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Die manuelle Bearbeitung der täglichen Flut an Informationen nimmt einen grossen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Dokumente müssen klassifiziert, zugeordnet und an den richtigen Bearbeiter übermittelt werden. Somit bildet die Verarbeitung von Dokumenten und Informationen, die postalisch oder auch per E-Mail im Unternehmen ankommen, einerseits den höchsten administrativen Aufwand und andererseits auch das grösste Potenzial zur Optimierung. Im folgenden Artikel stellen wir die manuelle Verarbeitung von Post der digitalen Verarbeitung gegenüber. Erfahren Sie, welche Chancen sich aus einem digitalen Posteingang ergeben.
Das Wichtigste in Kürze
- Die manuelle Bearbeitung des Posteingangs ist in der Treuhandbranche mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Ganz unabhängig davon, ob die eingehende Post papierbasiert oder digital ins Unternehmen gelangt.
- Durch lernfähige Posteingangslösungen kann Ihnen ein grosser Teil des administrativen Aufwands abgenommen werden. Überwinden Sie Medienbrüche schon beim Eingang eines Dokuments und beschleunigen Sie die Weiterverarbeitung.
- Der digitale Wandel ändert die Anforderungen der Kunden an die Treuhandbranche. Insbesondere mit der Digitalisierung von Standardprozessen, wie der Posteingangsverarbeitung, können diese neuen Anforderungen erfüllt werden.
Definition digitaler Posteingang
In einem digitalen Posteingang werden mithilfe einer intelligenten und selbstlernenden Datenextraktions- bzw. Dokumentenmanagement-Software die Inhalte identifiziert und die relevanten Informationen extrahiert. Das bedeutet, dass physische Post schnell und einfach digitalisiert werden kann und der entsprechenden Person oder einem Prozess direkt zugeordnet wird.
Hierdurch erhalten Treuhänder die Möglichkeit, flexibel auf die sich durch die Digitalisierung ändernde Anforderungen zu reagieren. Darüber hinaus werden alle Informationen an einem Ort gespeichert. Somit werden die physische Post, E-Mails und andere Dokumente zeit- und ortsunabhängig verfügbar. Ein weiterer Vorteil in Zusammenhang mit einer Dokumentenmanagement-Software ist, dass die Dokumente dabei direkt revisionssicher digital archiviert werden. Sie können somit auf Ihr Papierarchiv verzichten.
Wie kann der digitale Posteingang in der Praxis umgesetzt werden
Für eine erfolgreiche Umsetzung in der Praxis sollte unbedingt der Ist-Zustand betrachtet werden. Welche Herausforderungen und Probleme gehen mit der derzeitigen Posteingangsverarbeitung einher? Was sind Ihre Anforderungen an die Digitalisierung? Hieraus können Sie ein Soll-Konzept ableiten, um Ihren individuellen Weg der digitalen Transformation zu bestimmten. Mit dem richtigen Partner erhalten Sie eine kompetente Unterstützung von Beginn an.
Um Ihnen die Unterschiede eines papierbasierten Posteingangs zu einem digitalen aufzuzeigen, werden wir die Situation vor und nach der digitalen Transformation gegenüberstellen. Im Fokus steht hierbei die physische Aufbewahrung von Klienten-Dokumenten durch eine digitalisierte zu ersetzten.
Mögliche Situation vor der Digitalisierung des Treuhandbüros
Oft kommen in einem traditionellen Treuhandbüro Dokumente und Informationen per Post oder E-Mail an. Die Administration übernimmt das Öffnen, Beschriften und Sortieren der eingegangenen (physischen) Post, um diese dann einzeln an die entsprechenden Abteilungen oder Personen zu verteilen. Dies setzt natürlich voraus, dass die jeweiligen Personen im Büro vor Ort sind. Ist die Post durch die zuständige Person wie bspw. dem Mandatsleiter oder Sachbearbeiter geprüft worden, wird sie oft physisch in Ordnern abgelegt
Der Dokumentenaustausch zwischen Mandatsleiter und Sachbearbeiter findet meist ebenso auf einem physischen Weg statt. Auch die Freigabe von Dokumenten oder die Erinnerung an Fristen (z.B. bei Steuerveranlagungen oder Steuerauflagen) ist in diesem Szenario nicht automatisiert. Dadurch gestaltet sich der gesamte Prozess aufwändiger. Sind Dokumente nur teilweise digitalisiert, kann zusätzlich ein Medienbruch zwischen digital eingegangenen Dokumenten und Papierdokumenten entstehen.
Das bedeutet zum Beispiel, dass ein papierbasiertes Dokument in der Übertragungskette auf ein weiteres Informationsmedium übertragen werden muss oder eine E-Mail ausgedruckt wird, um sie dem entsprechenden Klienten zuzuordnen. Benötigt ein Sachbearbeiter oder Mandatsleiter zu einem späteren Zeitpunkt Informationen zu einem Klienten, müssen die physischen Ordner griffbereit sein. Dies setzt voraus, dass die Räumlichkeiten über ein übersichtliches Ablagesystem verfügen.
