Das papierlose Büro: Die wichtigsten Voraussetzungen

Durchschnittlich verbringen wir pro Dokument ca. 18 Minuten mit der Suche. Das ist nicht nur wahnsinnig viel Zeit für ein Stück Papier, sondern mindert auch noch die Produktivität. Wie schön wäre es, wenn einfach jemand anders für Sie suchen könnte.

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten können Sie das in kürzester Zeit realisieren. Ein papierloses Büro bezieht sich aber nicht nur auf das Papier, welches Sie sparen können, sondern verhilft Ihnen zu einem digitalen Arbeitsplatz. Auch der Zugriff auf wichtige Dokumente aus dem Homeoffice wird somit kinderleicht. Doch was sind die Voraussetzungen und welche Rolle spielen dabei Digitalisierungspartner? Darauf möchten wir in dem folgenden Artikel eingehen.

Inhaltsverzeichnis

Ein kurzer überblick

  • Mit einem digitalen Arbeitsplatz verfügen Sie über eine Arbeitsplattform, auf der alle Informationen, Daten und Anwendungen ortsunabhängig zur Verfügung gestellt werden können. Das gibt Mitarbeitern die Möglichkeit auch aus dem Homeoffice effektiv zu arbeiten.
  • Im praktischen Sinne findet eine Digitalisierung von Daten und Unternehmensprozessen statt. Durch die zentrale Arbeitsplattform wird eine Kommunikation von verschiedenen Abteilungen und zwischen Einzelnen im Unternehmen vereinfacht.
  • Gerade die richtige Implementierung spielt hierbei eine besonders wichtige Rolle. An diesem Punkt sorgen Digitalisierungspartner für einen effizienten und reibungslosen Ablauf.

Der digitale Arbeitsplatz: Das sollten Sie wissen

Für Unternehmen und deren Mitarbeitern bietet ein digitaler Arbeitsplatz eine organisierte und serviceorientierte Lösung. Es kann nicht nur von allen Geräten auf Informationen oder Daten zugegriffen werden, auch Anwendungen wie die Archivierung, Rechnungsverarbeitung und ein digitales Projekt-Management sind möglich. 

Diese zentrale Arbeitsplattform kann als Vergrösserung des Intranets zu einem mobilen Arbeitsplatz wahrgenommen werden. Die wichtigsten Daten, Bereiche und Tools werden so an einem Ort vereint und ermöglichen eine ortsunabhängige und übergreifende Zusammenarbeit. Ein solcher Arbeitsplatz macht für die verschiedensten Berufsgruppen Sinn.

Ein Frau Sitz an einem Tisch mit einem Laptop und einem Tablet und arbeitet daran.
Mit einem papierlosen Büro können Sie zeit- und ortsunabhängig arbeiten. (Bildquelle: Ketut Subiyanto/ Pexel)

Gerade Bau- und Industrieunternehmen mit einem hohen Volumen an Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen und weiteren technischen (Projekt-) Dokumentationen sowie auch Dienstleister wie z.B. Treuhänder können von einem digitalen Arbeitsplatz stark profitieren. 

Letztere sparen z.B. deutlich Zeit beim Management ihrer Mandantenakten – vom Posteingang über die Kontrolle und Archivierung bis hin zur sekundenschnellen Suche. Sogar der Dokumentenaustausch zwischen Treuhänder und Mandant kann über eine Plattformlösung digitalisiert und automatisiert werden. 

Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

Durch einen geringeren Aufwand für administrative Aufgaben haben Mitarbeiter mehr Zeit sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Aus diesem Grund kann deutlich die Steigerung der Produktivität von Mitarbeitern in den Vordergrund gestellt werden. Der Arbeitsplatz 4.0 kann einen positiven Effekt auf die Entscheidungsfindung haben und somit Prozesse beschleunigen. 

Der Informationsaustausch zwischen internen und externen Stakeholdern (Kunden, Lieferanten) kann so beschleunigt werden. Neben dem Informationsaustausch werden Freigabeprozesse transparenter und haben somit eine schnellere Durchlaufzeit. Dies ist besonders hilfreich bei der Rechnungsverarbeitung. Mit einem Klick erhalten Sie zudem einen Überblick über Verträge und Fristen.

