Treuhand 4.0: Die Digitalisierung einer ganzen Branche

Die Grosskonzerne sind vorangegangen und mittlerweile hat die Digitalisierung die gesamte Geschäftswelt erfasst. Auch die Arbeiten von Dienstleistungsanbietern werden zunehmend digital und oft auch automatisiert durchgeführt. Gerade Treuhandunternehmen sind aus diesem Grund besonders von dem Wandel betroffen.

Längst wissen Sie, dass sich die Treuhandbranche im Wandel befindet und digitale Arbeitsabläufe und Produkte gefragt werden. Aber was gilt es zu beachten und wo fangen Sie an? Welche Möglichkeiten der Digitalisierung von Treuhandunternehmen gibt es? Erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt digitalisieren können. Angefangen bei einfachen Geschäftsprozessen bis hin zum digitalen Arbeiten mit Mitarbeitern und Kunden.

Inhaltsverzeichnis

Die Fakten im Überblick

  • Die Treuhandbranche befindet sich erstmalig seit Jahren in Bewegung, daraus wird ein wesentlicher Markteinfluss entstehen. Das bedeutet, dass sich die Digitalisierung direkt auf die zukünftige Preisgestaltung eines Treuhänders auswirken kann. Wer hier die Möglichkeiten der digitalen Transformation verpasst, könnte schon bald den Anschluss verlieren.
  • Es ist nicht mehr ausreichend nur Buchungsvorgänge zu automatisieren oder effizienter zu gestalten. Treuhänder sollten ganze Geschäftsprozesse digitalisieren, um auf die Veränderung von Kundenanforderungen reagieren zu können.
  • Die rasante Geschwindigkeit, in der sich Technologien heutzutage entwickeln, gibt ein schnelles Tempo vor.

Einstieg in die Digitalisierung: Wohin geht die Reise

Aller Anfang ist schwer und oft auch mit einigen Hürden verbunden. In der Schweizer KMU Landschaft wird deutlich, dass in den meisten Fällen eine Digitalisierung von innen nach aussen angestrebt wird. So können Unternehmen zu Beginn die internen Geschäftsprozesse automatisieren und anschliessend Schritt für Schritt, für den Kunden digitale Lösungen in Angriff nehmen. Durch das hohe Papieraufkommen und einen intensiven Austausch mit dem Kunden sieht sich gerade die Treuhandbranche unter grossem Druck.

Treuhänder sitzt an Finanzstatistik.
Die Anforderungen an die Dienstleistung von Treuhändern steigen stetig an. (Bildquelle: towfiqu barbhuiya/ unsplash)

Um nicht den Anschluss zu verlieren, sollten Treuhänder die Möglichkeiten der Digitalisierung voll ausschöpfen. Hier reicht eine Buchungssoftware zur Automatisierung von Buchungsvorgängen bei vielen Kunden nicht mehr aus. Es ist wichtig, einen ganzheitlichen Blick auf die Aufgabenbereiche des Treuhandwesens zu werfen. So wird schnell klar, dass neben digitalen Finanzprozessen auch eine von überall und zentral verfügbare Dokumentenablage eine elementare Rolle für Treuhänder und Kunden spielt.

Schritt für Schritt

Aus dem vorangegangenen Überblick, wird klar, dass sich die Rolle des Treuhänders zukünftig stark verändern wird. Um für diese Veränderung gewappnet zu sein, sollten die individuellen Geschäftsprozesse betrachtet werden. Vor allem administrative Standardprozesse, die sich oft wiederholen, sollten automatisiert werden. Stellen Sie sich also die Fragen: Welche Prozesse wiederholen sich und können somit einfach automatisiert werden? Welche Dokumente werden mehrfach für die Arbeit benötigt?

Definieren Sie in einer Ist-Analyse die wichtigsten Prozesse sowie Herausforderungen und Probleme, die damit einhergehen. Hieraus resultiert letztlich das Soll- Konzept, welches den Fokus auf die grössten Herausforderungen legt und die Anforderungen an die Digitalisierung definiert. Für eine reibungslose und vor allem bedürfnisorientierte Umsetzung bietet sich die Zusammenarbeit mit einem Partner für Digitalisierung an. Dieser kann Ihnen anhand der ausgearbeiteten Herausforderungen spezifische Lösungen evaluieren.

Digitalisierung Treuhand: Die wichtigsten Fragen und Antworten

Neben den essentiellen Fragen für die Umsetzung einer digitalen Transformation stellen sich zu Beginn oft noch weitere Fragen. Im Mittelpunkt stehen hierbei Kundenerwartungen, digitale Möglichkeiten sowie Vor- und Nachteile der digitalen Transformation. Um Ihnen einen ganzheitlichen Überblick zu verschaffen, möchten wir im folgenden Abschnitt auf die wichtigsten Fragen zu diesem Themenbereich eingehen.

