Home-Office Leitfaden – Checkliste und Tipps für effektives Home-Office

In unserem Leitfaden für effektives Home-Office finden Sie eine Checkliste und 5 konkrete Tipps fürs Home-Office, die Ihr Unternehmen erfolgreicher machen.

Home-Office ist für kleine Unternehmen wichtig

Der digitale Arbeitsplatz und Home-Office sind Themen, die nicht nur Grossunternehmen betreffen. Auch KMU erzielen dadurch wesentliche Vorteile in der Produktivität. Eine Studie von MSM Research zeigt, dass im Jahr 2022, also in rund 2 Jahren, bei 41% der KMU flexibles und mobiles Arbeiten weitgehend etabliert ist. Heute sind es nur 25%. Dies entspricht einem Anstieg von 64% in kurzer Zeit. Gleichzeitig wird es gemäss der Studie bei rund 11% zur Norm werden.

Beim Thema digitaler Arbeitsplatz geht um mehr, als nur von zu Hause aus auf einzelne Dokumente zugreifen zu können. Ein digitaler Arbeitsplatz bedeutet, dass Sie von unterwegs oder im Home-Office dieselben Geschäftstätigkeiten ausführen können wie im Büro.

Herausforderungen im Home-Office

Beim Thema digitaler Arbeitsplatz und von zu Hause aus effizient und einfach arbeiten können geht um mehr, als nur Online Meetings via MS Teams oder Zoom halten zu können und via virtuellem Netzwerk (VPN) auf die internen Programme und einzelnen Dokumente zugreifen zu können. Von zu Hause aus arbeiten hat viele Vorteile  z.B. dass Sie ungestörter und konzentrierter Arbeiten können. Studien beweisen, dass Home-Office grundsätzlich zu mehr Effizienz führt. Doch neben der richtigen Mitarbeitereinstellung und moderner Führung werden auch die richtigen Plattformen und Tools dafür benötigt. Fast 1/3 der Mitarbeiter verfügen nicht über die richtigen Tools, die beim Remote Working für eine angemessene Zusammenarbeit wichtig wären (Ricoh Schweiz, 2021). Der gleiche Anteil hat Schwierigkeiten, aufgrund von IT-Problemen sich an Unternehmensrichtlinien und Verfahren zu halten. Zudem fehlen die Werkzeuge, welche nötig wären um Ergebnisse zu liefern. Im folgenden Abschnitt haben wir eine Checkliste für Sie bereitgestellt. Mit dieser Checkliste können Sie erörtern, wie fit Sie bereits für effizientes Home-Office sind.

IHRE CHECKLISTE - Fragen FÜRS HOME-OFFICE

Folgende Fragen sollten Sie sich stellen, wenn Sie Ihr Unternehmen weiterentwickeln möchten und Ihren Mitarbeitern einen digitalen Arbeitsplatz im Home-Office zur Verfügung stellen möchten:

  • Können Ihre Mitarbeitenden Auskünfte an Kunden und Lieferanten in gleich hoher Qualität liefern, wenn sie im Home-Office arbeiten?
  • Können alle Mitarbeitenden auf die notwendigen Informationen selbständig und in einer angemessenen Zeit zugreifen?
  • Verfügen Sie über standardisierte Geschäftsprozesse mit einem klaren Ablauf und Zuständigkeiten?
  • Sind sämtliche Kundeninteraktionen, Bestell- und Projektprozesse auch von zu Hause aus auf einer Plattform nachvollziehbar und bearbeitbar oder müssen die Daten aus verschiedenen Quellen mühsam zusammengesucht werden?
  • Sind Ihre Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen bereits vollständig digitalisiert oder arbeiten Sie noch papierbasiert?
  • Können Sie als Vorgesetzter oder die verantwortliche Person jeweils Verträge und Rechnungen auch vom Home-Office aus kontrollieren und freigeben?
  • Haben Sie die Möglichkeit Verträge digital zu signieren, so dass von zu Hause aus nichts ausgedruckt und per Post hin und her geschickt werden muss?
  • Können Ihre Mitarbeitenden schnell und einfach von überall auf aktuelle oder ältere Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Verträge zugreifen (Stichwort: Archiv)?
  • Können Sie auch von zu Hause aus mit Ihrem Team kommunizieren und zusammenarbeiten, als wären Sie im Büro?

