M-FilesIntelligentes Informationsmanagement

Mit M-Files als DMS/ECM die Zusammenarbeit & Compliance verbessern, Datensilos auflösen und Geschäftsprozesse automatisieren.

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M-Files - Intelligentes Informationsmanagement der nächsten Generation
ROI bei der Nutzung von M-FilesForrester (2021)
würden M-Files weiterempfehlen*Gartner Peer Insights
40%
Mehr Effizienz bei der Suche nach InformationenForrester (2021)

Daten intelligent ablegen mit M-Files

Steigern Sie die Effizienz im Informationsmanagement mit M-Files, der skalierbaren DMS/ECM-Lösung für kleine und grosse Unternehmen mit Fokus auf Compliance, Sicherheit und umfassende Datenorganisationen. Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse nach höchsten Compliance-Standards und verbessern Sie die interne sowie externe Zusammenarbeit. Die ideale Lösung für dienstleistungs- und projektorientierte KMU.

Projekte und Aufgaben im Griff

Mit M-Files behalten Wissens- und Projektmitarbeiter den Überblick über Dokumente, Aufgaben und Fristen. Damit ist bis zu 40% Effizienzgewinn bei der Dokumentenverwaltung erreichbar.

Effizienter zusammenarbeiten

Die Mitarbeiterproduktivität sowie die Zusammenarbeit mit Externen wird verbessert. Kunden und Mitarbeiter teilen Informationen sicher, einfacher und schneller.

Sicherheit & Compliance gewährleisten

Vorschriften zu Archivierung, QM-Prozessen und Datenschutzstandards einhalten und dadurch Compliance und Informationssicherheit gewährleisten.

Mehr als nur Dokumenten-Management

So funktioniert M-Files

M-Files ist eine intelligente, anwenderfreundliche Informationsmanagement Plattform der nächsten Generation.

Intelligentes Dokumenten Management

Mit M-Files hat das Suchen ein Ende. Dank der intelligenten Volltext-Suche finden Sie alle Infos in Sekunden. Dank der metadatenbasierten Software werden Dokumente, Mails und andere Infos einfacher und schneller korrekt abgelegt.

M-Files - Intelligentes Dokumenten Management mit Volltext Suche
M-Files - Workflow Management - Geschäftsprozesse digitalisieren

Arbeitsabläufe dank Workflows digitalisieren

Intelligente, digitale Workflows verbessern die Transparenz und Effizienz in den Arbeitsabläufen. Risiken in den Prozessen werden minimiert und die Zusammenarbeit verbessert.

Daten sicher teilen - auch extern

Sensitive Dokumente können mit externen dank der integrierten Extranet Plattform Hubshare sicher geteilt werden. Via App kann auch mobil jederzeit auf auf alle Informationen zugegriffen werden.

M-Files - Intelligentes Informationsmanagement der nächsten Generation

M-Files Vorteile

Digitale Akten

Bye bye Aktenschrank - mit M-Files digitale Akten automatisch generieren dank Metadaten.

Finden statt Suchen

Dank intelligenter Volltextsuche und Filtermöglichkeiten in Sekunden Dokumente und Mails finden.

Rechtskonforme Archivierung

Mit M-Files Dokumente automatisch rechtskonform archivieren - inkl. vollständiger Versionskontrolle.

Prozesse digitalisieren

Alle Geschäftsprozesse können digitalisiert und automatisiert werden.

Mobiles Arbeiten

Von überall und über alle Geräte auf alle Dokumente jederzeit zugreifen. Auch über die Handy-App.

Skalierbar  und flexibel

M-Files passt sich den wachsenden Anforderungen des Unternehmens an.

M-Files in der Praxis

Besseres Dokumenten-Management mit M-Files

Mit M-Files optimieren Sie Ihr dienstleistungs- oder projektorientiertes Unternehmen beim verwalten von Dokumenten, E-Mails und anderen Daten. Dank dem metadatenbasierten Ansatz vernetzen Sie Informationen intelligent. So weisen Sie ein Dokument einfach z.B. einem Kunden/Lieferanten und einem Projekt/Mandat oder auch einem Produkt, Auftrag oder Standort zu. Dank dynamischen Ansichten können Sie sich die Daten in einer hierarchischen Struktur anzeigen lassen - genau so wie Sie es wollen.

