Die 7 Schritte zum (fast) papierlosen Büro

Papierloses Büro - so packen Sie es an

Digitalisierung ist ein sehr breites wie auch komplexes Thema. KMU sind deshalb bei Digitalisierungsthemen oftmals überfordert. In diesem Artikel widmen wir uns dem papierlosen Büro – also der Digitalisierung der klassischen Büro Prozesse in der Administration/Backoffice.

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Für eine erfolgreiche digitale Transformation hin zum papierlosen Büro sind verschiedene Schritte und Überlegungen nötig. Dabei kann es schnell passieren, dass Sie den Überblick verlieren. Zudem wird es umso schwerer, einen klaren Plan zu entwickeln und die richtige Software-Lösung zu finden für die Realisierung eines papierlosen Büros.

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Insbesondere folgende Fragen zur Digitalisierung bzw. zum papierlosen Büro stellen sich Unternehmen häufig:

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• Unsere internen Prozesse funktionieren – warum soll ich digitalisieren?
• Wo soll ich mit der Digitalisierung beginnen?
• Welches ist im Software-Dschungel die richtige Lösung für unser Unternehmen?

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An dieser Stelle gehen wir davon aus, dass Ihnen das «Warum digitalisieren» bereits klar ist und sich mit dem «Wie» und «Was» befassen. Sollten Sie dennoch etwas Inspiration wünschen, weshalb Digitalisierung heute für Sie unverzichtbar ist, empfehlen wir Ihnen folgendes Video: hier Klicken

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In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen als Digitalisierungspartner einen groben 7-Schritte-Plan auf den Weg, um Ihr Unternehmen zu einem (fast) papierlosen Büro zu transformieren. In diesem Zusammenhang sprechen wir bevorzugt von einer fast papierlosen Administration – denn dort liegt oftmals das grösste Potenzial bei der Digitalisierung.

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Sollten Sie sich für die ausführliche Version mit mehr Tipps, Tricks und zentralen Fragestellungen interessieren, empfehlen wir Ihnen unseren Whitepaper Download.

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Schritt 1: Analysieren Sie Ihre heutige Arbeitsweise

Bevor ein Projekt in Angriff genommen wird, sollte die IST-Situation eruiert werden. Ohne ein klares Verständnis zu den aktuellen Geschäftsprozessen und möglichen Herausforderungen können weder «smarte» Ziele noch ein konkretes Projekt aufgegleist werden.

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Bei der Analyse ihrer heutigen Arbeitsweise sollten Sie sich vor allem auf folgende Aspekte konzentrieren:

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• Wie fortschrittlich ist Ihr Unternehmen im Vergleich zu Mitbewerbern?
• Wie attraktiv wirkt Ihr Unternehmen für junge Fachkräfte?
• Welches sind Ihre zentralen Geschäftsprozesse mit einem hohen Dokumentenvolumen und gleichzeitig hohem administrativem Aufwand?
• Welche Geschäftsprozesse sollen in Zukunft auch ausserhalb des Büros problemlos bearbeitet werden können?
• Wie archivieren Sie Ihre Dokumente heute und welche Herausforderungen und Produktivitätsverluste ergeben sich daraus?
• Sind Sie für das neue Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) gerüstet? Für detaillierte Informationen dazu verweisen wir auf folgenden Artikel: hier klicken
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Unsere Praxiserfahrung zeigt, dass bei den administrativen Prozessen rund um die Kreditorenverarbeitung (Eingangsrechnungen), das kurzfristig grösste Potenzial verborgen liegt. Hierbei ergeben sich durch die manuelle, papierbasierte Verarbeitung vom Eingang bis zur Freigabe, Verbuchung und manuellen Archivierung oftmals grössere Zeit- und Transparenzverluste.

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Bei Dienstleistungsunternehmen liegt die Herausforderung wiederum mehr im Projekt-Management und in der Ablage der Projekt- oder Mandatsdokumente.

