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Die Mehrheit der Bauunternehmen sieht in der digitalen Transformation eine wichtige Herausforderung, die in den nächsten Jahren fundamentale Veränderungen mit sich bringen wird. Zuerst stellt sich die Frage wie Bauunternehmen die digitale Transformation für sich nutzen können und wie diese individuell umgesetzt werden kann. Hierbei stehen Werkzeuge für das Dokumentenmanagement und mobile Servicelösungen im Vordergrund. In diesem Blogartikel geben wir Ihnen einen Überblick über Trends und beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen zu diesem Thema.
Die Fakten im Überblick
- In der Baubranche herrscht ein steigender Fachkräftemangel, jedoch kommen stetig neue Aufträge hinzu. Aus diesem Grund wird es notwendig die Effizienz zu steigern. Hierbei kann die Digitalisierung ein wichtiger Schritt sein.
- Eine Optimierung der Produktivität startet nicht erst beim Produktionsprozess, sondern schon bei Projektstart kann mehr Effizienz erreicht werden durch die Digitalisierung von Prozessen. Denn gerade die Vorarbeit bei einem Projekt inklusive der Planung und Endabrechnung nehmen einen grossen Teil an ineffizienter Zeit ein.
- Mit einer auf die Baubranche zugeschnittenen digitalen Lösung könnte die Produktivität um ein Vielfaches gesteigert werden. Eine digitale Bauakte kann die Arbeitsabläufe von Beginn an vereinfachen und somit die Grundlage für einen reibungslosen Projektablauf bilden.
Mehr Informationen, weshalb die Digitalisierung auch in der Baubranche Sinn macht, finden Sie in diesem Blog-Artikel.
Die digitale Bauakte
Auf einer Baustelle geht es oft hektisch zu. Die meisten Baustellen stehen unter einem grossen Zeit- und Kostendruck. Hierbei kann es schnell zu Missverständnissen aufgrund fehlender oder unterschiedlicher Informationen kommen. Um diesen Zustand zu verbessern wäre es hilfreich, wenn alle Mitarbeiter jederzeit auf die richtigen Informationen zugreifen könnten und keine Zeit beim Suchen verlieren würden.
An diesem Punkt setzt die digitale Bauakte an und bietet mit ihren elektronischen Akten auf Basis eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) einen Wettbewerbsvorteil für Bauunternehmen. Die digitale Bauakte ist ein erster Schritt in die Digitalisierung der Baubranche. Eine digitale Bauakte ist aber nicht einfach ein Ordner auf dem Desktop ihres PC oder Notebook, sondern eine metadatenbasierte Architektur, die eine unstrukturierte Ablage verhindert. Hierbei ist es ganz gleich von wo Sie auf Dokumente zugreifen, durch die zentrale Verwaltung der digitalen Bauakte können Sie sich von jedem Standort einen Überblick verschaffen.
Anforderungen einer digitalen Bauakte
Eine digitale Bauakte muss ein grosses Anforderungsprofil erfüllen. Durch viele unterschiedliche Projektbeteiligte entstehen auch verschiedene Ansprüche beim Zugriff, der Interaktion sowie der optimalen Versorgung mit Informationen. Der Fokus sollte aber nicht nur auf Informationen des Bauunternehmens liegen, sondern auch alle anderen Dokumente, die einem Projekt zugeordnet sind, sollten digital abgebildet sein und einen schnellen Informationsfluss ermöglichen.
Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um Briefe, Faxnachrichten, E-Mails, Bestellungen, Anfragen, Lieferscheine, Verträge oder Rechnungen handelt. Alle Informationen, die zu einem Projekt eingehen, müssen digital erfasst werden, um orts- und zeitunabhängig verfügbar zu sein. In einer digitalen Akte könnten aber noch weitere wichtige Informationen gespeichert werden, wie ein Bautagebuch, Baupläne und -zeichnungen sowie Mängelerfassung und Fotos. In folgendem Abschnitt möchten wir Ihnen die Anforderungen an eine digitalen Bauakte vorstellen.
Eine zentrale Datenspeicherung
Um von überall auf Dokumente und Daten zugreifen zu können ist eine zentrale Datenspeicherung unumgänglich. Es ist wichtig, dass alle Daten und Dokumente auf dem zentralen Speicher abgelegt werden. Nur so ist gewährleistet, dass alle berechtigten Personen auf identische Daten zugreifen und es keine Dubletten oder Fehlinformationen gibt. Gerade auf der Baustelle führen fehlende Informationen oft zu einer ineffizienten Arbeitsweise.