M-Files - metadatenbasiertes Dokumentenmanagement

Digitales Qualitätsmanagement mit
M-Files

M-Files bietet eine umfassende Unterstützung für das Qualitätsmanagement und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Qualitätsdokumenten und -prozessen. Durch die Automatisierung von Workflows können QM-Prozesse wie z.B. SOP's digitalisiert und automatisiert werden - von der Erstellung eines Entwurfs, über den Review und die Freigabe bis zum automatischen Publizierung und dem darauffolgenden Trainingsmanagement. Change- und Audit-Prozesse werden erleichert. M-Files unterstützt CFR-Part 11, ISO, HIPAA und weitere Compliance Standards.

M-Files QMS - Dokumentenlenkung von SOP's dank Metadaten und Workflows

Ihre Projekte und Aufgaben im Griff mit M-Files

M-Files bietet eine effektive Lösung für das Aufgaben- und Fristenmanagement. Automatische Zuweisung und Verfolgung steigern die Effizienz und Produktivität. Mitarbeiter werden automatisch zum passenden Zeitpunkt über anfallende Aufgaben informiert. Passende Dokumente stehen automatisch im Kontext zur Aufgabe und sind einen Klick entfernt. Dashboards liefern eine transparente Übersicht.

M-Files Aufgaben- und Projektmanagement mit Workflows und Checklisten

Referenzen

Zufriedene M-Files Kunden, die von uns betreut werden.

Mit M-Files haben wir unser Ziel einer papierlosen Kanzlei erreicht. Alle unsere Prozesse konnten mit M-Files Workflows abgebildet werden. Die Archivierung der Papierakten ist obsolet und wir können mit M-Files viel effizienter arbeiten. Wir sind mit der Betreuung durch Wieland Digital Solutions sehr zufrieden

Christian Rohde von Swisspat Patentanwälte - Zufriedener M-Files Kunde der Wieland Digital Solutions
Dr. Christian Rohde
Patentanwalt & Partner
Swisspat Riederer Hasler Patentanwälte AG

Dank der Einführung von M-Files wurde die Bearbeitung unserer Kreditorenrechnungen effizienter, transparenter und automatisierter. Die Software ist intuitiv in der Bedienung und über die Volltextsuche können Belege rasch angezeigt werden. Dies ermöglicht unseren Mitarbeitenden bei Rückfragen und Abklärungen sofort kompetent Auskunft geben zu können.

Reto Märki von Erni AG Bauunternehmung in Flims ist CFO und M-Files Kunde
Reto Märki
CFO
Erni AG Bauunternehmung
Dario Wieland - Business Consultant für Digitalisierung und Dokumenten-Management.
In 60 Minuten

M-Files
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FAQ

Häufige Fragen zu M-Files

Erfüllt M-Files alle rechtlichen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung in der Schweiz?

Ja, M-Files bietet umfassende Funktionen zur Gewährleistung der Revisionssicherheit und rechtskonformen Archivierung von Dokumenten. Die Plattform bietet eine rechtskonforme Archivierung und ermöglicht die Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen, wie beispielsweise der DSGVO, ISO 9001 oder HIPAA. Aufbewahrungsfristen können intelligent gemäss den gesetzlichen Anforderungen automatisch gesteuert werden.  M-Files nutzt eine metadatengesteuerte Struktur, die jede Version eines Dokuments erfasst und protokolliert. Dadurch bleiben sämtliche Änderungen nachvollziehbar, und es besteht kein Risiko, dass Daten verloren gehen oder manipuliert werden.

Mit welchen Implementierungskosten ist zu rechnen?

Die Implementierungskosten für die Einführung von M-Files können variieren und hängen von mehreren Faktoren ab, wie beispielsweise der Grösse und Komplexität des Unternehmens, der Anzahl der Benutzer, den gewünschten Funktionalitäten und der Integration mit anderen Systemen.