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Finden Sie für Ihre Firma heraus, wo Sie heute am meisten Zeit verlieren und welche Geschäftsprozesse Herausforderungen mit sich bringen.

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Schritt 2: Definieren Sie Ihre Digitalisierungsziele

Kein Vorhaben sollte ohne klare Zieldefinition beginnen, denn ohne Ziele kann das Projekt nicht erfolgreich sein. Da Sie Ihre Herausforderungen von Schritt 1 kennen, können Sie im zweiten Schritt «smarte» Ziele definieren. «Smart» steht in diesem Fall für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert.

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Wir empfehlen deshalb eine übergeordnete Vision und Strategie für die digitale Transformation des Unternehmens zu definieren und diese in kleinere, einzelne Ziele herunterzubrechen und wiederum zu priorisieren.

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Wenn Ihre Vision eine papierlose Administration ist, könnte z.B. eines Ihrer ersten Ziele die digitale, revisionssichere Archivierung von archivierungspflichtigen Dokumenten sein und die Digitalisierung der Kreditorenverarbeitung.

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Schritt 3: Konkretisieren Sie Ihr Digitalisierungsprojekt

Sie kennen nun Ihre Arbeitsweise und damit verbundene Herausforderungen und haben davon Ihre Digitalisierungsziele abgeleitet. Auf Basis der Herausforderungen und Ziele soll nun das Projekt genauer definieren und abgesteckt werden. Idealerweise fassen Sie diese in einem Pflichtenheft oder mindestens in einem kurzen «Projekt-Steckbrief» zusammen. Kosten-/Nutzen bzw. Return-on-Invest Überlegungen sollten dabei immer mit einfliessen.

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Interessiert, mehr über den Inhalt des Projektsteckbriefs zu erfahren? In unserem Whitepaper finden Sie detaillierte Infos dazu.

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Zudem sollten spätestens hier auch betroffene Personen an Bord geholt werden. Es zeigt sich immer wieder, dass der frühe Einbezug von wichtigen MitarbeiterInnen für den Projekterfolg von zentraler Bedeutung ist.

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Schritt 4: Evaluieren Sie Software-Lösungen und Digitalisierungspartner

Spätestens jetzt sollten Sie sich auf die Suche nach potenziellen Lösungsanbieter machen, welche Ihre Herausforderungen lösen und mit Ihnen Ihre Ziele erreichen können. Der Software-Markt ist riesig und für Entscheidungsträger ist es oftmals schwierig, den Überblick zu behalten und die Unterschiede und potenziellen Auswirkungen auf das Projekt und die Arbeitsprozesse zu erkennen.

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In Bezug auf die DMS/ECM Lösungen empfehlen wir Ihnen folgende Auswahlkriterien zu berücksichtigen:

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• Lösungsansatz: Wie zufriedenstellend werden Ihre Herausforderungen mit dem Lösungsansatz abgedeckt?
• Flexibilität & Ausbaufähigkeit: Bietet die Lösung eine hohe Flexibilität und ist sie für weitere Anwendungsfälle ohne Zusatzkosten skalierbar oder ist dies mit Programmieraufwand und Zusatzmodulen verbunden?
• Anbindung an Umsysteme: Können ihre bestehenden Umsysteme zu vernünftigen Kosten angebunden werden?
• Zukunftsfähigkeit: Handelt es sich um eine umfangreiche Software-Lösung, die dem heutigen Standard entspricht und ständig weiterentwickelt wird?
• Anwenderfreundlichkeit: Die Anwenderfreundlichkeit ist eines der Schlüsselkriterien für den Projekterfolg. Wie wird die Benutzerführung und Übersichtlichkeit beurteilt?
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Unser Tipp: Setzen Sie auf eine nachhaltige Lösung, von welcher Sie das Gefühl haben, dass Sie auch in 10 Jahren noch die Richtige sein kann.

