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Gerade alltägliche Prozesse, wie die der Rechnungsverarbeitung, können durch die Digitalisierung zu einer effizienteren und wertschöpfenden Arbeit führen. Im Alltag Ihrer Mitarbeiter nimmt die Rechnungsverarbeitung sowie die damit verknüpften Prozesse einen grossen Teil der Arbeitszeit in Anspruch.
Obwohl Handys, Laptops und digitale Medien zu einem festen Bestandteil des Alltags im Unternehmen geworden sind, scheuen sich viele Betriebe noch immer davor, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Häufig schwingt hier die Angst vor Veränderung und ungewohnten Prozessen mit. Gerade die Eingangsrechnungsverarbeitung könnte für viele Unternehmen einen Qualitäts- und Zeitvorteil bringen. Aus diesem Grund möchten wir mit 6 Digitalisierungsmythen aufräumen, die häufig im Zusammenhang mit der digitalen Rechnungsverarbeitung einhergehen.
Die Umsetzung einer digitalen Rechnungsverarbeitung ist Sache der IT-Verantwortlichen.
Oft fühlen sich bei der Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows nicht alle Abteilungen betroffen. Aus diesem Grund entsteht meist die Annahme, dass ausschliesslich die IT-Verantwortlichen zuständig sind für die Umsetzung eines solchen Projekts. Jedoch geht dabei oft vergessen, dass die IT-Abteilung die Umsetzung nicht allein stemmen kann, denn gerade das Spezialwissen der Beteiligten an diesem Prozess ist essenziell für einen reibungslosen Rechnungsworkflow. Das Projektteam sollte deshalb von Business Verantwortlichen geleitet oder zumindest begleitet werden. Aus allen betroffenen Rollen sind relevante Stakeholder hinzuzuziehen.
So sollten Sie sich folgende Fragen vor Augen führen:
- Welche Personen sind in den Rechnungsprozess insgesamt involviert vom Eingang bis zur Verbuchung?
- Wie sollte die Reihenfolge der Aktionen sein und wie sind die Berechtigungen geregelt?
- Wer ist für die sachliche Prüfung und die Kontierung zuständig?
- Wer ist für die fachliche und finale Prüfung zuständig bzw. beurteilt, ob die Rechnung mit den entsprechenden Positionen und Rechnungsbeträgen bezahlt werden soll?
- Wie erfolgt die Zuteilung zur Rechnungsfreigabe?
- Werden die Rechnungen manuell einem Prüfer zugewiesen?
- Soll die Zuweisung automatisch über die Kostenstellen an deren verantwortlichen Mitarbeiter zur Prüfung zugewiesen werden?
- Gibt es unterschiedliche Abläufe je nach Rechnungsbetrag, Lieferant oder spezifischen Projekten?
- Was passiert in Sonderfällen?
- Wie soll die Vertretung geregelt werden?
Das Zusammentragen dieser Informationen wird eine abteilungsübergreifende Aufgabe sein. Für eine digitale Rechnungsverarbeitung ist zudem die Pflege von Stammdaten essenziell. Damit kann der gesamte Prozess durch automatische Erkennungen und Abgleiche weiter beschleunigt werden. Die aktuelle Pflege der Stammdaten sollte mit den entsprechenden Verantwortlichen möglichst zu Beginn des Projekts bereits grob geprüft werden.
Hierzu zählen alle Informationsdaten wie:
- Nummern der Kreditoren
- Daten der Bankverbindungen (ESR, QR-IBAN, IBAN)
- Klare Zuordnungen der Kostenstellen zu den verantwortlichen Mitarbeitern
Nachdem Sie diese Informationen zusammengetragen haben, kann Ihr digitaler Workflow entsprechend realisiert werden.
Warum Altbewährtes durch etwas Neues ersetzten? Die papierbasierte Rechnungsprüfung klappt einwandfrei in unserem Betrieb!
Gerade ältere Betriebe, die vielleicht schon über Generationen hinweg bestehen, haben mit einem weitverbreiteten Phänomen zu kämpfen. Der Angst vor Neuem bzw. vor Veränderung. Gerade die Strukturen der Rechnungsprüfung wurden oft über viele Jahre erprobt und werden deswegen oft nicht als unzureichend oder schlecht angesehen. Natürlich kann das richtig sein, jedoch muss deswegen eine intelligente Digitalisierung von diesem Prozess nicht grundsätzlich ausgeschlossen werden.
Da sich hierdurch nicht nur die Transparenz und Effizienz von Rechnungsprüfungsvorgängen verbessert, sondern auch erfolgreich auf zukünftige Entwicklungen reagiert werden kann. Gerade eine gut strukturierte Rechnungsverarbeitung wird durch eine Digitalisierung nicht ersetzt, sondern beschleunigt und ergänzt. Der Fokus liegt hier tendenziell eher auf der Eingangsrechnungsverarbeitung, da es mittlerweile seit 2018 rechtlich erlaubt ist Rechnungen via E-Mail zu versenden.
Aus diesem Grund haben viele Unternehmen den Schritt gewagt und versenden ihre Rechnungen elektronisch. Auch neue Rechtsformate sowie die Automatisierung des Mahnwesens bringen eine grosse Veränderung für das Rechnungswesen. Stellen Sie sich also die Frage: Warum drucken Sie digitale Rechnungen noch aus, um sie manuell zu bearbeiten. Viel einfacher wäre es, wenn Sie den gesamten Prozess digitalisieren.
