.svg)
.webp)
Warum zum digitalen Treuhänder werden?
Die Digitalisierung revolutioniert die Arbeitsweise im Treuhandwesen und bietet vielfältige Chancen aus verschiedenen Perspektiven. Viele Treuhänder sind jedoch auch im Jahr im 2024 stark von der digitalen Transformation gefordert. Die digitale Affinität ist oft weniger ausgeprägt, weshalb in der Branche eine zögerliche Haltung gegenüber dem digitalen Wandel herrscht. Klar ist: Ohne digitale Transformation stehen Treuhänder mittelfristig vor erheblichen Herausforderungen.
Laut einer aktuellen Umfrage sehen 84 % der befragten Unternehmen in der Schweiz die Digitalisierung als Chance, besonders auch in der Treuhand Branche. Die wesentlichen Vorteile, die genannt wurden, umfassen eine gesteigerte Effizienz (98 %), eine verbesserte Qualität und Nachhaltigkeit von Dienstleistungen (93 %) sowie eine erhöhte Transparenz in den Prozessen (90 %). Diese Ergebnisse verdeutlichen, dass die digitale Transformation tiefgreifende Verbesserungen in der Treuhandbranche ermöglicht. Mit Blick auf die Zukunft gehen die Befragten davon aus, dass der digitale Wandel weiter voranschreiten wird und eine noch stärkere Individualisierung und direkte Kommunikation zwischen Treuhändern und ihren Kunden ermöglichen wird.
Es ist somit unbestritten, dass digitale Treuhänder erhebliche Vorteile erzielen. Welche konkreten Vorteile sich auf heutige Herausforderungen für Sie als Treuhänder ergeben und welche neuen Chancen sich für Ihr Treuhand Unternehmen eröffnen, haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt.
Herausforderungen für nicht digitale Treuhänder
Die folgenden Herausforderungen sind Ihnen als Treuhänder sicherlich nicht fremd. Wir gehen darauf ein, wie (digitale) Treuhänder die Herausforderungen meistern können.
Hohe Arbeitslast und Fachkräftemangel
Treuhänder sind zunehmend mit wachsender Arbeitslast und langen Arbeitstagen konfrontiert. Der Fachkräftemangel verschlimmert die Situation, was bestehende Mitarbeiter stark fordert und langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit negativ beeinflussen könnte. Es gilt somit, einerseits für bestehende Mitarbeitende und neue Fachkräfte attraktive Arbeitsbedingungen zu schaffen.
Digitale Treuhänder bieten attraktive Arbeitsplätze durch Home-Office-Möglichkeiten und moderne Softwarelösungen, welche das digitale Arbeiten unterstützen. Dazu gehören beispielsweise neben modernen Buchhaltungslösungen auch ein digitaler Posteingang für Dokumente und eine zeitgemässe Aufgabenmanagement-Software. Diese Möglichkeiten sind besonders attraktiv für jüngere Fachkräfte, die technikaffin sind und flexible Arbeitsmodelle schätzen. So können Treuhandunternehmen dem Fachkräftemangel entgegenwirken und als innovative Arbeitgeber wahrgenommen werden. Dies trägt dazu bei, talentierte Fachkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden.
Geringe digitale Affinität bei "analogen" Treuhändern
In traditionellen Treuhand Unternehmen mangelt es oft an digitaler Kompetenz, was interne Widerstände gegen die digitale Transformation erzeugt. Aufgrund der jahrelangen Gewohnheiten im Umgang mit “Papier” und der Unsicherheit im Umgang mit digitalen Tools können bei der digitalen Transformation interne Widerstände entstehen.
Treuhandbüros sollten eine Digitalisierungsroadmap erstellen und aktiv mit den Mitarbeitenden über das „Warum“, „Wann“ und „Wie“ der digitalen Transformation kommunizieren. Schulungen und Coachings für weniger IT-affine Mitarbeitende sind ebenfalls hilfreich. Die Digitalisierung bringt klare Vorteile - aber nur wenn die Mitarbeitenden mitziehen, offen für neue Technologien und Software-Tools sind und die entsprechende Unterstützung erhalten.
Fehlendes digitales Dokumentenmanagement
Viele Treuhandbüros arbeiten noch stark papierbasiert. Dies ist auch damit begründet, dass viele der heutigen Kunden aus Gewohnheits- und Einfachheitsgründen ihre Steuer- und Buchhaltungsunterlagen weiterhin in Papierform übergeben. Fehlende einheitliche Standards und heterogene Datenhaltung erschweren das Dokumentenmanagement, was die Effizienz und Transparenz beeinträchtigt (Dornbusch, 2020).