Diese serviceorientierte Lösung für Arbeitsplätze kann das Engagement und die Zufriedenheit von Mitarbeitern steigern, gerade wenn diese sich eine effizientere Zusammenarbeit im Team oder zwischen Abteilungen wünschen. Die Mitarbeiter verlieren so kaum noch Zeit, wenn Sie Dateien und Dokumente suchen, was Ihnen eine fokussierte Arbeit ermöglicht. Gerade KMU verhilft es zu mehr Konkurrenzfähigkeit und der Möglichkeit ihre Marktposition auszubauen.

Anforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes

Damit Sie dem Ziel eines papierlosen bzw. digitalen Arbeitsplatzes näherkommen, müssen einige Grundvoraussetzungen gegeben sein. Nur so ist es möglich alle Vorteile, die diese Umstellung mit sich bringt, vollständig auszuschöpfen. Der folgende Abschnitt wird sich aus diesem Grund mit den Anforderungen für einen digitalen Arbeitsplatz befassen.

Ausstattung

Um einen Bürobetrieb zu digitalisieren, sollten vor allem Zugangsgeräte wie ein PC oder ein Laptop vorhanden sein. Diese Dinge werden benötigt, damit ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Daten und Informationen möglich ist. Für den Zugriff von unterwegs reicht ein normales Smartphone. Im besten Fall sind die Geräte benutzerfreundlich und leistungsfähig. 

Aus diesem Grund sollten Sie für die Digitalisierung Ihres Bürobetriebs die geeignete Ausstattung mitbringen. Durch die Ausstattung mit Laptop, Headset sowie einer Webcam geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit alle Anwendungen mobil und ortsunabhängig zu nutzen. Somit können Ihre Mitarbeiter auch problemlos im Homeoffice arbeiten.

Anwendungen eines Digitalen Arbeitsplatzes

Jedes Unternehmen verfügt über eine Finanzbuchhaltungssoftware sowie gegebenenfalls über eine ERP- oder Auftragsbearbeitungslösung. Diese dienen zur Führung der Buchhaltung, dem Bestell- und Auftragswesen. Diese Anwendungen decken jedoch oftmals nicht sämtliche Anforderungen moderner Unternehmen ab. Beispielsweise können diese Softwarelösungen nur vereinzelt und in geringem Umfang die damit verbundenen Dokumente speichern, verwalten und allen Mitarbeitern schnell und einfach zugänglich machen. Oftmals können z.B. nur eingehende Rechnungen archiviert werden. 

Die Projektdokumente, Kalkulationen, Verträge und andere wichtige Korrespondenz sind dann jedoch auf Netzlaufwerken oder anderen Lösungen zu finden. Die dadurch entstandenen Datensilos entsprechen nicht den Anforderungen eines modernen und einfachen Informationsmanagements. Weitere Schwachstellen von Finanzbuchhaltungs- und ERP- Systemen sind die oftmals starren und unflexiblen Freigabe- sowie Visierungsprozesse, z.B. bei der Rechnungsverarbeitung. Auch die Benutzerfreundlichkeit, die generelle Flexibilität für Erweiterungen oder Anpassungen sind nicht immer gegeben.

DMS oder ECM ergänzen die Primärapplikationen und lösen Datensilos auf.

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) ergänzen die Primärapplikationen und lösen Datensilos auf. Zudem erhöhen diese die Benutzerfreundlichkeit, vereinfachen die Suche nach sämtlichen Informationen und schaffen digitale Unternehmensprozesse über sämtliche Bereiche. Sie sind deshalb für einen modernen Arbeitsplatz unerlässlich. 

Um die Software-Systeme auf einer zentralen Arbeitsplattform zusammenzuführen, arbeiten Sie am besten mit einem Digitalisierungspartner zusammen. Dieser kann Ihnen nicht nur die passenden Systeme installieren, sondern auch bei der individuellen Freigabe für die Mitarbeiter helfen.