Was erwarten Kunden heute von einem Treuhänder?

Wie im oberen Abschnitt angedeutet, werden die Bedürfnisse der Kunden stark durch den digitalen Wandel und die nachrückende digital versierte Generation beeinflusst. Aus diesem Grund ergeben sich neue Anforderungen an Treuhandunternehmen. Neben den grundsätzlichen Kriterien wie Professionalität, Beratung und Begleitung, rückt ein geringer administrativer Aufwand in den Vordergrund. 

Ein Blick in ein digitales Büro.
Die Digitalisierung ermöglicht eine Minimierung des administrativen Aufwands. (Bildquelle: arlington research/ unsplash)

Die neue Generation von Kunden und Entscheidungsträgern möchte nicht für einfachen Verwaltungsaufwand bezahlen, sondern für zielgerichtete Optimierungen und individuelle Betreuung. Das Verständnis für hohe administrative Kosten sinkt. Auch der Wunsch nach einem schnellen orts- und zeitunabhängigen Austausch mit dem Treuhänder tritt immer mehr in den Vordergrund. Dies hat zur Folge, dass das Bedürfnis nach digitalen Lösungen immer grösser wird.

Welche Aufgaben nehmen am meisten Zeit in Anspruch?

In klassischen Treuhandunternehmen nimmt die Abarbeitung des Posteingangs einen grossen Teil der Zeit in Anspruch. Dies liegt an der Menge der Dokumente, mit denen ein Treuhänder pro Kunde zu tun hat. Auch das manuelle Ablegen und Wiederfinden von Unterlagen an verschiedenen Orten wird oft zu einer zeitfressenden Aufgabe. 

Die manuelle Verarbeitung des Posteingangs nimmt einen Grossteil der Zeit in Anspruch.

Belege werden manuell gebucht und das Einfordern von Dokumenten bei Kunden wird durch die postalische Zustellung verzögert. Das verlangsamt generell den Dokumentenaustausch. Klassische Beispiele sind das Einfordern von Abschluss- und Steuerunterlagen. Gerade auch das vierteljährliche oder jährliche manuelle Abarbeiten von Zahlungsbelegen für die Finanzbuchhaltung, verursacht beim Treuhänder ein plötzlich hohes Volumen an repetitiver Tätigkeit.

Welche Möglichkeiten gibt es für Treuhänder?

Je nach Digitalisierungstand eines Unternehmens gibt es verschiedene Lösungsansätze. Weshalb gerade zu Beginn der digitalen Transformation der Fokus meist auf den internen Prozessen liegt. Hierzu zählt unter dem Gesichtspunkt des Dokumenten-Managements der digitale Posteingang bis hin zur digitalen Archivierung. Auch die Auffindbarkeit von Dokumenten innerhalb Sekunden bildet einen zentralen Punkt bei der Digitalisierung. Neben diesen internen Prozessen können auch externe Prozesse und somit die Arbeit mit dem Kunden vereinfacht werden. Einen zentralen Lösungsansatz bilden hierbei Kundeportale.

Digitaler Posteingang

Durch den digitalen Posteingang wird physische Post schnell und einfach digitalisiert und kann anschliessend digital weiterverarbeitet werden. Mit der revisionssicheren und vor allem gesetzeskonformen digitalen Ablage können alle Informationen an einem Ort gespeichert werden. Dies betrifft sowohl physische Post wie auch E-Mails und andere Dokumente. Das bedeutet, dass physische Dokumente von Klienten zuerst auf einfache Art und Weise digitalisiert werden, bevor eine Weiterverarbeitung stattfindet. Eine physische Aufbewahrung ist somit nicht mehr nötig und spart Zeit und Platz.

Dokumenten-Management-System (DMS)

Durch das Dokumenten-Management-System werden Dokumente und wichtige E-Mails im Google Prinzip in Sekunden abrufbar. Das bedeutet, dass die Verwaltung von Dokumenten neu definiert wird. Die datenbankgestützte Organisation aller elektronischen Dokumente lässt Ihren administrativen Aufwand auf ein Minimum schrumpfen. Es werden sowohl einfache wie auch komplexe Anwendungsfälle des Dokumentenmanagements unterstützt. Mit einer metadatenbasierten Speicherung werden Datensilos aufgebrochen. DMS-Lösungen nach heutigem Standard ermöglichen die Automatisierung von Abläufen, das Managen von Fristen und vieles mehr.

Kundenportal

Eine weitere Möglichkeit bietet das digitale Kundenportal. Hierdurch wird es dem Treuhänder ermöglicht Unterlagen automatisiert einzufordern. Über ein einfaches Webportal kann der Kunde Dokumente hochladen, welche direkt im internen Informationsmanagement System (IMS) bzw. DMS des Treuhänders landen. Dort werden sie automatisch dem korrekten Klienten und Sachbearbeiter zur Weiterverarbeitung zugewiesen. Dokumente, die dem Kunden geschickt werden müssen, können direkt im DMS gespeichert und automatisch dem Klienten über das Webportal zur Verfügung gestellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen traditionell versierten Treuhändern und digital versierten Treuhändern?