Zugriffsrechte
Damit auch nur die Personen Zugriff auf Daten und Dokumente haben, die dazu berechtigt sind, ist es wichtig Zugriffsrechte festzulegen. Zugriffsberechtigungen können nach Benutzer, Rolle, Gruppe und Metadateneigenschaft gesteuert werden. Diese Form der Zuweisung ermöglicht Zugriffskontrollregeln, die ohne Scripting unterstützt werden und sogar unvorhergesehene Bedürfnisse abbilden.
Nach Metadateneigenschaften gesteuerte Zugriffsberechtigung.
Beispielsweise wird ein Arbeitsvertrag einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet. Hierdurch ist der Vertrag ausschliesslich für diese Person, den Vorgesetzten und die Personalabteilung abrufbar. Wenn es nun einen Wechsel im Management geben sollte, muss nur die Vorgesetzten-Eigenschaft geändert werden, um relevante Dokumente für den neuen Vorgesetzten sichtbar zu machen.
Schnelle Auffindbarkeit
Eine metadatenbasierte Architektur verwaltet Ihre Daten optimal und bricht Datensilos auf. Das bedeutet, dass Informationen durch die Verschlagwortung einfach und schnell zugeordnet werden. Dadurch ist es möglich, über eine Volltext-Suche im Google Prinzip nach Begriffen zu suchen und so das passende Dokument zu finden. Mit einem DMS können chaotische Ordnerstrukturen beseitigt werden. Durch eine metadatenbasierten dynamische Ansicht ist es möglich, Dokumente an unterschiedlichen Standorten anzuzeigen, ohne verwirrende Duplikate zu erstellen.
Dokumentenvorschau
Mit der Dokumentenvorschau bekommen Sie die Möglichkeit Inhalte noch schneller zu erfassen und zu durchsuchen. Gerade auf Baustellen oder Standorten mit einer schlechten mobilen Verbindung ist dies ein wichtiger Punkt. So können Sie sich problemlos einen Überblick über Dokumente verschaffen ohne jedes einzeln öffnen zu müssen.
Prozesse und Workflows automatisieren
Gerade zeitaufwändige Arbeitsabläufe sollten mit einem Knopfdruck funktionieren. So kann die Freigabe von Rechnungen oder das Überprüfen von Lieferungen verkürzt werden. Arbeitsabläufe werden über alle Abteilungen hinweg nachvollziehbar und beteiligte Personen eines Vorgangs können per E-Mail über Aufgaben informiert werden.
Mobile Verfügbarkeit
Das wichtigste Kriterium für eine digitale Bauakte ist die dezentrale Arbeit. Ob im Büro, Homeoffice oder der Baustelle, beim Geschäftspartner oder Kunden, der Zugriff auf Daten muss zeit- und ortsunabhängig sichergestellt sein. Alle Informationen sollten sowohl auf einem PC, Tablet, Notebook oder Handy abrufbar und vollständig zu sehen sein.
Datensicherheit
Durch eine zentrale Speicherung von Daten und Dokumenten an einem Ort wird die Voraussetzung einer stabilen Datensicherung geschaffen. So werden die Daten durch Zerstörung von Feuer, Wasser oder Stromschlag geschützt und im Ernstfall kann die Arbeit nahtlos aufgenommen werden. Zusätzlich sollten alle Vorschriften des Datenschutzes in Bezug auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen eingehalten werden.
Digitalisierung Baubranche: Fragen & Antworten
Gerade die digitale Bauakte gewinnt an Beliebtheit und führt den Digitalisierungstrend in der Baubranche an. Mit der Digitalisierung des Baugewerbes werden alte Muster aufgebrochen. In dem folgenden Abschnitt möchten wir Ihnen häufig gestellte Fragen in diesem Zusammenhang beantworten.
Welche Hürden hat eine analoge Bauakte?
In der Bauakte sind alle Daten und Dokumente, die für ein Bauvorhaben von Wichtigkeit sind, vorhanden. Ganz gleich, ob es sich dabei um Bautagebücher, Genehmigungen, Bauanträge oder Abrechnungsunterlagen handelt, sie werden alle in der Bauakte gesammelt. Umso wichtiger ist es diese Ablage sorgfältig zu pflegen. Gleichzeitig bringt diese Form der Bauakte im Alltag viele Probleme mit sich.