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Zudem sollten Sie nicht nur für eine Software-Lösung, sondern auch für den Digitalisierungspartner entscheiden. Folgende Kriterien empfehlen wir dabei zu berücksichtigen:

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• Kompetenz: Kann der Partner auf Ihre Herausforderungen eingehen und kompetent verschiedene Lösungswege aufzeigen und Sie dazu beraten? Bringt die Ansprechperson einen gesunden Mix aus betriebswirtschaftlichen und technischen Kenntnissen mit?
• Dienstleistungsorientierung: Wie individuell kann der Partner auf Ihre Bedürfnisse eingehen und wie schnell die entsprechenden Informationen liefern? Wie transparent ist die Offerte verfasst?
• Supportqualität: Evaluieren Sie, wie Sie auch nach dem Projekt betreut werden und wer Ihnen wie schnell für Fragen, Anwenderprobleme und Erweiterungen zur Verfügung stehen kann.
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Auch hier empfehlen wir ein langfristiges Denken, da Sie die Lösung viele Jahre im Einsatz haben und somit auch mit dem Partner zusammenarbeiten werden.

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Schritt 5: Definieren Sie das Soll-Konzept gemeinsam mit Ihrem Digitalisierungspartner

In diesem Schritt erarbeiten Sie das Lösungskonzept zu Ihrem Digitalisierungsprojekt gemeinsam mit einem ausgewählten Partner. Dieser zeigt Ihnen mit seinem Know-How verschiedene Möglichkeiten auf und berät Sie ausführlich. Dieser Schritt kann auch isoliert stattfinden, ohne dass Sie sich für eine Software-Lösung vorgängig entschieden haben. Fahren Sie hier mit dem Partner fort, mit welchem Sie auf Basis Ihrer Evaluationskriterien das beste Resultat erwarten.

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Für das Lösungskonzept findet in der Regel ein Workshop mit allen relevanten Stakeholdern und dem Digitalisierungspartner statt. Dort werden die zentralen Punkte besprochen, welche nachher durch den Partner in einem Konzept festgehalten werden. Wir empfehlen in diesem Schritt zudem mit Prototypen zu arbeiten, da so für Sie als Kunde viel besser ersichtlich ist, wie das Endresultat aussehen könnte.

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Schritt 6: Implementieren Sie Ihre DMS/ECM Lösung

Nachdem Sie mit Ihrem Digitalisierungspartner alle Fragen beantwortet haben, können Sie mit einem klaren Anforderungsprofil und einem passenden System mit der Umsetzung starten. Wichtig ist dabei, dass die Umsetzung „agil“ erfolgt. Es werden einzelne, sinnvolle Arbeitspakete geschnürt und innert kurzen Zeitabständen erarbeitet.

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Mittels Prototyping können so schnell gute Ergebnisse erzielt werden und Sie als Kunde sehen, ob die Ergebnisse genau Ihren Vorstellungen entsprechen. Innert zwei bis drei Iterationen erhalten Sie so die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen. Gerade DMS-Lösungen haben den Vorteil, dass Ihr Feedback sowie neu auftretende Anforderungen, während dem Projekt sehr rasch und einfach eingebaut werden können.

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Schritt 7: Führen Sie die Lösung in Ihrem Unternehmen ein

Die Einführung eines neuen Geschäftsprozesses bedarf sorgfältiger Planung und ist abhängig von Ihrer Firmengrösse, Struktur und dem Gesamtprojektumfang. Das Projektteam sollte die Lösung vor der offiziellen Einführung in genügendem Umfang testen. Zudem sollte eine finale Abnahme mit dem Digitalisierungspartner erfolgen. So haben Sie die Sicherheit, dass die neuen Arbeitsprozesse bei den Mitarbeitern schnell angenommen werden und kein Anwenderfrust oder sogar grössere Widerstände entstehen.

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Unsere wichtigsten Tipps zum GoLive Ihres Digitalisierungsprojekts finden Sie in unserem Whitepaper zusammengefasst.