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Gerade der Übertrag in ERP/CRM-Systeme ist mit einem hohen Zeitaufwand für die Mitarbeiter verbunden. Durch die langen Bearbeitungs- und Liegezeiten werden oft wertvolle Skontofristen verpasst. Auch die Transparenz wie zum Beispiel bei welchem Mitarbeiter sich eine Rechnung gerade befindet, lässt sich oft nicht direkt nachvollziehen. An diesem Punkt setzt die digitale Rechnungsverarbeitung an, um Ihren Alltag zu erleichtern. In dem folgenden Blogbeitrag möchten wir Ihnen einen Überblick über die digitale Rechnungsverarbeitung geben und auf die wichtigsten Fragen zu diesem Thema eingehen.
Die Fakten im Überblick
- Die Rechnungsverarbeitung zählt zu den papierintensivsten Prozessen in einem Unternehmen, welcher häufig die meiste Zeit des Mitarbeiters in Anspruch nimmt. Gerade durch eine manuelle Übertragung entstehen oft lange Bearbeitungszeiten.
- An der Bearbeitung einer Rechnung sind häufig verschiedene Abteilungen beteiligt. Von der Buchhaltung über die Fachabteilung bis hin zum Wareneingang. Durch die manuelle Bearbeitung entstehen so oft intransparente Arbeitsstände.
- Die digitale Rechnungsverarbeitung setzt an diesen Punkten an. So wird durch eine intelligente Datenextraktion, Freigabe-Workflows und die Übergabe der Daten an Ihr ERP die Rechnungsverarbeitung vereinfacht. Die digitale Datenextraktion trägt dazu bei, dass weniger Fehler bei der Verarbeitung von Rechnungen entstehen.
- Eine digitale Archivierung ermöglicht es Ihnen alle Rechnungen in Sekundenschnelle zu finden. Mit der metadatenbasierten Archivierung werden Daten durch die Volltextsuche im Google Prinzip schneller abrufbar.
Hintergründe: Warum Sie eine digitale Rechnungsverarbeitung benötigen
Sie Fragen sich immer noch, warum Sie den Schritt in eine elektronische Rechnungsverarbeitung wagen sollten. Mit einer digitalen Verarbeitung von Rechnungen erzielen Sie deutlich kürzere Durchlaufzeiten, was Ihnen eine höhere Verarbeitungsqualität und mehr Skontoerlöse einbringt. Mit einer intelligenten Datenextraktion werden die Kopfdaten einer Rechnung durch eine selbstlernende Software-Lösung ausgelesen und müssen durch den Benutzer nur noch verifiziert werden.
Hierdurch können Sie Ihre Mitarbeiter entlasten und Tippfehler vermeiden. Die Rechnungen werden in einem DMS-System über den Workflow freigegeben, dies erhöht nicht nur Ihre Transparenz, sondern, gibt Ihnen die Möglichkeit Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Damit Sie einen noch tieferen Einblick erlangen, gehen wir in dem folgenden Abschnitt auf die wichtigsten Fragen zu diesem Thema ein.
Wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung?
Die elektronische Rechnung funktioniert genauso wie die Papierrechnung. Der Rechnungseingang und die Rechnungsverarbeitung finden jedoch in einem digitalen System statt. Dies bildet den grössten Unterschied von einer elektronischen Rechnung zu einer Papierrechnung. Der Zweck der Rechnung sowie die rechtliche Grundlage sind einer Rechnung auf Papier praktisch gleichgesetzt. Durch eine Dokumenten-Management-Lösung wird Ihre Rechnungsverarbeitung so zum Kinderspiel.
Der Rechnungseingang kann über diverse Kanäle stattfinden wie z.B. per Scan oder als E-Mail. Durch eine automatische Texterkennung wird Ihre Rechnung ausgelesen und ohne manuellen Aufwand in Ihrem Dokumenten-Management-System angezeigt. Auch wichtige Angaben wie z.B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Kreditor werden durch das System erkannt und eingelesen. Durch einen individuell definierten Workflow können Sie die Rechnung nun ganz einfach weiterverarbeiten. Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung erhalten Sie die Möglichkeit jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Rechnung einzusehen.
Welche Unterschiede gibt es zwischen einer digitalen und einer papierbasierten Eingangsrechnungsverarbeitung?
Die papierbasierte Rechnungsverarbeitung ist oft mit einer Papierflut aufgrund vieler Kopien verbunden, was zu unnötigen Papierkosten führen kann. Bei der papierbasierten Rechnungsverarbeitung kommt es zudem nicht selten vor, dass Belege abhandenkommen können. Da alle wichtigen Informationen aber nur auf dem Beleg erkennbar sind, gehen sie mit dem Beleg verloren. Somit gibt uns die papierbasierte Rechnungsverarbeitung nur ein scheinbar sicheres Gefühl.
Greifen Sie zeit- und ortsunabhängig auf Ihre abgelegten Rechnungen zu.
Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung fallen keine Kopien an und Sie erhalten einen digitalen, einfachen und konsistenten Workflow. Die abgelegten Rechnungen sind für Sie zeit- und ortsunabhängig verfügbar. Durch die Digitalisierung erhalten Sie mehr Transparenz in den einzelnen Prozessen der Rechnungsverarbeitung. Mit der Vergabe von Zugriffsrechten erlangen Sie mehr Sicherheit und haben die Möglichkeit strukturierte Zusatzinfos zu erfassen.
Was sind die wesentlichen Funktionen einer elektronischen Verarbeitung von Rechnungen?
