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Die Mehrheit der Immobilienbranche weiss, dass die digitale Transformation zukünftig einen wichtigen Stellenwert einnehmen wird. Denn die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten. Mit einem digitalen Geschäftsmodell erhalten Sie die Chance, Ihre Kunden völlig neu anzusprechen und vor allem den sich ändernden Kundenanforderungen gerecht zu werden. Mit digitalen Geschäftsprozessen stärken bzw. bauen Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit aus. Mehr über die Auswirkungen der Digitalisierung in der Immobilienbranche finden Sie in unserem dazugehörigen Blog-Artikel. Doch welche Herausforderungen kommen auf die Immobilienwirtschaft zukünftig zu und wie können Sie diesen entgegentreten? In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über künftige Herausforderungen sowie mögliche Lösungsansätze.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Digitalisierungsdruck steigt kontinuierlich an. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass digitale Technologien zukünftig Kernbestandteil vieler Unternehmen werden. Gerade konservative Geschäftsmodelle könnten hier schnell den Anschluss verlieren.
- Der Hauptfokus sollte auf den internen Geschäftsprozessen liegen, da hier grosses Potenzial für Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen liegt. Denn gerade papierbezogene Prozesse können den Anforderungen an Produktivität, Transparenz und Kundenorientierung oft nicht mehr gerecht werden.
- Eine effiziente Kundenbetreuung wird zukünftig ebenfalls eine vordergründige Rolle spielen. Weshalb ein schnelles und einfaches Dokumenten-Management unerlässlich ist. Hierzu zählt unter anderem das Vertragsmanagement, die Rechnungsverarbeitung, die Kundenkommunikation aber auch die Datensicherheit.
Herausforderungen der digitalen Transformation
Wie Sie es vielleicht schon erahnen, zählt die Immobilienbranche eher zu den konservativen Geschäftsmodellen, da ein Grossteil der Arbeit auf persönlichen Beziehungen basiert. Dies ist auch der Grund dafür, dass die Notwendigkeit von digitalen Technologien oft erst spät als Indikator für eine steigende Nutzerzufriedenheit gesehen wird. Wenn wir uns die Mehrheit der künftigen Nutzer einer Immobilie ansehen, wird schnell deutlich das die Generation «Digital Natives» immer mehr ins Zentrum rückt. Damit verändern sich natürlich auch die Anforderungen an die Immobilienbranche und die damit verbunden Dienstleistungen. Die Digitalisierung sollte also nicht schon beim Immobilieninserat aufhören.
Für eine transparente, schnelle und einfache Kundenreise wird es notwendig, digitale Technologien zum Einsatz zu bringen. Hierbei spielen eine effiziente und schnelle Betreuung sowie Beratung eine wichtige Rolle. Gerade digital Natives können langwierige papierbezogene Prozesse oft nicht nachvollziehen. Dies wird gerade in Bezug auf den Dokumentenaustausch oder das Vertragsmanagement deutlich. Vor allem Immobilienbüros verwalten täglich eine grosse Menge an wichtigen Unterlagen und Dokumenten aus verschiedenen Quellen. Hierzu zählen beispielsweise Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen aber auch Bauverträge und vieles mehr.
Aus diesem Grund ist ein effizienter Informationsfluss eine besondere Herausforderung. Gerade der Weg vom Eingang eines Dokuments bis hin zur Archivierung ist oft lang und verschlungen. In einem digitalen Zeitalter ist die Papierablage ein überholtes Konzept. Denn alte Strukturen wie diese bieten nicht mehr die gewünschte Effizienz, um dem zukünftigen Dienstleistungsniveau gerecht zu werden.
Lösungsansätze für die Immobilienbranche
Der Einsatz digitaler Technologien ist für den zukünftigen Erfolg der Immobilienbranche unumgänglich. Gerade das Dokumenten-Management und somit die internen Prozesse stehen zu Beginn der digitalen Transformation im Fokus. Fragen Sie sich nun welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen bzw. wie Sie Ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten können? In dem folgenden Abschnitt haben wir für Sie mögliche Lösungsansätze zusammengetragen, um Ihnen den Schritt in eine digitale Zukunft zu erleichtern.
