Ineffizientes Dokumenten-Management kostet Geld
Dokumente und Daten spielen eine essentielle Rolle in einem Unternehmen, da sie alle relevanten Kernprozesse einer Firma betreffen, wie zum Beispiel das Bestell-, Rechnungs- und Vertragsmanagement. Mitarbeiter verschwenden einen wesentlichen Anteil ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen und Finden der benötigten Informationen. Dies sind in der Regel nicht nur einfache Word- oder Excel Dateien, sondern wesentliche geschäftskritische Kunden- und Lieferanteninformationen. Dokumenten Management ist deshalb ein Thema, dem KMU Beachtung schenken sollten.
Die unproduktive Zeit der Mitarbeiter kann einem Unternehmen schnell eine hohe Summe Geld kosten. Eine Studie von IDC (Webster, 2012) beziffert die Ineffizienzen im Dokumenten Handling auf USD 20’000 pro Mitarbeiter pro Jahr. Es kann davon ausgegangen werden, dass es sich in der Schweiz in einem ähnlichen Rahmen verhält.
Ein gutes Sprichwort dazu kommt vom frühen amerikanischen Kolonist William Penn: „Die Zeit ist das, was wir uns am meisten wünschen, jedoch am schlechtesten einsetzen“.
Die wichtigsten Gründe dafür haben wir für Sie auf Basis des Intelligent Information Management Benchmark Report von M-Files (2019) in folgenden Abschnitten zusammengefasst.
Suchen und Finden von Informationen
86% der 1500 Studienteilnehmer empfinden es als herausfordernd die gesuchte Information zu finden. Die korrekte Beschriftung und das Ablegen von Dokumenten werden als die wesentlichen Herausforderungen in Bezug auf diesen Prozess gesehen. Die Ursache dafür kann vor allem mit der Tatsache begründet werden, dass durchschnittlich vier unterschiedliche Datenquellen genutzt werden, um Dokumente zu speichern und managen. Die häufigsten Ablageorte sind E-Mail Accounts (69%) und traditionelle Netzwerklaufwerke (55%).
Unterschiedliche Datenquellen führen zu Zeitverlust
Gemäss dem Report von M-Files sind die Fakten dazu eindeutig. 82% der Befragten sind der Meinung, dass das Navigieren über mehrere Systeme (z.B. Ablagen, ERP/CRM System) die Produktivität negativ beeinflusst. Über 90% sind überzeugt, dass sie ihren Job einfacher machen können, wenn die aktuellen Daten immer nur von einer Plattform bezogen werden können. Es soll also keine Rolle spielen, ob es sich dabei um Kundendaten im CRM System, Lieferanten Infos aus dem ERP System oder Dokumente auf einem Netz- oder privaten Laufwerk handelt.
Dokumente prüfen, freigeben und unterschreiben
Insbesondere Bestellungen, Rechnungen und Verträge müssen von diversen Personen im Unternehmen gelesen, geprüft, freigegeben und unterzeichnet werden. Dabei sind oftmals mehrere Personen in den Prozess involviert. Ein Beispiel: Der/die Mitarbeitende im Innendienst erstellt eine Lieferantenbestellung, leitet sie dem Einkäufer oder Vorgesetzten weiter, der die Bestellung dann freigibt und unterzeichnet. Schliesslich folgt die Rechnung, welche dann nochmals geprüft und in die Finanzabteilung zur Zahlung weitergeleitet werden muss.
Zwei Drittel der Befragten im M-Files Report (2019) sagen aus, dass diese Prozesse herausfordernd sind. Ausdrucken, Unterzeichnen und Einscannen von Dokumenten wird als häufigsten Grund genannt (31%). Zu lange, komplizierte Workflows sowie fehlende Aufgaben Notifikationen für einzelne Mitarbeitende sind weitere Probleme, welche die Unternehmen beschäftigen.
Durch die zunehmende Anzahl von mobilen Mitarbeitern, die z.B. im Aussendienst unterwegs sind, gewinnt das Thema mobile Anwendungen zudem an Bedeutung. Heute können 75% der Mitarbeitenden Dokumente nicht auf einem mobilen Gerät unterzeichnen (M-Files, 2019). Jedoch ist nicht nur das Signieren eine Herausforderung, sondern auch das Suchen und Editieren von Dokumenten auf Mobile Devices. Ein paar weitere Zahlen aus der M-Files Studie sind in der Abbildung unten ersichtlich.
Die Lösung: Intelligentes Dokumenten-Management
Die Studie von M-Files (2019) bringt die täglichen Business Herausforderungen hinsichtlich Dokumenten Handling und Arbeitsprozesse an die Oberfläche. Um im kompetitiven Marktumfeld vorne dabei sein zu können und nicht unnötig Zeit und Geld durch Ineffizienzen zu verlieren, ist eine klare Dokumenten Management Strategie sowie eine sinnvolle technische Umsetzung von grosser Bedeutung. Compliance und Audit Themen spielen zusätzlich eine wichtige Rolle.
Mit einem intelligenten Informations-Management System können Sie sämtliche Herausforderungen adressieren und Risiken hinsichtlich IT-Sicherheit und Compliance minimieren. Folgende Vorteile bringen Ihnen eine moderne Lösung
- Dokumente einfach finden: sie definieren nur, nach was sie suchen. Das „wo“ spielt keine Rolle mehr.
- Immer mit der aktuellsten Version arbeiten
- Sie nutzen nur noch eine Datenquelle/Plattform. Diese kann beliebige Datenquellen wiederum erschliessen und synchronisieren.
- Sie können mobil von überall aus und mit beliebigen Geräten arbeiten
- Intelligentes Workflow-Management spart Zeit und erhöht die Qualität sowie Prozesskontrolle
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