Das klassische Geschäftsmodell der Treuhandbranche funktioniert vorwiegend auf papierbasierten Prozessen und Dokumenten. Im Fokus stehen Dienstleistungen wie Geschäfts-, Quartals- oder Monatsabschlüsse sowie Steuern. Durch die manuelle Bearbeitung von Belegen oder das Zusammensuchen von Unterlagen haben traditionell orientierte Treuhänder einen hohen administrativen Arbeitsanteil. Oft wird die Arbeit im Büro mit geringer örtlicher und zeitlicher Unabhängigkeit ausgeführt.

Im Gegensatz dazu fokussieren sich digital versierte Treuhänder zukünftig mehr auf eine beratende Funktion und weniger auf administrative Aufgaben. Somit wird auf eine jüngere Zielgruppe gesetzt, welche einen gewissen Digitalisierungsgrad voraussetzt. Dies ist insofern wichtig, da die Generation «Digital Natives» in den nächsten Jahren relevante Führungsfunktionen wahrnehmen. Somit verändern sich die Anforderungen an Dienstleistungen und Technik.

Das Archiv in der Treuhandbranche ist oft physisch und somit Ordnerbasiert.
In traditionellen Treuhandbüros gibt es oft ein physisches Archiv. (Bildquelle: office-work/ unsplash)

Auch bei der Suche nach jungen Fachkräften spielt der Grad der Digitalisierung eines Unternehmens eine grosse Rolle. Ausserdem können sich daraus wichtige strategische Vorteile entwickeln. Der digitale Treuhänder arbeitet mit so wenig Papier wie möglich, damit benötigte Unterlagen zeit – und ortsunabhängig verfügbar sind. Das bedeutet, dass Standardprozesse automatisiert bzw. digitalisiert werden. Hierzu zählt beispielsweise der Posteingang oder Dokumentenaustausch mit Mandaten.

Durch die enorme Zeiteinsparung kann die gewonnene Zeit für wertgenerierende Aktivitäten genutzt werden. Mit einem Kundenportal bekommt der Klient Zugriff auf benötige Unterlagen und kann selbständig z.B. Steuerbeilagen und Abschlussunterlagen einreichen. Somit wird das Angebot des digital versierten Treuhänders abgerundet.

Welche Vor- und Nachteile bringt die Digitalisierung mit sich?

Die Digitalisierung bringt mehr Effizienz und Produktivität mit sich. Dadurch gewinnt der Treuhänder mehr Zeit sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und verringert seine administrativen Arbeiten. Die unternehmensweite Transparenz über offene Bearbeitungsvorgänge, fehlende Unterlagen und die einzelne Mitarbeiterauslastung nimmt ausserdem zu. Durch die Positionierung als digitaler Treuhänder und der Zurverfügungstellung digitaler Anwendungen wird auch die Neukundengewinnung gesteigert. 

Neben den positiven Effekten auf die Kundenbeziehungen steht die interne Entwicklung des Unternehmens. So können Sie durch ein modernes Geschäftsmodell auch junge Fachkräfte bzw. Talente für sich gewinnen. Das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten steigert aber nicht nur Ihre Attraktivität gegenüber jungen Fachkräften, sondern verhilft Ihnen zu einer flexibleren und transparenteren Kundenbetreuung. 

Zur Umsetzung einer erfolgreichen digitalen Transformation bedarf es einer Schritt-für-Schritt-Begleitung. Diese gelingt nicht in 3 Monaten. Suchen Sie sich einen Partner mit dem nötigen Know-How. Durch das fundierte Fachwissen der Wieland Digital Solutions vertrauen Sie auf einen starken Partner, der sie durch die betreuungsintensiven ersten Monate begleitet.

Fazit

Nicht nur Treuhänder, sondern auch andere KMU stehen vor der Herausforderung einer zunehmenden Digitalisierung. Durch unsere professionelle Betreuung bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, eine digitale Transformation einfach voranzutreiben. Zusätzlich können Sie durch die Einführung der von uns angebotenen Softwarelösungen Kunden auf eine neue und innovative Weise bedienen. Hieraus ergeben sich nicht nur neue Dienstleistungen, sondern es entwickelt sich auch neuer Umsatz.

Profitieren Sie von dem Mehrwert eines intelligenten Dokumentenmanagement und an Ihre Bedürfnisse angepasste digitale Workflows. Für mehr Informationen stehen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch zur Verfügung.

(Titelbildquelle: jeshoots/ unsplash)

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