Insbesondere bei Stellvertretungen, Wachstum oder Mitarbeiterwechsel stellen uneinheitliche Ordnerstrukturen, fehlende Standards für Dokumenten Namen und mehrfach verteilte Informationen eine Herausforderung dar. Dies bindet wertvolle Ressourcen und Zeit bei der Suche und Zusammenstellung von Informationen sowie dem Nachverfolgen von Vorgängen. Es verlängert die Einarbeitung. Mit dem neuen Datenschutzgesetz (nDSG) sind gibt es zudem rechtliche Herausforderungen bei der Verwendung einer normalen "Windows Explorer" Ablage oder beim Versand von Dokumenten über unverschlüsselte E-Mails.
Durch die Einführung klarer Richtlinien und den Einsatz moderner Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie z.B. M-Files oder SharePoint kann die Effizienz, Qualität und Transparenz sowie Compliance im Dokumentenmanagement erheblich gesteigert werden. Digitale Treuhänder können so die heutigen Herausforderungen eliminieren und manuelle Prozesse durch digitale Prozesse (Workflows) ersetzen.
Tipps für die Auswahl der passenden DMS-Software finden Sie hier: DMS für Treuhänder: 6 Tipps für die Wahl der Software
Intransparente Treuhand Prozesse bergen Risiken
Treuhänder haben eine Vielzahl von täglichen Aufgaben zu bewältigen. Aktennotizen, Pendenzen und Fristen müssen im Blick behalten werden. Dafür werden oftmals ganz unterschiedliche Hilfsmittel und Tools genutzt. Post-it's, Excel Mandatslisten, die eigene Outlook Agenda, Microsoft To do oder bestenfalls ein eigener Microsoft Planner.
Der fehlende Gesamtüberblick, verteilte Informationen und dadurch weniger Prozessqualität stellen Risiken dar. Gerade in der arbeitsintensiven Treuhandbranche ist dies zunehmend eine Belastung für die Mitarbeitenden.
Digitale Treuhänder können diese Herausforderungen meistern, indem sie ein zentrales Aufgaben- und Fristenmanagement einführen. Dabei werden die Aufgaben und Fristen direkt mit den passenden Dokumenten verbunden. Der 360° Überblick wird so gewährleistet. Jeder Sachbearbeiter und Mandatsleiter hat einen kompletten Überblick über seine Aufgaben und kann besser priorisieren. Dies senkt den Administrationsaufwand und die Arbeitslast bei digitalen Treuhändern.
Wissensmanagement sicherstellen
Das exponentielle Informationswachstum in den letzten Jahrzehnten wird sich weiter beschleunigen – auch aufgrund von generativer KI. Wissen kann zudem überall entstehen. Das Problem: oftmals wird es nicht geteilt bzw. kann später nicht mehr in nützlicher Frist gefunden werden. Ohne aktuelles und präzises Wissen kann wiederum die Kundenbetreuung leiden. Digitale Treuhänder können dank den passenden digitalen Tools das Speichern, Organisieren und zielgruppengerechtem Verteilen von Wissen das Wissensmanagement besser in den Griff bekommen.
Handeln Sie deshalb und überprüfen Sie, wie Sie Wissen speichern, verwalten und zielgerichtet verteilen und wie einfach Mitarbeitende wieder darauf zugreifen können. Eine Dokumenten Management System (DMS) wie z.B. M-Files oder SharePoint unterstützen dabei deutlich.
Chancen der Digitalisierung im Treuhandwesen
Die Digitalisierung bietet dem digitalen Treuhänder zahlreiche Chancen, darunter Effizienzsteigerungen, neue Kundenbindungsmöglichkeiten und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.
Weniger Kommunikationsaufwand mit einem Treuhand Kundenportal
Digitale Plattformen wie Kundenportale erleichtern die Kommunikation und erhöhen die Effizienz. Routineaufgaben werden automatisiert, sodass digitale Treuhänder mehr Zeit für strategische Beratungsdienstleistungen haben. Zudem wird die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sichergestellt und Sicherheitsrisiken minimiert. Stellen Sie sich vor, wie einfach die Bearbeitung von Steuerklärungen, MwSt.-Abrechnungen und Jahresrechnungen sein kann, wenn Sie die benötigten Dokumente nicht immer von Neuem anfordern oder nachfordern müssen. Der gesamte Prozess läuft transparenter und reibungsloser ab. Durch den bidirektionalen Daten- und Informationsaustausch sowie einem integrierten Aufgabenmanagement läuft die gesamte Kommunikation über das Kundenportal automatisiert, transparenter und reibungsloser ab. Digitale Treuhänder sparen dadurch eine Menge Administrationsaufwand sparen.