Digitale Akte
Die digitale Akte basiert auf einem digitalen Dokumenten-Management-System (DMS). Dieses System sammelt alle Informationen aus Dokumenten, ganz gleich wo sich diese befinden. Mit nur einem Klick erhalten Sie alle relevanten Informationen zu einem Kunden, einer Rechnung, einem Projekt oder anderen Sachverhalt. Eine digitale Akte bietet aus diesem Grund einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Auf dem Weg in eine digitale Zukunft ist die elektronische Akte ein erster Schritt für die Immobilienbranche.
Verwechseln Sie die digitale Akte aber nicht mit einem einfachen Ordner auf Ihrem Desktop. Die digitale Akte hat eine metadatenbasierte Architektur, welche eine unstrukturierte Ablage verhindert. So ist es völlig gleichgültig, von wo Sie auf Dokumente zugreifen. Mit einer zentralen Verwaltung der elektronischen Akte verschaffen Sie sich ortsunabhängig einen Überblick.
Effizientes Vertragsmanagement
Gerade der Mieterwechsel bedarf einem hohen administrativen Aufwand. Verträge müssen erstellt oder angepasst werden. Papierbezogene Prozesse verlangsamen hier den Austausch mit dem Mieter stark. Mit einem modernen Dokumenten-Management-System (DMS) können Sie diesen Ablauf vereinfachen. Tools wie Notizen, E-Signing oder Versionen Control helfen Ihnen nicht nur Fehler zu vermeiden, sondern verkürzen die Durchlaufzeit bis hin zur Vertragsarchivierung enorm.
Dank digital verfügbarer Verträge und dem E-Signing können Mieter Verträge rechtskonform und bequem digital unterzeichnen. So wird der Aufwand für die Abwicklung eines Mietvertrags minimiert, da der postalische Versand zwischen Vermieter und Mieter entfällt. Zusätzlich lässt sich der gesamte Vertragsmanagement-prozess flexibler gestalten und spart Zeit. Auch Duplikate gehören mit einem digitalen Vertragsmanagement der Vergangenheit an, da alle Nutzer an der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Der Bearbeitungsverlauf hilft Ihnen, den Überblick über Versionen und Veränderungen an einem Dokument zu behalten. So sparen Sie Zeit bei der Suche nach der neusten Version.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Oft verwalten Immobilienbüros nicht nur eine Liegenschaft, sondern mehrere. Das führt gezwungenermassen zu einem hohen Aufkommen an eingehenden Rechnungen – vor allem mit der klassischen Papierpost. Aus diesem Grund zählt der Prozess der Rechnungsverarbeitung zu den papierintensivsten. Speziell durch eine manuelle Übertragung nimmt er viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch und verursacht oftmals lange Bearbeitungszeiten.
In der Regel sind oft unterschiedliche Abteilungen an der Bearbeitung beteiligt. Bei einer manuellen Rechnungsverarbeitung entstehen so Medienbrüche und intransparente Arbeitsstände. So wird die Rechnung nach dem Eingang oft noch händisch via Stempel registriert und im Anschluss zur sachlichen und fachlichen Prüfung an den entsprechenden Sachbearbeiter oder Liegenschaftsverantwortlichen weitergeleitet. Danach kontiert und bucht die Buchhaltung oftmals manuell in der Immobilienverwaltungssoftware.
An diesem Punkt setzt die digitale Rechnungsverarbeitung an und schafft zeitaufwändige Zwischenschritte ab. Durch die intelligente Datenextraktion, integrierten Freigabe-Workflows sowie die Übergabe der Rechnungsdaten an Ihre Immobiliensoftware (z.B. Immotop, Rimo oder Abacus) wird die Rechnungsverarbeitung vereinfacht. Durch die digitale Archivierung Ihrer Rechnungen können Sie diese in Sekundenschnelle finden. Auch eine dynamische Strukturierung nach Liegenschaft, Objekt, Mieter, Lieferant oder Zeitraum ist einfach möglich.
