieren und so vor dem Scan-Prozess Dokumentenklassen auswählen wie zum Beispiel Rechnungseingangsbelege, Personaldokumente oder vieles mehr. 
  • Automatisch erkennen, ob Papier nur einseitig oder doppelseitig bedruckt ist, sowie leere Seiten in einem Dokument entfernen. 
  • Scan-to-Mail oder Scan-to-Cloud durchführen, was mit alten Modellen häufig nicht möglich ist auf Grund veralteter Sicherheitsprotokolle. 

Multifunktionsdrucker werden zum Bestandteil digitaler Unternehmens-Prozesse

Oft werden Büromaschinen unterschätzt, denn schon längst sind sie nicht mehr nur einfach ein Kopierer oder Drucker. Multifunktionsdrucker übernehmen durch die wachsende Integration in die Unternehmens-IT mehr Aufgaben als das reine Drucken und Kopieren. Daraus wird deutlich, dass sie zu einem wichtigen Element für Unternehmen geworden sind, die ihre Prozesse Digitalisierung wollen. Gerade robuste und leistungsstarke MFP’s sind für den professionellen Einsatz ideal und bilden einen festen Bestandteil der Digitalisierungsprozesse in Betrieben. 

 Ein typischer Anwendungsfall im Bereich der Industrie könnte beispielsweise das Scannen von Lieferscheinen in eine DMS-Lösung sein. Nach der Digitalisierung kann jederzeit auf das Dokument zugegriffen werden. Ausserdem werden durch DMS-Lösung zusätzliche digitale Workflows ermöglicht. Ein möglicher Workflow könnte die Rechnungsfreigabe nach dem Scannen einer Lieferantenrechnung sein oder die Freigabe einer Rechnung nach dem Scannen des Lieferscheins.  

Scanne gehört zu den administrativen Aufgaben.
Scannen von Dokumenten um Medienbrüche zu minimieren. (Bildquelle: cottenbro/ pexels)

Das Inputmanagement wird somit über die Scanfunktion des Multifunktionsdruckers gesteuert und in der Regel mit einer Capturing Lösung verbunden. Die Capturing-Lösung ermöglicht eine automatisierte Erfassung von Dokumenten und verfügt über die nötigen Tools unstrukturierte Daten in verwendbare Informationen zu verwandeln. Somit werden papierbasierte Dokumente durch das Scannen Teil des digitalen Workflows. 

Müssen digitale Dokumente in der analogen Welt wieder nutzbar gemacht (ausgedruckt) werden, kommt auch hier das MFP-Gerät ins Spiel. Aus diesem Grund helfen heutige Druckersysteme, die beide Aspekte vereinen, beispielsweise dabei, dass der Rechnungseingang komplett als digitaler Workflow abgewickelt werden kann. Mit der stärkeren Integration in die Infrastruktur der Unternehmens-IT werden MFP’s zu einem festen Element digitaler Unternehmensprozesse. 

Technische Herausforderungen

Mit dem Einsatz moderner Multifunktionsgeräte wird eine umfangreiche Integration in die IT-Struktur notwendig. Aus diesem Grund ist es nicht mehr ausreichend, Geräte rein mechanisch oder technisch betreuen zu lassen. Vielmehr rückt eine zuverlässige vollständige Betreuung der Geräte in den Vordergrund. 

Servicetechniker, die in diesem Bereich arbeiten, werden kontinuierlich geschult.

So können sie moderne MFP`s optimal betreuen und installieren. Dies wird gerade in Bezug auf die Integration in die Unternehmens-IT erforderlich. Nur Multifunktionsdrucker die komplett in das Netzwerk integriert wurden, können Ihr Möglichkeit voll und ganz entfalten. Hierzu zählt beispielsweise auch die Nutzungsmöglichkeit von Dokumenten-Management-Systemen, Verzeichnispfaden oder Unternehmens-Adressbüchern. 

Datenschutz und Sicherheit

Bei der Einbindung in Unternehmensnetzwerke müssen IT-Sicherheitsaspekte zwingend berücksichtigt werdenSchliesslich soll Ihr MFP nicht die Schwachstelle im Unternehmensnetzwerk seinAus diesem Grund sollten Zugriffskontrollen konfiguriert werdendass schützt vor dem Zugriff unbefugter Dritter auf Dokumente oder den Netzwerkordner. Die Authentifizierung von Benutzern kann entweder lokal am Gerät vorgenommen werden oder über die Benutzerdatenbank auf dem Server. 

