Wie viel kostet eine Dokumenten-Management-Software (DMS) wirklich?

Ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS) kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre administrative Büro Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen. Doch bevor KMU eine DMS Software in Betracht ziehen, stellen Sie sich als Geschäftsführer oder Finanzverantwortlicher oft die Frage: «Was kostet eine Dokumenten-Management-Software und ist sie den Investitionsaufwand wert?» In diesem Blogbeitrag werden wir genau das beleuchten und einen Überblick über die möglichen Preisrahmen für Lizenzgebühren und Implementationskosten geben.

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Kosten/Nutzen eines DMS

Jede Investition in eine neue Software muss sich lohnen – der Return-on-Invest (ROI) ist ein wichtiges Entscheidungskriterium für die Einführung jeder neuen Software. Bevor wir uns den konkreten Lizenz- und Projektkosten widmen, sollten Sie sich für die Evaluation von Kosten/Nutzen folgende Fragen stellen:

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• Wie viel Zeit benötigen Mitarbeiter täglich mit administrativen, repetitiven Tätigkeiten?
• Wie viel Zeit verschwenden Mitarbeiter für das Suchen von Dokumenten, E-Mails und anderen Informationen?
  
• Ist der Kommunikations- und Abstimmungsaufwand heute hoch?
• Können sich Mitarbeitende relevante Informationen selbst in Sekunden beschaffen ohne Nachfragen/Suchen?
• Könnten Ihre Prozesse noch weiter verschlankt oder vereinfacht werden?
• Fehlt Ihnen eine vollständige und zentrale Übersicht über Aufgaben, Pendenzen und Fristen?
• Entstehen durch aktuelle Prozesse und Arbeitsweisen Qualitätsrisiken?

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Quantifizieren Sie den täglichen Zeitverlust pro Mitarbeiter durch das Beantworten der obenstehenden Fragen. Rechnen Sie zusätzlich auch qualitative Faktoren wie z.B. Qualität in der Dienstleistung und potenzielle Geschäftsrisiken mit ein und quantifizieren Sie diese anhand von möglichen Konsequenzen.

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Nach unserer Erfahrung sind Zeiteinsparungen von 15 bis 60 Minuten pro Tag und Mitarbeiter realistisch – je nach Rolle und Tätigkeiten. Diverse Studien belegen dies ebenfalls.

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Bei Mitarbeitenden, die regelmässig mit Informationen arbeiten, entstehen bei einem Produktivitätsverlust von 30 Minuten pro Tag und einem angenommenen Stundenlohn von CHF 45.- rund CHF 4’500.- indirekte Kosten pro Jahr. Bei einem Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden sind dies CHF 45’000.- pro Jahr. Stellen Sie die Kosten für den angenommenen täglichen Zeit- und Produktivitätsverlust gegenüber den Kosten für die Nutzung einer DMS Software.

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DMS Kosten im Überblick

Die Kosten für eine DMS Software setzen sich in der Regel aus wiederkehrenden Lizenzgebühren (analog Netflix, Spotify, Microsoft 365) und den initialen Dienstleistungskosten für die Installation/Konfiguration und Beratung sowie Schulung zusammen. Nachfolgend geben wir Ihnen einen möglichen Rahmen der abhängig von Ihrer gewählten DMS Lösung und Ihren Bedürfnissen dennoch stark variieren kann.

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DMS Lizenzgebühren

Die Preise für eine DMS-Lizenz können je nach Anbieter und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens variieren. In der Regel basieren die Lizenzgebühren auf einer jährlichen oder monatlichen Nutzungsgebühr pro Benutzer. Der Preis pro Benutzer kann dabei zwischen CHF 15.- und CHF 80.- pro Monat liegen, abhängig von der DMS Software, den inkludierten Software-Modulen und dem allgemeinen Leistungsumfang. Ebenfalls hängen die Kosten von weiteren DMS Schnittstellen ab, die ggf. zu ERP oder FiBu Softwares wie z.B. Sage, Abacus, Proffix, Microsoft Business Central 365 oder anderen Lösungen benötigt werden.

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Bei einigen Anbietern gibt es auch gestaffelte Preismodelle, bei denen der Preis pro Benutzer abnimmt, wenn mehr Benutzerlizenzen erworben werden.

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Wenn ein Mitarbeiter also nur 10 bis 30 Minuten pro Tag einsparen kann, kann sich eine DMS Lösung bereits lohnen. Warum ist das so? Bei angenommenen 15 Minuten Zeitverlust pro Mitarbeiter und Tag sind dies im Monat bereits 5.5 Stunden. Dies entspricht Kosten von knapp CHF 250.- – die DMS Software Lizenz ist somit um einiges günstiger.