Welche Problematik ergibt sich daraus?
Wie Sie sicherlich aus diesem Szenario ableiten konnten, entsteht ein erhöhter Aufwand bei der manuellen Verarbeitung des Posteingangs. In 42 % der Fälle werden Dokumente falsch gekennzeichnet, 41 % nicht korrekt gespeichert und 29 % sogar verlegt oder verloren.
Der Zugriff auf alle relevanten Informationen zu einem Klienten erfordert die Anwesenheit des Sachbearbeiters im Büro. Aufgrund der unterschiedlichen Kanäle, über die Dokumente und Unterlagen im Unternehmen eingehen, sind diese oft nicht alle an einem Ort digital verfügbar. Dies führt dazu, dass Unterlagen mühsam zusammengesucht werden müssen. Somit entsteht ein hoher administrativer Aufwand. ca. 97 % der Angestellten im Finanz- bzw. Treuhandbereich empfinden das Suchen von relevanten Informationen als schwierig und zeitaufwändig.
Mögliche Situation nach Digitalisierung des Treuhandbüros
Wie die Situation nach der Einführung eines Digitalen Posteingangs aussehen kann, beschreiben wir Ihnen gerne im folgenden Abschnitt. In diesem Szenario wird physische Post über die Scantaste Ihres Druckers bzw. Multifunktionsgerätes einfach und schnell eingelesen. Je nach eingesetzter Lösung können Sie alle Dokumente gleichzeitig durch den Stapelscan einlesen. Gerade durch das hohe Dokumenten Aufkommen in der Treuhandbranche ist der Einsatz des Stapelscans sinnvoll. Somit fällt das Sortieren und das physische Übergeben einzelner Briefe weg.
Mit einer intelligenten und selbstlernenden Datenextraktionslösung, wie z.B. smart Fix von Insiders Technologies, werden gescannte und elektronisch eingegangen Dokumente erkannt. Damit die Dokumente anschliessend richtig zugeordnet werden können, erkennt dieses lernfähige System die Positionen von Informationen im Dokument sowie dessen Textinhalte. So kann bspw. der betroffene Klient und das Steuerjahr direkt ausgelesen werden.
Intelligente Datenextraktion für eine korrekte Zuordnung.
Nachdem alle Daten ausgelesen und klassifiziert sind, wird das Dokument automatisch in den digitalen Posteingang eines Informations-Management-Systems (IMS) , wie z.B. M-Files, abgelegt. Die hinterlegten Metadaten, wie Klient und Jahr, ermöglichen es das Dokument automatisch dem korrekten Sachbearbeiter oder Mandatsleiter zuzuweisen. Dieser kann das Dokument dann mit einem Klick ansehen und als geprüft markieren.
Eine revisionssichere Archivierung macht es möglich, dass die Informationen jederzeit und von überall abgerufen werden können. Durch die Zuordnung des Dokuments der entsprechenden Akte (z.B. Steuerakte) eines Klienten, sind alle Informationen an einem Ort verfügbar. Abgabefristen oder Vertragsfristen können automatisch gemanaged werden und vereinfachen den gesamten Workflow.
Welche Vorteile bietet ein digitaler Posteingang?
Die Vorteile eines digitalen Posteingangs liegen klar in der schnelleren Verarbeitung von Post. Mit der gleichzeitig rechtskonformen digitalen Archivierung sparen Sie Platz und verlieren weniger Zeit bei der Suche nach Dokumenten. Alle Unterlagen eines Klienten sind an einem Ort und der richtigen Akte zugeordnet. Mit einer intelligenten Volltextsuche im Google-Prinzip finden Sie die gewünschte Information zudem innert Sekunden, ohne dass Sie sich Gedanken machen müssen, wo sie diese abgelegt haben.
Auf Grund der digitalen Ablage wird ein einfacher und schneller Informationsaustausch zwischen Mandatsleiter und Sachbearbeiter gefördert. Gesamte Arbeitsabläufe werden transparenter durch nachvollziehbare Bearbeitungsvorgänge. Durch einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff kann auch ein reibungsloser Arbeitsablauf im Homeoffice sichergestellt werden.
Fazit
Der digitale Posteingang vereinfacht nicht nur die Weiterverarbeitung von Post und Dokumenten, sondern steigert auch die Produktivität. Durch die Digitalisierung aller Dokumente und Informationen sowie einer revisionssicheren Archivierung erhalten Sie die Möglichkeit ort- und zeitunabhängig auf Unterlagen zu zugreifen. Zusätzlich können benötigte Informationen in Sekundenschnelle gefunden werden und auch der Austausch mit Klienten wird durch das Kundenportal stark vereinfacht.
Aufgrund der Automatisierung von Standardprozessen können sich Mandatsleiter auf die wesentlichen Dinge fokussieren und erhalten mehr Zeit für die persönliche Kundenberatung. Somit sparen Sie durch die Verringerung des administrativen Aufwands Kosten.
Möchten Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung für Ihr Treuhandbüro nutzen? Gerne stehen wir Ihnen für ein individuelles Beratungsgespräch zur Verfügung.
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