Durch Zugriffsberechtigungen bzw. Passwörter wird das System vor unbefugten Zugriff Dritter geschützt. (Bildquelle: Software Funktionen/ erstellt mit canva.com)

Die Anmeldung am Gerät funktioniert über ein Passwort, welches auf dem Display des MFP’s eingeben werden kann. Alternativ ist die Anmeldung via Fingerabdruck, ID-Karte, Transponder sowie RFID-Karten möglich. Sie entscheiden, welche Art der Anmeldung Sie bevorzugen. Durch die Benutzerauthentifizierung können weitere nützliche Funktionen realisiert werden. Hierfür ist der Einsatz zusätzlicher Software nötig. Ausserdem wird die Transparenz von Arbeitsabläufen gesteigert. 

Transparenz

Sollen Druckaufträge an einem von Ihnen gewählten Gerät im Unternehmen ausgegeben werden, ist der Einsatz einer Follow-Me-Print Lösung notwendig. Dies hat zum Vorteil, dass Sie Druckkosten sparen können. Benutzer können nicht mehr direkt ausdrucken, somit wird das Löschen von irrtümlich ausgeführten Druckaufträgen möglich, weshalb Druckkosten einspart werden. 

Zusätzlich bietet die Follow-me-Print Lösung mehr Datensicherheit, da unbefugte Personen so nicht mehr auf Dokumente stossen, die im Ausgabefach ihres Geräts liegen. Natürlich lassen sich über zusätzliche Softwarelösungen auch weitere Abfolgen beim Kopieren/Drucken digitalisieren bzw. automatisieren. Beispielsweise können Dokumente automatisch auf ausgewählte Geräte umgeleitet werden. Ausserdem können Sie über die Benutzer kontrollieren wie oft Farbausdrucke genutzt wurden. Ordnern Sie die Druckkosten den Kostenstellen der Benutzer zu und übertragen Sie angefallen Druckkosten automatisch in die Unternehmenssoftware für die Berechnung.  

Managed Print Service

Der Managed-Print-Service ist eine umfassende Lösung für die Druckerumgebung eines Unternehmens. Sie kann auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten werden und reduziert unvorhergesehene Kosten für Ersatzmaterial und Reparaturen. Bei Managed-Print-Services kann eine monatliche Pauschale festgelegt werden sowie der Preis pro Kopie bzw. Druck.  

Abhängig vom Service-Vertrag sind Service-Einsätze Vor-Ort, per Fernwartung sowie Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien enthalten. Durch die Hilfe einer spezifischen Software können die Geräte ständig überwacht werden. Das bringt den Vorteil, dass der Bedarf von Verbrauchmaterialen oder die Zählerstände direkt an den Kundendienst weitergeleitet werden. So wird die Reaktionszeit für Services und Lieferungen von Verbrauchsmaterialien reduziert. Der Aufwand des Betreibers minimiert sich und Kosten werden planbarer. 

MFP-Geräte reduzieren aber nicht nur Ihren Druckverbrauch, sondern mit der verbrauchsgerechten Abrechnung wird auch Ihre Buchhaltung vereinfacht. In der heutigen Zeit steht zusätzlich der Schutz vor Cyberangriffen im Vordergrund. Das regelmässige Warten und Updaten der Geräte durch den Servicetechniker führen zu einer erhöhten IT-Sicherheit. 

Fazit

Im Prozesse der digitalen Transformationen nehmen gerade Multifunktionsdrucker eine wichtige Rolle ein. Bei der Digitalisierung von papierbezogenen Dokumenten im internen Unternehmensprozess sind sie unerlässlich. Durch innovative Druckertechnologien lässt sich das Drucken kontrollieren und gewinnt somit an Kosteneffizienz. Im Vordergrund moderner Multifunktionsgeräte steht neben der Datensicherheit die Ressourcenschonung. 

Papierbezogene Prozesse werden somit beschleunigt, vereinfacht und der Arbeitsaufwand wird zukünftig gesenkt. Aus diesem Grund gehören MFP’s zum jetzigen Zeitpunkt noch lange nicht zur Vergangenheit und werden auch zukünftig noch nicht aus den Unternehmen verschwinden. Als Bindeglied zwischen der analogen und digitalen Welt haben Multifunktionsdrucke nach wie vor ihre Daseinsberechtigung. 

(Titelbildquelle: ana-rivarola/unsplash) 

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