Home-Office ist mehr als nur Online-Meetings

Home-Office und unterschiedlicher digitaler Reifegrad

Gerade in letzter Zeit nahm die Home-Office Arbeit in Schweizer Unternehmen aufgrund der Corona Pandemie rasant zu. Zugespitzt hat sich dies mindestens seit die Home-Office Pflicht im Januar 2021 vom Bund eingeführt wurde. Für einige ist Home-Office kein neues Phänomen, für andere bedeutet es eine komplette Umstellung ihrer täglichen Arbeitsweise. Der digitale Reifegrad ist bei Schweizer KMU auf Basis unserer Erfahrung sehr unterschiedlich. Teilweise wird schon fast papierlos gearbeitet, Prozesse sind digitalisiert und Home-Office ist Standard. Vielfach basieren sämtliche Prozesse noch vollständig papierbasiert und Home-Office wird entsprechend bis anhin nicht praktiziert. Gerade für KMU mit einem kleinen digitalen Reifegrad wird Home-Office als Mehraufwand und als unpraktisch wahrgenommen.

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Doch digitale Prozesse und eine virtuelle Zusammenarbeit müssen nicht mühsam und schwer sein, sondern bringen auch viele Vorteile, wie z.B. schnellere und transparentere Prozesse und entsprechend weniger Admin-Aufwand. Neben der kulturellen Offenheit und der Bereitschaft Neues zu lernen, spielen auch die richtigen Software Tools und Plattformen eine essentielle Rolle. Zu guter Letzt wird gerade für weniger IT-affine Unternehmen ein Partner benötigt, der die Kunden zielgerichtet berät und begleitet, so dass deren Bedürfnisse und Ziele im Vordergrund stehen.

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Schweizer Büroarbeiter wollen mehr Home-Office

Unabhängig von der Corona Pandemie ist es gemäss Studien so, dass Mitarbeitende in der Mehrheit Home-Office begrüssen. 87% der Schweizer Büroangestellten wollen selbst entscheiden können, wann sie im Home-Office und wann im Büro arbeiten (Cisco, 2020). Nur 4% der Befragten arbeiteten jedoch schon vor dem Lockdown die meiste Zeit von zu Hause aus. Neben mehr Flexibilität wird vom Unternehmen auch erwartet, die notwendigen Tools und das Training bereitzustellen, um produktiv vom Home-Office aus im Team arbeiten zu können. Um junge, talentierte Arbeitnehmer zu beschäftigen, stellt sich also nicht die Frage ob, sondern wann und wie schnell digitale Prozesse eingeführt und Home-Office ermöglicht werden. Im Jahr 2025 werden 75% der Arbeitskräfte Millenials sein, welche eine entsprechend digitale Arbeitsweise voraussetzen (AIIM). Zudem zeigt die Studie der AIIM auch, dass wirtschaftlich gut performende Unternehmen ihre digitale Kompetenzen um 80% besser bewerten als die schlecht performenden Unternehmen. Es scheint also eine Korrelation zwischen digitalem Reifegrad und der Unternehmensperformance zu geben. KMU mit einem hohen digitalen Reifegrad sichern sich langfristig auch Wettbewerbsvorteile, da sie ihre Kunden besser, schneller und mit weniger Aufwand bedienen können. Digitalisierung hilft somit nicht nur für die Etablierung von Home-Office, sondern trägt auch zum langfristigen Unternehmenserfolg bei.

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Home-Office ist mehr als nur Online-Meetings

Home-Office bedeutet nicht nur Zoom oder MS Teams Meetings abhalten und ab und zu mal chatten. Eine VPN Verbindung zum Unternehmensnetzwerk ist zwar wichtig, jedoch auch nicht ausreichend. Professionelles Home-Office und digitale Transformation bedeuten wesentlich mehr. Ein digital reifes Unternehmen stellt sicher, dass alle unstrukturierten Daten wie z.B. E-Mails, Dokumente und Bilder mit den strukturierten Daten (z.B. Kunden/Lieferantendaten) in einer Plattform zentral zusammenfliessen und innert Sekunden gefunden werden. Diese Daten sollten von sämtlichen Geräten und von überall aus abrufbar sein. Gerade in diesem Bereich gibt es noch grösseren Aufholbedarf. Da 92% der Mitarbeitenden Informationen und Dokumente über E-Mail austauschen (Nitro PDF, 2019) und im Durchschnitt 18 Minuten für die Suche eines Dokuments benötigen (Tech Crunchies, 2019) ist offensichtlich, dass viele Unternehmen über eine ungenügende Content Strategie und entsprechende Software Systeme verfügen. Entsprechend ist es für Mitarbeitende deutlich schwieriger aus dem Home-Office zusammenzuarbeiten im Vergleich zur physischen Zusammenarbeit im Büro.
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Bei Unternehmen, die in Kernprozessen wie z.B. Rechnungsverarbeitung (Kreditoren/Debitoren) und anderen Freigabeprozessen (z.B. Sales, Bestellungen) vorwiegend auf Papier setzen, ist die Umstellung auf Home-Office noch schwerer. Das Einholen von Freigaben oder Unterschriften dauert länger und die Übersicht fehlt. Digitale Prozesse beschleunigen und vereinfachen sämtliche Prozesse, bei denen mehr als 1 Mitarbeiter beteiligt ist. Dokumente werden beispielsweise automatisiert dem korrekten Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt zugewiesen, Freigaben können via Mausklick erteilt werden und Benachrichtigungen werden automatisch versendet.
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Damit der Selbstbedienungsgrad von Mitarbeitenden und Vorgesetzten erhöht wird, werden sie von einer performanten Volltextsuche und sogenannten dynamischen Ansichten unterstützt. Somit können die gewünschten Informationen innert Sekunden eingesehen werden. So sieht man beispielsweise auf einen Blick, ob eine Aufgabe abgeschlossen oder eine Freigabe bereits erteilt wurde.  Unternehmen, die Home-Office etablieren wollen, kommen nicht an digitalen Prozessen vorbei.
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Ohne Digitalisierung geht's nicht - wie starten?

Die eigenen Erfahrungen im 2020 und 2021 zeigen, dass ohne Digitalisierung nichts mehr funktioniert. Home-Office ist  kaum möglich, Mitarbeiter und die Marktfähigkeit leiden. Zwar haben sich mittlerweile alle Unternehmen mit MS Teams oder Zoom und einer VPN Verbindung mehr oder weniger pragmatisch eingerichtet, allerdings fehlen oftmals noch wichtige Bestandteile einer digitalen Informationsmanagement Strategie. Wir als Partner für Digitalisierung und Dokumenten Management beraten und begleiten Sie umfassend bei der digitalen Transformation. Die aktuelle Situation zeigt, dass sich Unternehmen besser früher als später damit beschäftigen.

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Wir empfehlen unseren Kunden eine einfach bedienbare Informationsmanagement Plattform, mit welcher sie Akten digital und revisionssicher archivieren sowie ihre Prozesse mit Workflows digitalisieren können. In einem ersten Schritt bietet sich vor allem das einfache Ablegen und Archivieren von sämtlichen Dokumenten an sowie das Nutzen der performanten Volltext-Suche. Auch die Umsetzung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung (ab ca. 3’000 Rechnungen/Jahr) bietet sich an, da gerade dabei wesentlich Aufwand gespart und die Arbeit im Home-Office erleichtert wird.

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