Sie sind immer noch nicht überzeugt? Sind sie der Meinung das Ihre Bearbeitung schnell genug ist und sich die lange Übung und Erfahrung auszeichnet? Dann liegen Sie leider falsch, denn die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist nicht nur schneller, sondern hat eine viel geringer Fehlerquote als die manuelle Bearbeitung.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Rechnung dauert ca. 15min, bei 100 Rechnungen sind das 1500 min. Stellen wir die digitale Rechnungsverarbeitung gegenüber kommen wir auf eine Bearbeitungszeit von ca. 7 bis 8 min, was bei 100 Rechnungen 700 bis 800 min wären. Nutzen Sie die gewonnene Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Bei den anderen funktioniert es auch ohne eine digitale Rechnungsverarbeitung!
Auch der Vergleich mit anderen Unternehmen kann ein Desinteresse gegenüber der Digitalisierung hervorrufen. Jedoch ist jedes Unternehmen anders, weshalb diese Haltung nicht hilfreich ist für den Erfolg der eigenen Unternehmung. Aus diesem Grund sollten Sie die Unternehmensprozesse unbedingt auf den Prüfstand stellen.
Überlegen Sie sich welcher Mehrwert für Sie entstehen könnte und welche Wettbewerbsvorteile Sie sich sichern können, bei einer fortschreitenden Digitalisierung des Rechnungswesens. Durch Komplettlösungen erhalten Sie die Möglichkeit, alle Schritte der Rechnungsverarbeitung abzudecken. Auch Zahlungsfristen und Skonto können besser eingehalten werden, was dazu führt, dass Mahnungen vermieden werden. Trotz der Digitalisierung behält die Finanzbuchhaltung die Kontrolle über alle Schritte und die Arbeitsprozesse werden effizienter.
Fehler in automatisierten Prozessen bringen ein grosses Chaos
Oft wird mit der Automatisierung von Prozessen ein grosses Fehlerpotenzial durch eine nicht funktionierende Software verbunden. Doch es gibt hier keinen Grund zur Sorge, denn die Fehlerquote von automatisierten Prozessen ist um einiges geringer als bei der manuellen Bearbeitung. Zusätzlich können Sie auch hier manuelle Kontrollen durchführen und Bearbeitungsschritte voll und ganz nachvollziehen.
Beispielsweise zeigt der automatisch erzeugte Revisionsverlauf, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat bzw. die Rechnung freigegeben hat. Digitale Stempel auf dem PDF erzeugen zudem den gewohnten visuellen Effekt.
Dank dynamisch generierten Listen haben Finanzverantwortliche zudem immer den Überblick, welche Rechnungen beispielsweise noch in der Fachabteilung zur Freigabe liegen oder welche Rechnungen bereits überfällig sind. Die Transparenz wird damit stark erhöht. Eine Schulung kann hier einen guten Einblick in Anwendungen und Werkzeuge einer digitale Rechnungsverarbeitung geben und hilft Ihnen Zweifel zu beseitigen.
Die Einführung ist zu zeitraubend und komplex.
Gerade Digitalisierungsprojekten wird oft mit grosser Scheu entgegengetreten, da viele Unternehmen Angst davor haben, dass sich ein solches Projekt zu einem Fass ohne Boden entwickelt. Der häufigste Grund dafür ist fehlendes Wissen. An dieser Stelle kann Ihnen Ihr Digitalisierungspartner helfen und Sie bei der Auswahl der Instrumente zur Digitalisierung unterstützen. Durch eine langjährige Erfahrung auf diesem Gebiet können Sie Ihnen funktionierende Vorschläge aus der Praxis bringen und Sie durch die komplette Realisierung begleiten.
Die Kosten für die Einführung sind für unser Unternehmen zu hoch.
Oft werden bei Entscheidungen wirtschaftliche Aspekte und die Grösse des Unternehmens berücksichtigt. Aus diesem Grund sind gerade bei Kleinunternehmen hohe Investitionskosten meist ein K. O.-Kriterium. Gerade digitale Lösungen sind jedoch sehr flexibel. So kann der benutzerdefinierte Rechnungsverarbeitungsprozess von Kleinunternehmen bis hin zu Grossunternehmen preislich und funktional an die Ansprüche angepasst werden. Was diesen Weg der Digitalisierung für jede Unternehmensgrösse zu einem bezahlbaren Werkzeug macht.
Bearbeitungskosten von 10 bis 15 CHF pro Rechnung.
Wenn Sie die Kosten der manuellen Rechnungsverarbeitung denen der digitalen gegenüberstellen, werden Sie schnell feststellen, dass sich diese Veränderung rentiert. Durchschnittlich kostet Sie das Bearbeiten einer papierbasierten Rechnung 10 -15 CHF pro Rechnung. Gerade beim Einsatz von digitalen Lösungen sind die Amortisationszeiten oft kürzer.
Fazit
Für uns steht fest, dass die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung für viele Unternehmen eine grosse Erleichterung darstellt und das es oft nur die Angst vor etwas Neuem ist, die den Firmen hier im Weg steht. Gerade ältere Generationen scheuen sich vor einer solchen Veränderung. Jedoch könnten Sie sich vorstellen heute noch mit einer Schreibmaschine zu arbeiten? Dieses extrem Beispiel zeigt das die digitale Transformation viele Vorteile mit sich und vor allem zur Erleichterung Ihrer Arbeit führt, wie damals der Computer.