Datensicherheit an einem Digitalen Arbeitsplatz

Ein besonders wichtiger Aspekt für ein digitales Büro ist die Datensicherheit. Gerade vertrauliche Inhalte und Daten sollten optimal verschlüsselt und geschützt sein. So können Sie gegen einen Datendiebstahl vorbeugen. Hierzu zählen auch Daten über Mitarbeiter wie Lohnabrechnungen, Fehlzeiten oder Krankheit. 

Diese müssen zwingend vor dem unbefugten Zugriff Dritter bewahrt werden. Gerade mit der richtigen Installation durch einen Partner können Fehler vermieden werden. So bleiben die Daten sowohl für externe Betrachter wie auch für Mitarbeiter, die sie nicht sehen sollen, unsichtbar. 

Durch ein metadatenbasiertes und intelligentes Dokumenten-Management-System (DMS) werden Dokumente nur noch an Mitarbeiter freigegeben, die auch berechtigt sind, dieses zu bearbeiten. Auch mit steigenden Anforderungen an den Datenschutz von personenbezogenen Daten werden diese Systeme immer präsenter.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Damit die Anwendungen problemlos eingeführt werden können, ist eine benutzerfreundliche Oberfläche das A und O. Es sollte unbedingt vermieden werden, dass Mitarbeiter trotz einer zentralen Plattform stundenlang nach Information und Daten suchen. Gerade ein logischer Aufbau sowie eine überschaubare Bedienoberfläche der zentralen Arbeitsplattform ist dabei sehr wichtig. 

Das ermöglicht es Ihnen alle Vorteile des neuen digitalen Systems für sich nutzen. Hierzu zählen automatisierte Abläufe wie Freigaben, die durch Erinnerungsfunktionen schneller werden. So geht beispielsweise die Rechnung, die zur Freigabe auf dem Schreibtisch liegt, auch nicht mehr im Papierchaos unter.

Implementierung eines DMS für einen digitalen Arbeitsplatz

Für eine erfolgreiche digitale Transformation des Unternehmens, hin zu einem papierlosen Büro, sind verschiedene Schritte und Überlegungen nötig. Dabei kann es schnell passieren, dass Sie den Überblick verlieren. An diesem Punkt sind Digitalisierungspartner Gold wert. Der folgende Abschnitt soll Ihnen einen kurzen Überblick über die Schritte geben, bei denen ein Partner für Digitalisierung behilflich ist.

Zieldefinition und Priorisierung

Bevor Sie mit der Digitalisierung starten und eine neue Software-Lösung wie z.B. ein DMS einführen, sollten Sie zunächst das Warum besprechen. Dabei gilt es herauszufinden, in welchen (Teil-) Bereichen heute die grössten Herausforderungen liegen und wo z.B. Mitarbeiter am meisten Zeit mit administrativen oder repetitiven Prozessen verschwenden. Es ist wichtig, dass Sie und die häufigsten AnwenderInnen die heutigen Herausforderungen kennen und klar benennen können.

Auf dem Bild ist eine Benutzeroberfläche zu sehen auf der eine Person Dokumente auswählt.
Mit einem Dokumenten-Management-System kommen sie mit einem Klick zu den gewünschten Dokumenten. (Bildquelle: Erstellt mit canva.com)

Fragen Sie sich dann konkret, welche Arbeitsschritte durch die digitale Transformation bzw. durch eine Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) verbessert werden sollen. Führen Sie sich vor Augen welche Verbesserungen sich für Ihre Mitarbeiter und Sie ergeben können. Es soll zudem klar definiert werden, wie sich die digitale Transformation auf die Unternehmensziele auswirken soll. Dieser Schritt sowie eine Priorisierung von Herausforderungen und Zielen sind für das weitere Vorgehen und ein erfolgreiches Projekt essentiell.

Vorbereitung des Projekts

Bevor das Projekt angegangen wird, ist es wichtig zu definieren, wer für welchen Bereich des Projekts zuständig ist. Die betroffenen Personen sollen an Board geholt werden. Es zeigt sich immer wieder, dass der frühe Einbezug von wichtigen MitarbeiterInnen für den Projekterfolg von zentraler Bedeutung ist.