Tipps für ihr digitales Büro

Nachfolgend haben wir abgeleitet von obenstehenden Fragen ein paar Home-Office Tipps für Sie zusammengestellt.

Posteingang digitalisieren

In dem Sie Ihren Posteingang digitalisieren, schaffen Sie die Grundlage für den unternehmensweiten Zugriff auf die notwendigen Dokumente aus dem Home-Office. Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine stehen in digitaler Form zur Verfügung und werden zentral auf einer Plattform abgelegt, auf der sie innert Sekunden zugänglich sind. Idealerweise verfolgen Sie die Strategie des digitalen Posteingangs, so dass sämtliche Dokumente Ihnen bereits per E-Mail zugesandt werden. Intelligente Dokumenten Management Systeme (DMS) können E-Mail Postfächer überwachen und sämtliche Mails bzw. Anhänge automatisch importieren. So können diese direkt mittels eines digitalen Workflows abgearbeitet werden. Dokumente, welche Sie noch per Post erhalten können mittels Scantaste ebenfalls einfach in das Dokumenten Management System eingelesen werden. Die Digitalisierung des Posteingangs stellt sicher, dass Ihnen alle wichtigen Dokumente auf einer Plattform zur Verfügung stehen. Das manuelle und physische Weiterreichen von Papier entfällt, was gerade beim Remote Working eine grosse Herausforderung darstellt.

Metadaten basiertes Dokumenten-Management

Dokumente manuell in einer hierarchischen Ordnerstruktur ablegen, manuell benennen und per E-Mail mit Arbeitskollegen, Kunden oder Lieferanten austauschen war gestern. Das exponentielle Datenwachstum, die steigende Dynamik und Komplexität in Unternehmen benötigen einen anderen Ansatz. Gerade wenn man im Home-Office arbeitet, ist es umständlich schnell den Kollegen fragen wo das Dokument denn schon wieder abgelegt wurde oder wo die aktuelle Version liegt. Deshalb wird eine zentrale Informationsmanagement Plattform benötigt, auch Dokumenten Management System (DMS) genannt. Mit einem intelligenten, Metadaten basierten DMS müssen Sie sich keine Gedanken mehr machen WO Sie etwas ablegen, Sie müssen nur noch definieren WAS es ist. Die manuelle Dokumentenbenennung entfällt. Wenn Sie ein Dokument suchen, finden Sie dies innert Sekunden über die intelligente Volltext-Suche. Gerade im Home-Office ist ein Dokumenten Management System Gold wert – Sie sparen enorm Zeit. 

Revisionssichere, digitale Archivierung einführen

Im Home-Office kann man schlecht auf Papierdokumente zugreifen. Wird eine Information benötigt, ist das extrem umständlich und das Beschaffen dauert seine Zeit. Wir empfehlen deshalb eine digitale Archivierung. Aber Achtung: Das reine Ablegen von Dokumenten auf einem Netzlaufwerk entspricht nicht den Ansprüchen einer revisionssicheren Archivierung. Deshalb muss eine Software eingesetzt werden, welche dafür zertifiziert ist und über die notwendigen Funktionalitäten verfügt. Dazu zählen beispielsweise die automatische Versionierung und Versionskontrolle sowie die Protokollierung sämtlicher Zugriffe und Veränderungen. Ein Dokumenten Management System (DMS) erfüllt solche Anforderungen und ist für eine revisionssichere Archivierung zertifiziert (Beispiel: M-Files)