Eine digitale bzw. elektronische Rechnung sollte alle sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen erfüllen. Die elektronische Bearbeitung muss schnell und einfach erfolgen sowie an individuelle Bedürfnisse anpassbar sein. Mit diesen fünf Funktionen können die Anforderungen erfüllt werden:
- Auslesen der Rechnungsdaten
- Selbstlernend dank KI
- Abgleich der Rechnungsdaten mit Ihrer ERP-Datenbank
- Individuelle Workflows (digitale Freigabeprozesse)
- Automatisierung von Buchungen
Wichtige Informationen einer Rechnung wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und Währung, ESR-Referenz, der Schweizer QR-Code sowie Skonti und MwSt. Sätze werden automatisch ausgelesen und mit der vorhandenen Datenbank abgeglichen. Durch die intelligente Datenextraktionslösung erhalten Sie ein System, welches ständig dazu lernt. Somit verbessert sich die Erkennungsrate mit einem steigenden Rechnungsvolumen pro Kreditor. Zusätzlich wird eine Konformitätsprüfung der MwSt. durchgeführt.
Durch individuelle Freigabe-Workflows können Sie die Rechnungsverarbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Das bedeutet Sie können Freigaben beispielsweise nach Kostenstellen, Lieferant, Konto, Projekt oder Rechnungsbetrag steuern und automatisch den richtigen Personen zuweisen. Auch unterschiedliche Freigabestufen je nach Rechnungsbetrag sowie ein Abgleich mit Ihrer Bestellung sind möglich. Nachdem die Freigabe erfolgt ist, können alle relevanten Rechnungsdaten in Ihr ERP-System exportiert werden.
Ab wann lohnt sich eine digitaler Rechnungsprozess?
Die digitale bzw. automatisierte Rechnungsverarbeitung ist Bestandteil des Dokumenten-Managements und auf die Interaktion bzw. den Datenaustausch mit relevanter Unternehmenssoftware angewiesen. Viel Unternehmen arbeiten mit Finanzbuchhaltungs- und/oder ERP-Systemen, in welchen schliesslich die Rechnungsdaten zwecks Kreditoren-Buchhaltung verarbeitet werden müssen.
Der reibungslose Austausch von Informationen wird mit Hilfe von Schnittstellen gewährleistet. Durch standardisierte Schnittstellen zwischen Dokumenten-Management-Systemen und den ERP- und/oder Finanzbuchhaltungs-Systemen kann der Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung nochmals massiv reduziert werden und trägt zu einem stabilen Gesamtprozess bei. Dokumenten-Management-Systeme wie M-Files oder DocuWare verfügen über standardisierte Schnittstellen zu den bekanntesten ERP-/Finanzbuchhaltungssoftwares wie z.B.:
- Abacus
- Sage
- Navision
- Dynamics
- A3 (Baubranche)
- Immotop 1 (Immobilienbranche)
- SAP
Die Liste kann an dieser Stelle natürlich noch weitergeführt werden, aber wir wollen uns auf die bekanntesten Systeme beschränken.
Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung im Überblick
In den einzelnen Abschnitten dieses Blogbeitrags haben sich schon einige Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung herauskristallisiert. Damit Sie aber alle Vorteile überblicken können, möchten wir Ihnen diese kurz auflisten:
- Gesteigerte Effizienz/Zeitersparnis
- Geringere Durchlaufzeiten
- Mehr Transparenz
- Digitale, revisionssichere Archivierung
- Skonti nutzen
- Compliance einhalten
- Integration ins ERP
Durch eine digitale Verarbeitung von Rechnungen optimieren Sie Ihre gesamte Prozesskette. Sie sparen sich somit im gesamten Prozess der Verarbeitung Zeit. Mit einem digitalen Workflow können Aufgaben erstellt und verteilt werden. Dies führt dazu, dass die Bearbeitungszeiten für Prüfung, Zuordnung und Verbuchung reduziert werden. Der aktuelle Stand einer Rechnung sowie alle Freigaben werden für Sie jederzeit nachvollziehbar.
Mit einem revisionssicheren Dokumenten-Management-System werden Rechnungen digital archiviert. Ausserdem profitieren Sie dank schnellen Durchlaufzeiten von möglichen Skonti. Dies ist insbesondere für einzelne Branchen, wie z.B. für die Baubranche, interessant. Mit Compliance ist die Sicherstellung aller rechtlichen Anforderungen gemeint sowie eine Ermöglichung einfacher Audits bzw. Revisionen.
Fazit
Eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung verbessert Ihren Workflow durch automatisierte Prüf- und Genehmigungsvorgänge. Mit personalisierten Workflows können Sie Informationen einfach an die richtige Person, für die weitere Bearbeitung oder Freigabe, weiterleiten. Durch die Eliminierung von papierabhängigen und manuellen Abläufen können Sie eine unmittelbare Qualitätsverbesserung und Produktivitätssteigerung herbeiführen.
Zudem können Fehler in der Verarbeitung und Bearbeitung von Rechnungen sowie Verzögerungen reduziert werden. So kann festgehalten werden, dass Sie durch eine automatisierte oder elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung nicht nur Zeit, sondern auch Arbeitsaufwand sparen. Mit der Implementierung einer digitalen Rechnungsverarbeitung machen Sie den Prozess einfacher, schlanker und transparenter. Eine einfache Implementierung ebnet Ihnen den Weg zu einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.
Möchten Sie noch mehr zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erfahren? Unsere kompetenten und erfahrenen Berater stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
Quellen