Neue digitale Kunden gewinnen
In den nächsten 5-10 Jahren wird es aufgrund der demographischen Situation zu einem grossen Generationenwechsel kommen. Die Nachfrage nach digitalen Lösungen wird exponentiell steigen. Treuhänder, die frühzeitig in digitale Plattformen und Automatisierung investieren, können neue, technikaffine Kunden gewinnen.
Kundenbindung mit CRM und Marketing erhöhen
Kunden erwarten heute von ihrem Partner und Dienstleister, über relevante Themen informiert und beraten zu werden. Anbieter, die Wissen zur Verfügung stellen, werden als professioneller und kompetenter wahrgenommen. Auch Sie als Treuhänder können Ihre Kunden mit wertvollen Infos bedienen und dadurch das Vertrauen und die Bindung stärken. Mit CRM- und Marketing-Suites können digitaler Treuhänder ihre Kunden effizient informieren und die Kundenbindung stärken. Ein Kundenportal bietet zudem die Möglichkeit, relevanten Inhalt und Fachwissen bereitzustellen.
Neue Geschäftsmodelle für digitale Treuhänder
Die Digitalisierung ermöglicht die Erweiterung des bestehenden Geschäftsmodells. Treuhänder führen für Ihre Kunden heute oftmals die Finanzbuchhaltung. FiBu Buchungen müssen dabei in festgelegten Zeitintervallen manuell anhand der Banktransaktionen und Belegen eingetippt werden – ein mühsamer repetitiver administrativer Aufwand. Sie können durch den Einsatz digitaler Plattformen und künstlicher Intelligenz repetitive Aufgaben automatisieren und dadurch ihre Effizienz steigern. Dies eröffnet neue Möglichkeiten, Dienstleistungen anzubieten und die Wertschöpfung zu erhöhen.
Weitere Möglichkeiten bestehen beispielsweise im Anbieten von buchbaren Online-Finanzberatungen oder cloud-basierten Buchhaltungslösungen. Digitale Treuhänder können somit zum Digitalisierungspartner ihrer Kunden werden.
Fazit: Die Zukunft des digitalen Treuhänders
Die Digitalisierung verändert die Arbeitsweise von Treuhändern grundlegend. Gleichzeitig ändern sich auch die Kundenanforderungen stetig. Ein digitaler Treuhänder, der proaktiv handelt, kann seine Effizienz steigern, die Qualität seiner Dienstleistungen verbessern und sich als modernenArbeitgeber positionieren.
Die Opportunitätskosten analoge oder klassische Treuhänder folgende sein:
- Hohe Auslastung und weiterhin steigende Arbeitszeiten mit einem hohen Anteil an repetitiven, administrativen Aufgaben
- Schwierigkeit, die besten Fachkräfte zu gewinnen, da der Arbeitsplatz nicht attraktiv genug ist
- Keine Kundengewinnung von digital affinen Kunden
- Keine Erweiterung des Geschäftsmodells in einem sich wandelnden Marktumfeld möglich
- Minderung der Wettbewerbsfähigkeit und Verdrängung durch zunehmend junge, digitale Treuhänder
Möchten Sie digitaler Treuhänder werden? Als Digitalisierungspartner für Treuhänder beraten wir Sie gerne kostenlos und unverbindlich. Buchen Sie hier direkt einen Termin mit dem Experten.
Quellen
Dornbusch, H. (2020). Effizienzsteigerung durch Digitalisierung im Treuhandwesen. Springer-Verlag.
Kovacs, A. (2019). Entwicklung der Büromietflächennachfrage bis 2030. TU Wien Bibliothek.
Uhl, A., & Loretan, S. (2019). Digitalisierung in der Praxis: So schaffen KMU den Weg in die Zukunft. Springer Fachmedien Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-658-26137-5
Wilde IT GmbH. (n.d.). Vorteile der Digitalisierung. Abgerufen am 2. August 2024 https://www.wilde-it.com/chancen-risiken-digitalisierung-unternehmen/
Registro.gt. (2023, January 24). Artificial intelligence in the XXI century. https://news.registro.gt/en/2023/01/24/artificial-intelligence-in-the-xxi-century/
