6 papierbasierte Prozesse, welche die Effizienz im Büro killen

Dieser Beitrag illustriert gängige Beispiele, bei denen die papierbasierte Arbeitsweise die Produktivität oder Transparenz negativ beeinflussen. Oftmals fällt dies den einzelnen Mitarbeitern oder auch den Geschäftsführern im Tagesgeschäft nicht auf. Dies ist möglicherweise auf jahrelange Gewohnheiten und den hektischen Arbeitsalltag zurückzuführen. Mit diesem Blog möchten wir Entscheidungsträger und Interessierte auf diese Zeitfresser sensibilisieren und das Bewusstsein für mögliche Vorteile bei einem papierlosen oder papierärmeren Büro schaffen.

1. Papierbasierte Archivierung

Heutzutage ist es bei Schweizer KMU immer noch üblich, die archivierungspflichtigen Dokumente papierbasiert in Bundesordnern abzulegen und diese (in der Regel 10 Jahre) aufzubewahren. Zu den archivierungspflichtigen Dokumenten gehören gemäss Geschäftsbucherverordnung (GeBüV) z.B. alle Unterlagen, welche einen Geschäftsvorgang nachvollziehbar machen.
Artikel 3 der GeBüV besagt zudem, dass Buchungsbelege so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.
Somit sind Unternehmen ohne revisionssichere Archivierungssoftware oder digitale Signaturen weiterhin gezwungen, geschäftsfallbezogene Unterlagen in Papier aufzubewahren. Denn gemäss Artikel 9 ist das normale Ablegen von PDF’s auf einem Netzlaufwerk nicht genügend zur Einhaltung der Archivierungsvorschriften.

Zurück aber zur eigentlichen Problematik:

  • Haben Sie schon gefragt, wie viel Aufwand für das korrekte, ordnungsgemässe Ablegen von Dokumenten verloren geht?
  • Wie sieht es aus, wenn Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt – z.B. wegen einer Rückfrage – die Dokumente wieder suchen müssen?
  • Können Sie mit einer papierbasierten Ablage im Home-Office oder unterwegs auch so effizient (zusammen-) arbeiten, als wären Sie im Büro?
 

Eine automatisierte und digitale, revisionssichere Archivierung würde nicht nur Lagerplatz sparen und die Effizienz und Zusammenarbeit verbessern, sondern schafft auch unternehmensweite Transparenz und erhöht z.B. bei Rückfragen den Selbstbedienungsgrad.

Archivierung
Bildquelle: pixabay.com

2. Physische Dokumente scannen

Unternehmen verzichten heute oftmals darauf, alle physisch eintreffenden Dokumente einzuscannen. Der Grund liegt nahe. Das manuelle Scannen, das anschliessende Verschieben und korrekte Benennen von Dokumenten benötigt zusätzliche Zeit. Zeit, die den Mitarbeiter im hektischen Arbeitsalltag oftmals nicht zur Verfügung steht.

Die Konsequenzen sind oftmals folgende:

  • Sie haben eine hybride Datenstrategie. Einzelne Dokumente sind digital und andere nur physisch auffindbar.
  • Sie können nicht vollständig mobil arbeiten und sind ans physische Büro gebunden.
 
Wie wäre es, wenn sich Dokumente nach dem Scannen in einem digitalen Posteingang befinden, in welchen diese automatisch ausgelesen und klassifiziert werden? Sie können das Dokument per Mausklick ablegen, ohne sich Gedanken über den korrekten Ort oder die Benennung machen zu müssen. Noch einfacher und schneller wird es, wenn administrative Dokumente wie z.B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Lieferscheine per E-Mail auf ein dediziertes E-Mail-Postfach angefordert werden. In diesem Fall landen die Dokumente automatisch im digitalen Posteingang und werden ausgelesen. Das Scannen entfällt komplett. Gerade in Branchen mit einer hohen Anzahl an eingehenden Dokumenten wie z.B. Kreditoren Rechnungen und Lieferscheinen bedeutet dies eine hohe Zeitersparnis. Zudem kann die Verarbeitung von überall vorgenommen werden.

3. Dokumente suchen und finden

Nach Angaben der International Data Corporation (IDC) verbringen Mitarbeiter fast einen Drittel ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Gleichzeitig sind ca. 20% des täglichen Produktivitätsverlusts auf Dokumenten-Probleme zurückzuführen. Gerade KMU sind auf effizientes Arbeiten angewiesen, um die verfügbaren Mitarbeiter-Ressourcen zielgerichtet einzusetzen. Wenn ein Mitarbeiter nur 10 Minuten pro Tag mit der Suche nach Informationen verliert (es sind gemäss Studien deutlich mehr), dann sind das 220 Minuten bzw. 3,6h pro Monat oder 43h pro Jahr. In CHF umgerechnet entspricht das zwischen 1`500.- und 2`000.- CHF pro Mitarbeiter und Jahr.

Moderne Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wie z.B. DocuWare oder M-Files setzen auf das «Google» Prinzip. Via Volltextsuche wird die gewünschte Information innert Sekunden gefunden.