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Implementationskosten

Die Implementationskosten umfassen in der Regel die Einrichtung und Anpassung des DMS an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Diese Kosten können je nach Komplexität des Projekts und dem Umfang der Anpassungen variieren. Die Implementationskosten liegen in der Regel zwischen CHF 5’000.- und CHF 50’000.-, abhängig von der Grösse des Unternehmens und den individuellen Anforderungen. Zu den individuellen Anforderungen zählt z.B. der Automatisierungsgrad, die Implementation von Schnittstellen für die Anbindung der Umsystemen, die Komplexität von Workflows sowie auch die Intensität der Beratung und Anwenderbegleitung.

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Die Erfahrung zeigt, dass zwischen 30% und 60% der Dienstleistung auf Beratung, Projekt-Management und Begleitung zurückfällt.

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Dank standardisierten und dennoch flexiblen DMS Templates im Bereich der Administration wie z.B. Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und Personalakte kann die Einführung jedoch sehr schlank gehalten werden. Durchschnittlich ist für ein KMU mit 5 bis 20 Arbeitsplätzen mit ca. CHF 9’000.- bis CHF 19’000.- an einmaligen Projektkosten zu rechnen – abhängig vom Anwendungsfall und eingesetzten Schnittstellen.

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Return on Investment (ROI) einer DMS Software

Obwohl eine DMS-Implementierung mit Kosten verbunden ist, lässt sich in den allermeisten Fällen ein positiver Return on Investment erzielen. Die Einsparungen ergeben sich aus einer erhöhten Effizienz, einem schnelleren Zugriff auf Informationen und einer verbesserten Zusammenarbeit. Durch den Wegfall manueller, repetitiver Aufgaben können Mitarbeiter ihre Zeit produktiver nutzen, was zu einer erhöhten Gesamtleistung des Unternehmens führt. Studien haben gezeigt, dass Unternehmen, die ein DMS einführen, ihre administrativen Kosten um bis zu 30% senken können.

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Die genaue Zeit, die benötigt wird, um den ROI zu erreichen, variiert je nach Unternehmen und den spezifischen Einsparungen. In der Regel kann der ROI jedoch innerhalb von 6 bis 18 Monaten realisiert werden. Es ist wichtig zu beachten, dass der ROI nicht nur in monetären Ersparnissen gemessen wird, sondern auch in einer verbesserten Produktivität, höherer Kundenzufriedenheit und einem geringeren Risiko von Fehlern oder Verlusten.

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Welche DMS Software gibt es auf dem Markt?

Es gibt unzählige DMS-Anbieter auf dem Markt – den Überblick über Unterschiede und wichtige Qualitätsmerkmale zu behalten ist für KMU und Entscheider oft schwer.
Aus ökonomischer Nachhaltigkeitssicht und Langfristigkeit der Investition empfehlen wir, auf renommierte, internationale Lösungen zu setzen, die sich auch in der Schweiz bewährt haben und tausendfach eingesetzt werden.
Wer möchte schon in eine DMS Software investieren, die nicht mit der Zeit geht und in 5 bis 10 Jahren veraltet ist, weil wichtige Entwicklungsressourcen fehlen?

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Als Digitalisierungspartner und Spezialist für Dokumenten Management setzen wir deshalb auf DocuWare, M-Files und Sharepoint – abhängig von den Herausforderungen, Bedürfnissen, Branche und gewünschten Anwendungsfällen.
Diese Systeme bieten alle grundlegende DMS-Funktionen wie Dokumentenverwaltung, Versionierung, Suche und Zusammenarbeit. Es gibt jedoch einige Unterschiede, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten:

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M-Files

M-Files zeichnet sich durch seine intelligente Metadaten-basierte Suche und seine Fähigkeit aus, Dokumente unabhängig vom Speicherort zu finden. Es bietet auch integrierte Workflows und eine nahtlose Integration mit anderen Unternehmensanwendungen.

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DocuWare

DocuWare ist bekannt für seine einfache Benutzeroberfläche und bietet erweiterte Funktionen wie automatisierte Dokumentenverarbeitung, elektronische Unterschrift und Integration mit externen Systemen.

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SharePoint

SharePoint, Teil der Microsoft 365 Suite, ist eine vielseitige Plattform, die neben der Dokumentenverwaltung auch Intranet- und Kollaborationsfunktionen bietet. Es ist ideal für Unternehmen, die bereits Microsoft-Produkte verwenden und eine nahtlose Integration wünschen.

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Fazit

Die Investition in eine Dokumenten-Management-Software kann sich für Unternehmen jeder Größe lohnen. Obwohl die Kosten für eine DMS-Lösung je nach Anbieter und Umfang variieren können, können die Vorteile einer erhöhten Effizienz, Zeitersparnis und verbesserten Zusammenarbeit den ROI in relativ kurzer Zeit realisieren. M-Files, DocuWare und SharePoint sind nur einige der vielen Optionen auf dem Markt, die Unternehmen dabei unterstützen können, ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren. Die Wahl des richtigen DMS hängt von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen des Unternehmens ab. Ein gründlicher Vergleich und eine sorgfältige Evaluierung der verschiedenen Optionen sind entscheidend, um die beste Lösung zu finden.