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Diese Systeme werden mehr und mehr zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für Unternehmen, gerade aufgrund der steigenden Informationsflut. In der Unternehmenswelt werden diese Begrifflichkeiten häufig als Synonyme verwendet, was schnell zu Verwirrung führen kann. Somit würden Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), Enterprise-Content-Management-Systeme (ECS) und Enterprise-Informations-Management-Systeme (EIM) gleichbedeutend sein. Um Ihnen bei so vielen Bezeichnungen einen Überblick zu verschaffen, klären wir Sie über die Unterschiede auf.
Das Wichtigste in Kürze
- DMS, ECM und EIM können Unternehmen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse helfen. Hierdurch kann eine Steigerung der Produktivität im Unternehmen erlangt werden.
- Im Zuge der digitalen Transformation spielen diese Begrifflichkeiten eine wichtige Rolle, da sie den Grundstein für digitale Abläufe im Unternehmen bilden. Ausserdem tragen sie einen wesentlichen Anteil zur Entstehung des Arbeitsplatzes der Zukunft bei.
- Das Informationsmanagement kann durch den Einsatz von leistungsstarken DMS, ECM, oder EIM Systemen nachhaltig und effizienter gestaltet werden. Die stetig steigende Nachfrage nach diesen Systemen bestätigt die Relevanz für den Unternehmenserfolg.
Definition und Unterschiede: DMS, ECM und EIM
Nicht nur im Dienstleistungsbereich, sondern auch in der Industrie und im Handel steigt die Nachfrage nach diesen Lösungen stetig an. Zum Einsatz kommen sie dabei in der Archivierung von E-Mails, in der Verwaltung von Akten und Dokumenten sowie im In- und Outputmanagement (Texterkennung, Scannen, Druckkostenoptimierung). Damit Sie die minimalen Unterschiede erkennen können, klären wir Sie über die einzelnen Begrifflichkeiten sowie die Unterschiede auf.
Dokumenten-Management-System (DMS)
Durch ein DMS wird die Dokumentenverwaltung ganz neu definiert. Es ermöglicht eine datenbankgestützte Verwaltung aller elektronischen Dokumentenarten. Dies verhilft Ihnen zu einer einfachen Automatisierung von dokumentenbasierter Arbeit. DMS hilft dabei Dokumente schneller zu finden, ganz gleich wo sie gespeichert sind. Das bedeutet, Ihre Geschäftsprozesse werden bei einfachen Anwendungsfällen des Dokumentenmanagements, aber auch bei komplexen Arbeitsabläufen unterstützt.
Automatisierung von dokumentenbasierter Arbeit.
Beim Dokumentenmanagement werden auf Papier vorhandene Dokumente mittels Scanner zuerst digitalisiert. In einem nächsten Schritt werden die zuvor gescannten Dokumente kategorisiert, indiziert sowie katalogisiert. Als letzter Schritt wird mit der Verschlagwortung durch Meta-Tags ein digitales Archiv geschaffen. In diesem können sowohl gedruckte wie auch eingescannte Dokumente integriert werden.
Enterprise-Content-Management-System (ECM)
Die Verwaltung von allen Informationen und Daten in einem Unternehmen kann durch das Enterprise-Content-Management bewältigt werden. Das Konzept dieses Systems beinhaltet aber noch viel mehr als nur die Verwaltung von Informationen. Zusätzlich soll es die Bearbeitung und Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen gewährleisten.
ECM hilft dabei Ihr Geschäft intelligent verknüpfen. Hierbei ist es egal wo Ihre Daten ursprünglich abgelegt wurde. Ob Sie die Informationen auf der ECM-Lösung, im Netzwerkordner, in Ihrem ERP, CRM oder auf einer anderen Anwendung oder anderem System gespeichert haben, wird damit nebensächlich. Die Benutzeroberfläche dieses Systems basiert auf den täglichen Tools, die Sie nutzen. Alle Informationen werden an den Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen ausgerichtet.
Enterprise-Informations-Management-System (EIM)
Das EIM definiert sich wie schon die zwei Systeme zuvor durch eine effiziente Verwaltung der Daten und Dokumente in einem Unternehmen. Diese Lösung ist eine Erweiterung des ECM. Mit EIM kommen zwei weitere Kategorien hinzu. Diese Erweiterungen ermöglichen mehr Informationstypen und eine umfassende Integration dieser Typen.
Ganzheitliche Strukturierung aller Information eines Unternehmens.
Es werden alle Daten bzw. Informationen eines Unternehmens verwaltet. Hierzu zählen unstrukturierte Dokumente genauso wie strukturierte Daten. Unter strukturierten Daten versteht man beispielsweise Rechnungen, Verträge, Personalakten und Angebote. Mit unstrukturierten Daten sind beispielsweise Gesprächsnotizen gemeint, die eine Relevanz haben. Ziel ist es, alle Informationen, von der Organisation bis zur Verwaltung eines Unternehmens ganzheitlich zu strukturieren. Mit EIM wird eine Strategie festgelegt, wie mit diesen Daten bei der Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Speicherung umgegangen wird. Wie auch schon die beiden Softwarelösungen zuvor wird auf die Optimierung von Geschäftsprozessen abgezielt.
Wie unterscheiden sich diese Systeme?
Nachdem wir die drei Systeme separat betrachtet haben, ist klar, dass die Unterschiede mehr kleine Feinheiten sind. Über die Jahre wurden die Systeme so weiterentwickelt, dass auch im DMS ganze Workflows bearbeitet werden können. Gerade deswegen sind DMS und ECM kaum noch voneinander abgrenzbar. Mit dem ECM erhalten Sie erweiterte Anwendung, die je nach Unternehmung mal mehr und mal weniger Sinn ergeben.
EIM gilt im klassischen Sinne als eine Weiterentwicklung des ECM. In diesem System werden Informationstypen zusätzlich erweitert und integriert. Durch das EIM System werden alle Informationen in einem Unternehmen verwaltet, ganz gleich, ob dies strukturierte Daten oder unstrukturierte Dokumente sind. Zusätzlich wird durch dieses Tool kollaboratives Arbeiten ermöglicht. Das bedeutet das mehrere Mitarbeiter ein Dokument bearbeiten können und nachvollziehbar ist welche Änderungen durch wen vorgenommen wurden.
Fazit
Es fällt ganz klar auf, dass sich die Softwarelösungen zwar in ihrer Namensgebung unterscheiden, aber in ihrer Anwendung sehr ähnlich sind. Die Produkte sollten auf Ihren individuellen Bedarf abgestimmt sein. Aus diesem Grund spielt der Kosten-Nutzen-Faktor eine grosse Rolle und hängt meist mit der Grösse einer Unternehmung zusammen.
Wenn Sie sich ein papierloses Büro wünschen und den Schritt in eine digitale Transformation wagen möchten, kommen Sie an diesen Softwarelösungen nicht vorbei. Um die richtigen Anwendungen für Ihr Unternehmen zu finden und somit auch die richtige Software, ist es durchaus sinnvoll, mit einem Digitalisierungspartner zu arbeiten. Dieser kann Ihnen bei der Auswahl der Installation und bei Anwendungsfragen helfen.
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