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In der heutigen digitalen Ära ist die nahtlose Digitalisierung aller Unternehmensprozesse entscheidend für Effizienz, Transparenz und Fehlerfreiheit. Eine herausragende Rolle in diesem Kontext spielt DocuWare, ein führender Anbieter von Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Die neueste Version, DocuWare 7.9, hat sich insbesondere auf die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses (P2P-Prozess) konzentriert, einem kritischen Geschäftsprozess mit direkten Auswirkungen auf die Beschaffung, das Finanzmanagement und die Kostenkontrolle von Unternehmen.
Effizienzsteigerung durch Standardisierung und Automatisierung
DocuWare unterstützt Unternehmen dabei, den P2P-Prozess (von der Bestellung bis zur Rechnung) durch standardisierte Verfahren und Automatisierung noch effizienter und transparenter zu gestalten. Diese Optimierung trägt dazu bei, Fehler zu minimieren und Kosten zu reduzieren. Damit ist es auch für kleine KMU möglich, von einem automatisierten P2P-Prozess zu profitieren. Bereits seit Version 7.7 ist es möglich Positionsdaten mit der in DocuWare integrierten künstlichen Intelligenz (KI) auszulesen. Neu ist der umfassende Positionsdatenabgleich, der auch komplexe Bestell- und Lieferszenarien abbilden kann.
Nachdem alle relevanten Dokumente vorliegen, erfolgt der Abgleich von Positionsdaten zwischen Rechnungen und Lieferscheinen bzw. Bestellungen oder Auftragsbestätigungen. DocuWare 7.9 ermöglicht den Abruf und Abgleich von bis zu 20 verschiedenen Dokumenten eines Typs, was einen umfassenden Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich ermöglicht. DocuWare weist den Rechnungsprüfer z.B. darauf hin, wenn Preis oder Menge von der Bestellung bzw. dem Lieferschein abweichen. Dies nicht nur bei einer 1:1 Beziehung zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung, sondern neu auch bei Teillieferungen, Sammelrechnungen etc. Durch die Einführung von Fuzzy Matching, einem „unscharfen Abgleich“, wird der Datenabgleich robust gegenüber Scan- und OCR-Fehlern. So können beispielsweise Artikelnummern wie „C5“ und „CS“ bei einer 95%igen Ähnlichkeit als übereinstimmend gewertet werden.
Dank der einfachen Konfiguration sowie neuen vordefinierten Funktionen sind sowohl der Aufwand als auch die Kosten deutlich geringer als bisher, wodurch sich die Investitionen bereits innerhalb weniger Monate amortisieren. Ein weiterer Meilenstein ist die automatische Übertragung von XML-Rechnungsdaten in Tabellen, die den nachfolgenden Freigabe-Workflow vorbereitet. Dieser Fortschritt erhöht die Effizienz und Genauigkeit in der Verarbeitung von Rechnungspositionen erheblich.
Innovative Funktionen für eine reibungslose Beschaffung
Die Beschaffung beginnt oft mit Bestellanfragen, und hier setzt DocuWare 7.9 neue Massstäbe. Durch die Integration von Tabellen in DocuWare Webformularen können Mitarbeitende nun detaillierte Bestellanfragen erstellen, was die strukturierte Erfassung von Daten erleichtert und den Grundstein für eine automatisierte Weiterverarbeitung legt. Bestellungen können also neu strukturiert erfasst werden und lösen zwecks Standardisierung und Automatisierung die E-Mail oder Telefonbestellung ab.
Höchste Sicherheitsstandards für Vertrauen und Datenschutz
DocuWare unterzieht sich regelmäßig unabhängigen Audits, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Die Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001 und SOC 2, Typ 2 belegen, dass sowohl das Unternehmen als auch die Software-Lösung nationalen und internationalen Branchenstandards entsprechen. Dr. Michael Berger, President Produkt, Services und Finanzen, betont: „Das Vertrauen unserer Kunden sowie die Sicherheit ihrer Daten haben für uns oberste Priorität. Die beiden unabhängigen Zertifizierungen belegen, dass unsere Geschäftsprozesse auch weiterhin den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.“
Insgesamt bietet DocuWare 7.9 eine wegweisende Lösung für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren und digitalisieren möchten. Die Kombination aus innovativen Funktionen und höchsten Sicherheitsstandards macht DocuWare zur ersten Wahl für effizientes Dokumenten Management und Workflow-Automatisierung.