In der Regel starten wir das Erstprojekt mit einem konkreten Ziel und Anwendungsfall. Die Dienstleistung für Installation/Konfiguration sowie Begleitung und Consulting mit GoLive bewegt sich mehrheitlich im Rahmen von ca. 10'000 bis 25'000 CHF. Die Lizenzkosten pro User und Jahr starten bei 395 CHF.

Warum soll ich mich für M-Files als DMS/ECM Software entscheiden?

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Dokumenten Management und Informationsmanagement. Es verfügt über 8000 Kunden und weltweit mehrere 100'000 Anwendern in über 100 Ländern. M-Files ist auch in der Schweiz weit verbreitet und wurde z.B. von Gartner in den jährlichen Evaluationen als "Leader" eingestuft. M-Files zeichnet sich zudem durch seine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit aus. M-Files bietet eine einfache Verwaltung und Workflow-Engine. Workflows können mit wenig Kenntnissen auch von Ihnen angepasst werden.

Welche Schnittstellen sind möglich zu ERP- und FiBu-Software Lösungen?

M-Files bietet nahtlose Integrationen mit führenden Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen wie z.B. Abacus, Vertec, Sage 50, Sage 200, A3, Rimo, Immotop und Garaio REM sowie vielen weiteren. Bitte fragen Sie uns für Ihre Software an. Stammdaten wie z.B. Lieferanten und Kunden lassen sich von jeder SQL basierten ERP-Lösung beziehen. Zudem lässt sich jede Plattform, welche über eine API verfügt, an M-Files anbinden. M-Files ist eine offene Software und verfügt über verschiedene technologische Anbindungsmöglichkeiten.

Ist M-Files für unsere Branche die beste DMS/ECM Lösung?

M-Files eignet sich vor allem für die Dienstleistungs- und Finanzbranche, für Anwaltskanzleien sowie für das Gesundheitswesen, den öffentlichen Sektor als auch für das Bildungswesen und in der Forschung. Insbesondere auch bei Unternehmen, bei welchen das Qualitätsmanagement und HIPAA oder FDA CFR-Part 11 eine wichtige Rolle spielt, ist M-Files die geeignete Lösung.

Warum soll ich ein M-Files Projekt mit der Wieland Digital Solutions durchführen?

Wir vereinen die notwendigen technischen und fachlichen Kompetenzen zu M-Files mit einem ausgeprägten Verständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse. Bei Digitalisierungsprojekten steht der Mitarbeiter und seine Arbeitsgewohnheiten sowie die Unternehmensprozesse im Vordergrund. Dank unserem Komptenzmix können wir Sie ideal bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse unterstützen. Zudem verfügen wir über umfangreiche M-Files Templates, die auf Schweizer Bedürfnisse angepasst sind.

Wie läuft ein M-Files Projekt normalerweise ab?

Nachdem Ihre Digitalisierungsziele, Ihre Bedürfnisse und Anforderungen besprochen wurden, setzen wir den Prototypen anhand unserer best-practice Lösung auf und führen anschliessend einen Workshop mit Ihnen durch. Dabei besprechen wir das konkrete SOLL-Konzept und implementieren das besprochene Konzept in 2-3 Iterationen. Sie können schon früh die Lösung "fühlen" und selbst testen. Wir begleiten Sie eng und stehen bei Fragen bei der Einführung jederzeit zur Verfügung.

Wo liegt der Unterschied von M-Files zu DocuWare?

Während DocuWare die ideale Dokumenten-Management und  Büro-Automationslösung für KMU darstellt, fokussiert M-Files eher auf das Thema "Informationsmanagement" und verfügt über einen spannenden Plattform-Ansatz, welcher vor allem in projektorientierten Unternehmen interessant sein kann. DocuWare eignet sich tendenziell besser für KMU in der Industrie oder im Handel, bei welchen klassische Bestell- und Rechnungsprozesse zentral sind. M-Files bietet bei projektbasierten Unternehmen wie z.B. Treuhändern spannende Mehrwerte. Auch bei allen Branchen, bei denen maximale Datensicherheit und ein intelligentes Berechtigungskonzept im Fokus steht, bietet M-Files ein paar Vorteile. M-Files betreiben wir zudem auf der Infrastruktur des Kunden, während DocuWare eine Software-as-a-Service Lösung aus der Cloud darstellt.