Oft müssen Kopien gemacht werden, damit die entsprechenden Personen alle Informationen auf der Baustelle oder beim Kunden zur Hand haben. So passiert es nicht selten, dass Originale verloren gehen oder Informationen fehlen. Auch die Dokumentation auf der Baustelle wird so erschwert. Fotos werden zwar mit dem Mobiltelefon geschossen, müssen dann aber manuell auf dem Netzlaufwerk abgelegt, benannt und zugeordnet werden. Die zugehörigen Notizen sollten gut sortiert und passend zu den Bildern abgelegt werden. Dieser manuelle Vorgang erschwert den Arbeitsalltag und senkt die Produktivität.
Was sind die Vorteile einer digitalen Bauakte?
Wie in den Abschnitten zuvor beschrieben, ist die digitale Bauakte wie die analoge Bauakte aufgebaut, jedoch mit einem Unterschied. Mit einer metadatenbasierten Ablage werden Dokumente genau zugeordnet und in einem zentralen Speicher entsprechend abgelegt. Durch die Volltextsuche kann die Ablage schnell und effizient durchsucht werden, was einen schnellen Informationsfluss ermöglicht. Durch die Speicherung aller relevanten Informationen auf einem zentralen Speicher, wird das Ausdrucken und Abheften in einem analogen Ordner überflüssig.
Mit der digitalen Bauakte können Sie Ihre Prozesse entschlacken und leisten einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung der Baubranche. Die digitale Bauakte ermöglicht eine abteilungsübergreifende Kommunikation sowie ein verlustfreies Dokumentenmanagement. Ausserdem erhalten Sie die Möglichkeit, Standardprozesse zu automatisieren, was die Transparenz und Mobilität steigert. Die digitale Bauakte steigert die Effizienz eines ganzen Projekts von der Planung bis hin zu Endabrechnung. Somit bildet sie die Zukunft einer digitalen Baustelle.
Welche Chancen bietet die Digitalisierung dem Baugewerbe?
Gerade auf einer Baustelle sammeln sich die unterschiedlichsten Dokumente. Diese reichen von Bauplänen über Genehmigungen bis hin zu Zeichnungen und Fotos. So sammeln sich in einem Projekt schnell Unmengen an Unterlagen, die abgelegt werden müssen. Mit der Einführung digitaler Prozesse können Sie die Produktivität erhöhen und Verzögerungen vermeiden. Gerade durch die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) kann eine grosse Entlastung erreicht werden.
Mit einem DMS haben Sie jeder Zeit den Überblick über Pläne, Lieferungen und alle Dokumente, die den Fortschritt Ihres Bauvorhabens widerspiegeln. Neben dem Dokumentenmanagement können aber auch noch andere Geschäftsprozesse durch die digitale Transformation vereinfacht werden. Auch die Rechnungsverarbeitung ist gerade im Baugewerbe ein grosser Kosten- und Zeitfaktor. Mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung können Sie einen weiteren Kostenpunkt minimieren.
Fazit
Die digitale Transformation ist nicht nur ein Trend, sondern bietet der Baubranche eine echte Chance. Neben der Steigerung der Produktivität und Effizienz Ihrer Bauprojekte können Sie durch eine Digitalisierung Ihre Wettbewerbsvorteile ausbauen. Mit einer digitalen Bauakte erleichtern Sie sich die Arbeit deutlich. Die tägliche Arbeit des Bauleiters wird durch eine mobile Dokumentation, strukturierte Speicherung und einer automatischen Benachrichtigung über Änderungen um ein grosses Stück leichter.
Ausserdem behalten Sie so stets den Überblick über Baufortschritte. Ihre Mitarbeiter können leichter abteilungsübergreifend kommunizieren und Fehlinformation werden so vermieden. Mit der metadatenbasierten Architektur Ihrer Daten und Dokumente wird eine Volltextsuche ermöglicht und Datensilos aufgebrochen. Somit bietet Ihnen die digitale Transformation viele Vorteile, die mit einem analogen System kaum zu erreichen sind.
Wünschen sie sich mehr Informationen zu diesem Thema? Wir beraten Sie gerne auf Ihrem Weg in eine digitale Zukunft.
Quellen
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