Zeit sparen
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4. Dokumente intern und extern versenden

Abhängig von der Branche müssen unterschiedliche Dokumente entweder intern oder mit externen Partnern ausgetauscht werden. Gerade in projektbezogenen Unternehmen gibt es oftmals verschiedene Versionen der Dokumente und einen regen Austausch. Traditionell setzen KMU immer noch auf das Weiterleiten per E-Mail. Wie einfach ist es da, den Überblick über die aktuellste Version, gemachte Änderungen und mögliche Schattenkopien zu behalten?

Oftmals bleiben die Dateien in den einzelnen E-Mail-Postfächern oder es entstehen ungewollt Schattenkopien auf eigenen Datenträgern. Diese Arbeitsweise bringt diverse Nachteile mit, mit denen Sie sicherlich auch vertraut sind.

Diese sind z.B.:

  • Keinen zentralen Überblick über gemachte Änderungen
  • Manuelles Zusammenführen von unterschiedlichen Ergänzungen
  • Keine Nachvollziehbarkeit bei den Versionen
  • Unstrukturierte Prozesse
 

Eine zentrale Dokumenten- und E-Mail-Ablage mit einem eindeutigen Revisionsverlauf würde insbesondere projektorientierten Unternehmen diverse Effizienzvorteile und vor allem mehr Transparenz und Qualität in den Prozessen verschaffen. Auch der Datenaustausch mit Externen könnte standardisiert werden, ohne Daten manuell per E-Mail oder über externe Datenplattformen auszutauschen.

5. Papierbasierte Rechnungsverarbeitung

Die Kreditorenverarbeitung ist der klassische, papierbasierte Prozess schlechthin. Rechnungen wandern in Papierform durchs Unternehmen und werden letztlich von der Buchhaltung verbucht und bezahlt. Je nach Buchhaltungssoftware geschieht das mal etwas einfacher und mal aufwendiger. Die Durchlaufzeit mit Papierrechnungen und die fehlende Transparenz über die Rechnungen im Umlauf (Stichwort: Cashflow) sind jedoch öfters eine Herausforderung. Da immer mehr Rechnungen per E-Mail eingehen, wird es vor allem für Papier-orientierte Unternehmen zusätzlich aufwendiger, Rechnungen physisch zu verarbeiten, da die Rechnungen zuerst ausgedruckt werden müssen.

Mit DMS-Lösungen kann die Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Verbuchung digitalisiert und bei Bedarf automatisiert werden. Dank konsistenten Workflows und vollständiger Transparenz sinkt die Durchlaufzeit und der Aufwand in der Buchhaltung reduziert sind dank automatisierter Verbuchung.

6. Analoges Vertrags- und Fristenmanagement

Verträge nehmen in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle ein und können in diversen Fällen finanzielle Konsequenzen verursachen. So kann z.B. ein verpasster Kündigungstermin dazu führen, dass Kosten für ein weiteres Jahr entstehen. Oder aber ein Vertrag wurde irrtümlicherweise nicht zeitgerecht erneuert. Der Unterschriftsprozess ist in der papierbasierten Variante zudem recht langwierig. Der Vertrag muss ausgedruckt, per Post verschickt und zurückgefordert werden. Neben den Portokosten fallen vor allem die langen Unterschriftszyklen ins Gewicht. Nicht selten muss nochmals nachgefasst werden bis das vollständig unterschriebene Dokument abgelegt werden kann. 

Im digitalisierten Büro wird der richtige Mitarbeiter zur richtigen Zeit über die anfallende Aufgabe bzw. Frist informiert und kann ohne Zeitdruck handeln. Zudem können Verträge elektronisch via digitaler Signatur einfach und schnell von allen Parteien unterschrieben werden. Moderne DMS-Lösungen wie z.B. DocuWare oder M-Files binden bekannte Signaturanbieter wie z.B. Adobe Sign, DocuSign oder auch den Schweizer Anbieter Skribble an. So können Unterschriftenprozesse einfach via Workflow ausgelöst werden. Das Hochladen und Herunterladen des unterschriebenen Vertrags entfällt komplett.

Fazit

Dies waren nur einige Beispiele aus der Praxis, welche die Effizienz im Büro negativ beeinflussen. Je nach Branche und Unternehmensgrösse fallen die Schwerpunkte anders aus. Die digitale, revisionssichere Archivierung ist jedoch für Unternehmen aller Branchen und Grössen relevant und oftmals auch der erste Schritt bei der Digitalisierung des Büros. Um das Unternehmen langfristig in einer wettbewerbsfähigen Position zu halten oder sogar Wettbewerbsvorteile zu schaffen, sind strategische Themen rund um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und das digitale Dokumenten-Management wichtige Themen. Mittelfristig geht es vor allem darum, den heute chronisch überlastenden Mitarbeitenden Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, welche administrative und repetitive Prozesse vereinfachen.

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(Titelbildquelle: pixabay.com)

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