Digitale Archivierung
Die digitale Archivierung gehört zu den Hauptfunktionen moderner DMS-Lösungen. So verwalten Sie Ihre eingescannten und digitalen Dokumente einfach und schnell. Doch wie funktioniert ein digitales Archiv? Mit einer metadatenbasierten Architektur können Ihre Daten ideal verwaltet werden. Durch die Verschlagwortung werden Informationen einfach und schnell zugeordnet. Dies ermöglicht es Ihnen, Dokumente durch die Volltextsuche zu finden, ganz nach dem Google Prinzip.
Ausserdem werden chaotische Ordnerstrukturen aufgelöst. Mit der metadatenbasierten dynamischen Ansicht können Sie Dokumente an verschiedenen Standorten abrufen, ohne störende Duplikate zu erstellen. Durch eine flexible Gestaltung des Archivs entsprechend Ihrer Bedürfnisse, könnte das digitale Archiv Ihr Papierarchiv zukünftig ersetzen.
Es gilt zudem zu beachten, dass Branchesoftware wie Immotop, Rimo und Garaio REM kein rechtskonformes, digitales Archiv bieten können. Die normale Ablage von Dateien auf einem internen Netzlaufwerk oder auf Microsoft SharePoint (ohne korrekte Konfiguration) ist ebenfalls nicht als revisionssicher zu bezeichnen. Für die Einführung eines rechtskonformen, digitalen Archivs benötigen Sie eine entsprechende Software, wie z.B. die DMS Software DocuWare oder M-Files.
Datensicherheit
Gerade in der Immobilienbranche bildet das Thema Datensicherheit einen wichtigen Punkt. Denn die Verwaltung von Daten und besonders personenbezogene Daten unterliegen strengen Richtlinien. Moderne DMS-Lösungen helfen die Gefahren einer Nichtkonformität zu reduzieren. Denn Geschäftsabläufe werden nicht nur organisiert, sondern auch im Ernstfall kann die Arbeit ohne Unterbrechung wieder aufgenommen werden.
Zusätzlich sollten alle Vorschriften des Datenschutzes in Bezug auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen eingehalten werden. Gerade eine moderne Dokumentenmanagement Software kann die Berechtigungen flexibler und individueller lösen. Dies kommt auch den wachsenden Ansprüchen an Datenschutz zugute.
Effiziente Kundenbetreuung
Die Zielgruppe der Immobilienbranche besteht immer mehr aus der Generation «digital Natives», weshalb eine effiziente Kundenbetreuung wichtiger denn je ist. Wie Sie unter dem Abschnitt “Herausforderungen” schon erfahren haben, sind langwierige Prozesse für diesen Kunden nicht nachvollziehbar. Durch ein digitales Kundenportal werden kundenbezogene Prozesse stark vereinfacht. So können Sie beispielsweise Unterlagen automatisiert einfordern.
In einem Webportal hat der Kunde die Möglichkeit Dokumente hochzuladen. Diese werden direkt in Ihr Internes DMS geladen und dort automatisch dem korrekten Sachbearbeiter für die Weiterverarbeitung zugewiesen. Möchten Sie anderseits Dokumente an den Kunden schicken, können Sie diese ebenfalls direkt über das Webportal zur Verfügung stellen.
Fazit
Durch die Digitalisierung verändern sich die Anforderungen an klassische Geschäftsmodelle sehr stark. Möchten Sie in der Immobilienbranche auch zukünftig wettbewerbsfähig bleiben, müssen die internen Geschäftsprozesse zwingend effizienter und kostensparender gestaltet werden. DMS-Lösungen bieten für KMU in der Immobilienbranche einen soliden Grundstein auf dem Weg in eine digitale Zukunft. Zusätzlich setzten Sie gebunden Ressourcen frei die Sie für wertstiftende Aufgaben nutzten können.
Möchten Sie einen noch tieferen Einblick in die Möglichkeiten der Digitalisierung in der Immobilienbranche erhalten? Wir haben für Sie einen ausführlichen Leitfaden zu diesem Thema zusammengestellt. Erfahren Sie mehr über Ihre digitalen Chancen und die Schritte zur Einführung digitaler Geschäftsprozesse bzw. einer DMS-Lösung.
Quellen