Für eine optimale Vorbereitung auf das Projekt können Sie diese Fragen nutzen:

  • Was ist der Zeitplan und wie ist das Budget?
  • Wer sind die Projektverantwortlichen?
  • Wer übernimmt die Vertretung aus dem IT-, Management- und Anwenderbereich?
  • Wie wird die Neuerung an die Mitarbeiter kommuniziert?
  • Wird es einen internen oder externen Ansprechpartner für Fragen geben?
  • Wer ist verantwortlich für die interne Einführung der neuen Lösung und wie soll das ungefähr ablaufen?

 

Nachdem Sie die Fragen beantwortet haben können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Analyse des Ist-Zustands

Nach der Definierung des „Warums“ und der angestrebten Ziele sowie der Projektvorbereitungsaufgaben sollte der IST-Zustand analysiert werden. Dabei geht es insbesondere um folgende Fragen:

  • Wo verlieren wir heute am meisten Zeit (Detailanalyse)?
  • Welche (Teil-) Prozesse hinsichtlich des definierten Ziels sind für uns am wichtigsten?
  • Wie sehen die Prozesse im Detail aus? Welche Teilvarianten und Spezialfälle gibt es?
  • Welche Anwendergruppen bestehen und wo liegen deren Bedürfnisse und Prioritäten?
  • Welche Dokumententypen sind für die entsprechenden Prozesse von zentraler Bedeutung?
  • Wie werden die Dokumente verarbeitet und welche darin enthaltenen Informationen sind besonders wichtig?
  • Welche Anwendungen nutzen wir für die Prozesse?
  • Wie sieht die interne IT-Infrastruktur aus?

 

Basierend auf dem aktuellen Zustand kann das Lösungskonzept und die passende Anwendung besser und schneller erörtert werden. Oftmals gibt es mehrere Umsetzungsmöglichkeiten, weshalb eine gute Kenntnis der internen Gegebenheiten essentiell ist.

Ausarbeitung des SOLL-Zustands

Nach der IST-Analyse erfolgt die Definition des Lösungskonzepts. Dabei wird auf die vorgängig definierten Projektziele aufgebaut und im Detail geklärt, wie diese erreicht werden sollen. In diesem Schritt wird auch oftmals erneut über die Priorisierung und Wichtigkeit gesprochen. Kosten-/Nutzen bzw. Return-on-Invest Überlegungen sollten dabei immer mit einfliessen. Folgende Fragen werden unter anderem in diesem Projektschritt beantwortet:

  • Wie werden die vorher definierten Herausforderungen gelöst?
  • Wie sehen die SOLL-Prozesse aus, basierend auf dem heutigen IST-Zustand?
  • Welche Lösungsvarianten gibt es und wo liegen die Vor- und Nachteile?
  • Welche Schritte werden zusätzlich automatisiert?
  • Verfügen Sie über die benötigte IT-Infrastruktur?
  • Welches DMS/ECM eignet sich am besten?
  • Wo werden mögliche Schnittstellen zwischen einem DMS und z.B. einer ERP oder FiBu-Software benötigt?

 

Gerade in diesem Schritt ist die Begleitung eines Digitalisierungspartners praktisch unerlässlich. Er zeigt Ihnen mit seinem Know-How verschiedene Möglichkeiten auf und berät Sie ausführlich.

Wählen Sie einen passendes DMS

An diesem Punkt angekommen geht es nicht nur darum die passende Anwendung zu finden, sondern auch den passenden Anbieter. An diesem Punkt kommt Ihre Anforderungsliste, die Sie auf Grundlage Ihrer Ziele erstellt haben zum Tragen. Mit dem richtigen Digitalisierungspartner können die folgenden Fragen beantwortet werden und sie helfen dabei das individuelle Design für Ihre Lösung festzulegen:

  • Können Dateien jeder Art aus unterschiedlichen Systemen im DMS erfasst werden?
  • Ist es möglich Dokumente automatisiert zu klassifizieren und ehemalige Format bleibt bestehen?
  • Können Anmerkungen, Notizen bzw. zusätzliche Informationen gemacht werden?
  • Ist ein ortsunabhängiger und zentraler Zugriff auf alle Informationen gewährleistet?
  • Kann die Oberfläche des Systems personalisiert werden?