Geschäftsprozesse digitalisieren mit Workflows

Dokumentfreigaben wie z.B. bei Rechnungen, Verträgen oder anderen wichtigen Akten gestaltet sich extrem schwierig. Das hin und her senden von Dokumenten per E-Mail dauert seine Zeit und ist mühsam. Zudem verliert man so schnell den Überblick. Es kann nicht nachvollzogen werden, wer wann was gemacht hat. Gerade für die Geschäftsführung ist das nicht ideal. Zudem können schnell Fehler passieren oder es geht etwas vergessen. Mit Workflows können Sie sämtliche Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Dies führt zu einer Verkürzung der Durchlaufzeit, mehr Effizienz und Transparenz. Das Fehlerrisiko sinkt – die Verfahrensqualität steigt. Via Mausklick können Sie sämtliche Dokumente zur Freigabe senden bzw. selbst freigeben. Durch intelligente Workflows wird z.B. anhand des Bestellers, Projekts, Kunden, Lieferanten oder Vorgesetzten automatisch erkannt, wer das Dokument freigeben muss. Workflows lassen sich für jedes Unternehmen individuell gestalten. Erst eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse lässt effizientes Home-Office zu.

Aufgaben- und Projekt-Management zentralisieren

Gerade im Home-Office ist es wichtig, dass sämtliche Aufgaben sowie die Projektakten zentral auf einer Plattform zugänglich sind. Eine passende Software Lösung unterstützt Sie zudem beim Einhalten von Fristen und erinnert den zuständigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt an eine noch nicht erledigte Aufgabe. So können Sie sich als Geschäftsführer entspannen – die Software denkt für Sie. Die zentrale Verwaltung von Aufgaben und Projekten, zusammen mit anderen Daten wie Dokumente, E-Mails und weiteren Stammdaten schafft zudem Transparenz. Die Unternehmensführung gelingt so auch im Home-Office.

Lösungen fürs Home-Office

Es gibt viele verschiedene Softwares für unterschiedliche Anwendungsgebiete zur Realisierung eines digitalen Arbeitsplpatzes. So gibt es beispielsweise Software für Online-Meetings, Software fürs Projekt-Management, fürs Aufgabenmanagement und einzelne Archivsoftware. Die Herausforderung liegt dann darin, dass Informationen über verschiedene Systeme verteilt sind und ein Gesamtüberblick relativ schwer fällt. Wir empfehlen bei der Digitalisierungsstrategie einen ganzheitlichen Ansatz. Dafür sollten zuerst innerhalb eines Strategieworkshops alle Bedürfnisse und Anwendungsfälle evaluiert und anschliessend priorisiert werden. Wir sprechen deshalb auch nicht gerne nur von Dokumenten Management oder DMS, sondern von intelligentem, ganzheitlichen Informationsmanagement. Dafür ist eine Plattform notwendig, welche sämtliche Daten quasi unter einer Glocke zusammenfasst und aus diversen Quellen abbilden kann. M-Files als weltweit eingesetzte Software für intelligentes Dokumenten- und Informationsmanagement eignet sich ausgezeichnet dafür. Mit M-Files können sämtliche Anwendungsfälle, von der einfachen Dokumentenablage, revisionssicheren Archivierung bis zur Digitalisierung von sämtlichen Geschäftsprozessen umgesetzt werden. Mehr zu M-Files erfahren Sie hier.

Ihr Ansprechpartner für den digitalen Arbeitsplatz

Wir, die Wieland Digital Solutions, sind Ihre Ansprechpartner für innovatives Dokumenten-Management, digitale Geschäftsprozesse und virtuelle Zusammenarbeit. Gerne beraten wir Sie persönlich und zeigen Ihnen weitere Möglichkeiten für einen effizienten Home-Office Arbeitsplatz auf. So können Sie Ihr KMU nicht nur für Extremsituationen, wie die Corona-Epidemie, kurzfristig wappnen, sondern werden dank einer digitalen Arbeitsweise auch mittel- und langfristig konkurrenzfähiger und können am Markt schneller und erfolgreicher agieren.

Dario Wieland

Gerne begleiten wir Sie Schritt für Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens und beim Ermöglichen von effizientem Home-Office in Ihrem Unternehmen.

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