M-Files - das intelligente Dokumenten-Management-System

M-Files
Informationen managen und Prozesse steuern

Mit M-Files als intelligentes Dokumenten-Management-System (DMS) die Kontrolle über Daten zurückerhalten und dank digitalisierten Unternehmensprozessen die Produktivität steigern.

M-Files Dokumenten-Management-System

Digitale Dokumenten Ablage und Workflows

Informationen intelligent managen

M-Files ist ein intelligentes, skalierbares Dokumenten-Management-System (DMS). Die DMS Lösung verbessert die Performance von Unternehmen deutlich und erleichtert das Verwalten, Auffinden und Nachverfolgen von Informationen. M-Files bietet sämtliche Voraussetzungen für ein papierloses Büro.

papierloses büro

M-Files unterstützt die Vision des papierlosen Büros, dank dem digitalen Informations- und Business-Prozess-Management. Dokumente digitalisieren und digital weiterverarbeiten einfach gemacht.

kontrolle über daten

Kontrolle über Daten und geschäftskritischen Prozesse mit M-Files zurückerhalten und Dokumentenchaos oder Datensilos abschaffen sowie Compliance und Datenschutz Standards einhalten.

einfache zusammenarbeit

Dank dem digitalen Arbeitsplatz von unterwegs oder aus dem Home-Office einfach und effizient zusammenarbeiten.

M-files vorteile

Mit der intelligenten DMS-Lösung M-Files verwalten und finden Sie dank metadatenbasiertem Ansatz sämtliche Art von Informationen in Ihrem Unternehmen. Sie konsolidieren alle Dokumentenquellen in einer Oberfläche. So suchen Sie nicht mehr nach dem „Wo”, sondern nach dem „Was”. Ihre geschäftskritischen Prozesse werden digitalisiert und somit einfacher, transparenter und effizienter gestaltet.

Dokumente sofort finden

Dank intelligenter Volltext-Suche Informationen innert Sekunden finden sowie Dubletten und Versionskonflikte vermeiden.

Prozesse digitalisieren

Business-Prozesse wie z.B. Freigabeprozesse oder Rechnungs-Workflows digitalisieren und weitgehend automatisieren.

Revisionssichere archivierung

Dank Versionskontrolle und intelligentem Berechtigungssystem unterstützt M-Files die revisionssichere Archivierung.

Was M-Files bietet

M-Files stellt den Informationshub für Informationen und Prozesse dar. Es sichert den schnellen, transparenten Zugriff Ihrer Mitarbeitenden und erhöht die Datenqualität, Konsistenz und den Selbstbedienungsgrad Ihrer Mitarbeitenden.

Um ein Dokument zu finden, kann ein beliebiger Suchbegriff in der Suchzeile eingegeben werden. Die intelligente Volltext-Suche sucht den Begriff sowohl im Dokument selbst wie auch im Titel und in den Metadaten.

In M-Files werden Geschäftsdaten basierend auf deren Inhalten organisiert, unabhängig vom Speicherort im Unternehmensnetzwerk. Ganz gleich, ob sich diese Informationen auf der M-Files Plattform oder in anderen Systemen befinden, Sie können diese über eine einzige Oberfläche aufrufen und organisieren. Dank dem modernen Metadaten Prinzip werden Informationssilos aufgebrochen. Sie suchen nicht mehr nach dem «Wo», sondern müssen nur noch wissen, nach «Was» Sie suchen. Bei der Datenspeicherung brauchen Sie sich keine Gedanken mehr über die Namensgebung oder Ordnerstruktur zu machen. Menschliche Fehlerquellen in der täglichen Arbeit werden in Folge dessen auf ein Minimum reduziert.

Im Vergleich zu klassischen Ordnerstrukturen oder anderen Dokumenten-Management-Lösungen bietet M-Files den weiteren Vorteil, dank den Metadaten Informationen intelligent zu vernetzen. Für Benutzer entsteht so mehr Relevanz und Transparenz im Arbeitsalltag. Die Anwendungsfälle von solchen Informationsverknüpfungen sind vielfältig.

Dokumente werden z.B. Kunden, Lieferanten, Projekten oder Prozessen oder mit Personen verknüpft. So entsteht eine digitale Akte, was den schnellen Informationszugang sowie die Übersichtlichkeit und die Selbstbedienung der Mitarbeitenden fördert. Beispiele für digitale Akten sind unter anderem: Kundenakte, Projektakte, Mandatsakte, Reklamationsakte, Auftragsakte, Bauakte, Immobilienakte oder Produktakte.

Dank dynamischen Ansichten können sich Mitarbeitende in M-Files Informationen und Dokumente so anzeigen lassen, wie sie es sich wünschen. Dies kann pro Team oder Mitarbeiter unterschiedlich sein. Mitarbeiter in der Buchhaltung können sich z.B. noch offene Rechnungen, überfällige Rechnungen oder Rechnungen über einem bestimmten Betrag anzeigen lassen. Dokumente können beispielsweise nach Kunde, Projekt, Jahr, zuständigem Mitarbeiter oder nach weiteren beliebigen Kriterien geordnet und angezeigt werden. Das Dokumenten Management System M-Files bietet so individuelle Zugänge nach den Bedürfnissen des Mitarbeiters bei gleichzeitig übergreifender, klaren Dokumentenstruktur. 

M-Files bietet eine revisionssichere Archivierung und erfüllt sämtliche Compliance Anforderungen. 

Dank der Versionierung ist jede Änderung nachvollziehbar und dokumentiert.

M-Files verfügt über ein intelligentes, metadatenbasiertes Berechtigungskonzept zur Erfüllung sämtlicher Datenschutz und Compliance Vorgaben. 

So können beispielsweise Personalakten der HR-Abteilung sowie die einzelne Akte dem betroffenen Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Berechtigungen können auch Workflow-Status basiert oder je nach Projektzugehörigkeit automatisch gesteuert werden.

M-Files DMS Software

Was M-Files auszeichnet

Benutzerfreundlich

M-Files ist perfekt in Windows und Microsoft Office 365 integriert und wurde für deren Benutzerfreundlichkeit ausgezeichnet.

Individualisierbar

M-Files lässt sich perfekt auf Ihre Branchen-Bedürfnisse und internen Strukturen und Prozesse anpassen.

skalierbar

M-Files ist jederzeit einfach anpassbar und erweiterbar. Dank der einfachen Oberfläche können Anpassungen sogar selbst vorgenommen werden.

Marktleader

Mehrfach von Gartner, Nucleus Research, Forrester als Leader und Visionär im Bereich Content-Management eingestuft.

Integration

M-Files lässt sich in CRM-/ERP Systeme einbinden und verbindet strukturierte mit unstrukturierten Daten.

Cloud & on premise

M-Files lässt sich sowohl lokal auf dem Windows Server oder in der Cloud betreiben.

M-Files testen

Vereinbaren Sie einen Demo-Termin oder testen Sie M-Files unverbindlich 30 Tage lang. Eine Muster-Dokumentenverwaltung ist dabei und Sie können sofort Dokumente ablegen.

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