Implementierungsphase

Nachdem Sie mit Ihrem Digitalisierungspartner alle Fragen beantwortet haben, können Sie mit einem klaren Anforderungsprofil und einem passenden System mit der Umsetzung starten. Wichtig ist dabei, dass die Umsetzung „agil“ erfolgt. Es werden einzelne, sinnvolle Arbeitspakete geschnürt und innert kurzen Zeitabständen erarbeitet. 

Mittels Prototyping können so schnell gute Ergebnisse erzielt werden und Sie als Kunde sehen, ob die Ergebnisse genau Ihren Vorstellungen entsprechen. Innert zwei bis drei Iterationen erhalten Sie so die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen. Gerade DMS Lösungen haben den Vorteil, dass Ihr Feedback sowie neu auftretende Anforderungen während dem Projekt sehr rasch und einfach eingebaut werden können.

Einführungsphase

Eine Einführung ist natürlich nicht in einer Nacht realisierbar, sondern ein Projekt, welches einer guten Organisation und Planung bedarf. Ein ausführliches End-to-End Testing sowie eine finale Abnahme sämtlicher umgesetzten Anforderungen gibt Ihnen die Sicherheit, welche Sie für die Einführung benötigen. Zudem sollten Sie dabei die interne Kommunikation nicht vernachlässigen, so dass sich die MitarbeiterInnen bereits mental darauf vorbereiten können. Gerade Power-User sind zudem vor der eigentlichen Einführung noch weiter einzubeziehen

Schulung der Mitarbeiter

Um Ihre Mitarbeiter optimal auf die Nutzung der neuen Systeme vorzubereiten, ist eine Schulung über alle Abteilungen hinweg sehr wichtig. Sollten Mitarbeiter mit der Struktur oder dem Aufbau der Benutzeroberfläche nicht umgehen können, werden die Vorteile der Systeme nicht vollständig ausgenutzt.

Eine Gruppe von Menschen sitzt an einem Tisch mit Laptops.
Digitalisierungspartner können Sie bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter unterstützen. (Bildquelle: fauxels/ Pexel)

Idealerweise wird Prozess für Prozess eingeführt, so dass die MitarbeiterInnen Zeit haben, sich an die Umstellung zu gewöhnen. Nach einiger Zeit wird das DMS dann für weitere Arbeitsschritte genutzt. Neben einer initialen Schulung ist insbesondere eine enge Begleitung durch die Projektverantwortlichen während den ersten zwei bis drei Wochen wichtig. Dies kann entweder ein interner Power-User oder der externe Digitalisierungspartner sein. Ihr Partner für Digitalisierung steht Ihnen auch bei technischen Schwierigkeiten und Fragen zur Seite. So sind Sie optimal für Ihr papierloses Büro vorbereitet.   

 

Fazit

Den meisten Unternehmen ist bewusst, dass eine digitale Umstellung Ihrer Geschäftsprozesse zukünftig unausweichlich wird. Hierdurch steigt nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit, sondern die Attraktivität für Arbeitnehmer. Gerade qualifizierte Fachkräfte bevorzugen oft einen modernen und vor allem digitalen Arbeitsplatz. 

Die wichtigsten Grundvoraussetzungen wie Computer, Laptop und Smartphone sind in den meisten Betrieben vorhanden. So steht einer Vereinfachung der Prozesse nichts mehr im Wege. Mit dem richtigen Digitalisierungspartner erhalten Sie Unterstützung auf allen Ebenen. Von der Auswahl des Systems über die Planung bis hin zur Implementierung und Schulung der Mitarbeiter. 

Sollen wir Sie auf dem Weg in Ihr papierloses Büro begleiten? Gerne beantworten wir Ihnen alle offenen Fragen in einem persönlichen Beratungsgespräch.

(Titelbildquelle: Wesley Tingey/ Unsplash)

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